Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng là hệ thống quản lý tập trung tất cả các cửa hàng trong một hệ thống chuỗi lại với nhau. Tại đây, mọi thông tin của tất cả các cửa hàng trong chuỗi đều được tổng hợp lại và quản lý chỉ trên một giao diện phần mềm.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ không những giúp cho chủ cửa hàng giảm bớt thời gian, nâng cao hiệu suất hoạt động, mà còn có thể hỗ trợ các chủ cửa hàng tối ưu từng địa điểm phù hợp với đặc điểm riêng nơi mà cửa hàng hoạt động.

Quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ là một hoạt động khác hoàn toàn với việc quản lý một cửa hàng bán lẻ nhất định. Nó đòi hỏi khả năng quản lý tổng thể, chuyên sâu và cần những người có kinh nghiệm trong ngành mới có thể hoạt động trơn tru được.

Để một chuỗi cửa hàng hàng bán lẻ có thể phát triển tốt, điều đầu tiên là phải đưa ra được các giải pháp quản lý đồng bộ cho tất cả cửa hàng. Đảm bảo các cửa hàng trong hệ thống chuỗi cửa hàng phải hoạt động trong một khuôn khổ, quy định đã được vạch ra từ đầu.

Các yếu tố cần được đảm bảo, đó là:

• Tạo ra quy trình làm việc đồng bộ cho từng khâu, từng bộ phận trong các cửa hàng.
• Đào tạo và giám sát nhân viên làm việc theo một tiêu chuẩn chung.
• Bộ nhận diện thương hiệu của tất cả các cửa hàng lẻ trong hệ thống chuỗi phải đồng bộ với nhau, tránh trường hợp mỗi nơi một kiểu sẽ không thấy được độ chỉn chu và chuyên nghiệp của cả hệ thống.
• Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ phù hợp với ngành nghề và quy mô của mình.

Kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng cho ngành nghề này không thể áp dụng cho ngành nghề khác. Mỗi lĩnh vực có một đặc điểm khác nhau và không liên quan đến nhau. Tuy nhiên trong việc quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ, vẫn có một số các kinh nghiệm được sử dụng chung.

VMASS sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ ngay dưới đây:

• Cải thiện quản lý hàng tồn kho

Việc quản lý hàng tồn kho trong một cửa hàng đã rất phức tạp rồi, do vậy để quản lý được kho hàng của cả chuỗi cửa hàng, bạn cần phải đầu tư bài bản ngay từ đầu cho hệ thống chuỗi cửa hàng của mình. Việc sử dụng phần mềm để quản lý kho chuyên nghiệp và chính xác là điều tất yếu phải thực hiện ngay.

Một giải pháp chúng tôi khuyến nghị cho bạn đó là phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp VMASS.

• Thiết lập bảng giá linh hoạt cho từng cửa hàng

Trong chuỗi các cửa hàng bán lẻ tất nhiên sẽ có cửa hàng ở thành thị, cửa hàng ở nông thôn; cửa hàng đông khách, cửa hàng vắng khách, cửa hàng hoạt động ổn định với cửa hàng mới thành lập. Do đó, ở mỗi cửa hàng khác nhau cần có một chính sách giá linh hoạt và phù hợp với điều kiện hoạt động của từng cửa hàng.

• Theo dõi bán hàng

Việc quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ cần được theo dõi thường xuyên và liên tục, việc đứt gãy một hoạt động nào đó trong chuỗi trong một thời gian ngắn cũng có thể gây ra sự ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn hệ thống. Bên cạnh đó, việc theo dõi bán hàng thường xuyên sẽ giúp cho người quản lý có thể điều chỉnh các hoạt động bán hàng sao cho phù hợp với tình hình tại cửa hàng ngay lập tức.

• Tiêu chuẩn hóa quy trình hoạt động

Tất cả các khâu, các hoạt động đều hoạt động theo một quy trình đã định sẵn sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả và tích cực hơn. Ngoài ra, việc phân chia rõ ràng các đầu công việc cho từng nhân viên cũng là một yếu tố cần được thực hiện ngay, tránh tình trạng đùn đẩy công việc hay trách nhiệm qua lại giữa các thành viên trong cửa hàng.

• Thiết lập một hệ thống liên lạc đồng bộ trong hệ thống chuỗi cửa hàng.

Quá trình hoạt động trong từng cửa hàng chắc hẳn sẽ xảy ra tình trạng vướng mắc trong một khâu nào đó, ở một thời điểm nào đó trong tương lai. Do vậy, cần đảm bảo việc thông tin liên lạc được thông suốt và nhanh chóng ngay khi có vấn đề xảy ra để giải quyết kịp thời, tránh để xảy ra hậu quả nghiêm trọng.

Tại VMASS, chúng tôi đã tích hợp hệ thống tin nhắn có thể nhắn tin liên cửa hàng ngay trong phần mềm, bạn có thể dùng để liên lạc đến bất kỳ đâu trong nội bộ của mình ngay khi cần thiết.

• Phân quyền thích hợp cho từng thành viên trong cửa hàng.

Với rất nhiều công việc diễn ra trong một ngày làm việc, nếu tất cả đều phải thông qua quản lý hoặc chủ cửa hàng sẽ làm công việc ngày càng trở nên trì trệ và chậm chạp.

Do đó, đối với các vấn đề nhỏ mà các nhân sự có thể xử lý tốt, hay trao cho họ quyền được làm điều đó. Điều này không những kích thích tinh thần làm việc của nhân viên mà còn cho họ thấy họ quan trọng thế nào trong tổ chức, từ đó việc tăng năng suất và hiệu quả hoạt động của cửa hàng là điều tất yếu sẽ xảy ra.

Để một hệ thống chuỗi cửa hàng cafe, nhà hàng hoạt động ổn định và trơn tru, đòi hỏi người quản lý phải là người có kinh nghiệm vận hành thông thạo.

Một tiêu chí để hình thành nên một hệ thống chuỗi cafe thành công gói gọn trong 2 chữ: Đồng bộ.

• Đồng bộ về nhận diện thương hiệu, như bảng hiệu, trang phục, menu…
• Đồng bộ về nguyên liệu sử dụng và công thức pha chế.
• Đồng bộ về phong cách phục vụ ở tất cả cửa hàng.
• Đồng bộ về chương trình phần mềm quản lý khách hàng, sử dụng chung hệ thống tích điểm chấm điểm khách hàng.
• Sử dụng đồng bộ phần mềm quản lý quán cafe có hỗ trợ chương trình quản lý hệ thống chuỗi cửa hàng chuyên sâu.

Trong đó, một giải pháp nữa được rất nhiều chuỗi cửa hàng cà phê đang áp dụng hiện nay là: Áp dụng biện pháp sử dụng nguyên liệu từ một kho tổng cho tất cả các cửa hàng trong hệ thống thay vì phó mặc cho các cửa hàng tự chủ nguyên liệu cho mình. Đảm bảo mọi nguyên liệu được sử dụng đều đảm bảo chất lượng và theo tiêu chuẩn chung mà chuỗi đã tạo ra.

Đối với các quán cafe, nhà hàng, quán ăn hay trà sữa thì việc quản lý nguyên vật liệu được sử dụng phải chặt chẽ và thường xuyên hơn các ngành nghề bán lẻ khác.

Việc quản lý giám sát bán hàng trong chuỗi cửa hàng bán lẻ cũng phức tạp hơn nhiều, ngoài việc theo dõi báo cáo bằng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Người quản lý cũng cần phải tìm các biện pháp khác để theo dõi chủ động đối với từng cửa hàng như: Dùng người đóng giả làm khách hàng để đánh giá cửa hàng khách quan hay kiểm tra đột ngột tại các cửa hàng định kỳ hàng tháng.

Cuối cùng, việc kiểm tra dòng tiền và công nợ tại các chuỗi cần có một người chuyên trách dành riêng cho từng cửa hàng. Hàng ngày, dòng tiền đi ra đi vào cửa hàng rất nhiều với số lượng nhỏ (do bán lẻ), do đó cần có một nhân viên chuyên để giám sát những dòng tiền này. Điều này rất quan trọng, vì dòng tiền chính là nguồn sống của mỗi cửa hàng.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều các phần mềm đã tích hợp các phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ vào hệ thống phần mềm quản lý của họ. Dưới đây là một số phần mềm đơn giản, dễ sử dụng và tốt nhất hiện nay.

• Phần mềm quản lý chuỗi đang ngành nghề: Kiot Viet, Sapo hay Abit
• Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cafe nhà hàng: iPos, VMASS