Phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho hàng là một hệ thống hỗ trợ các cửa hàng theo dõi và quản lý hàng tồn kho tập trung. Nó thực hiện chức năng như một người quản lý vô hình, giúp dự báo các mặt hàng bán chạy, bán chậm, đề xuất mua hàng phù hợp với quá trình bán hàng mà nó theo dõi được.

Một hệ thống quản lý kho hàng mạnh mẽ không thể thiếu chức năng luân chuyển hàng hóa giữa các kho hàng khác nhau nằm trong cùng một chuỗi cửa hàng bán lẻ. Với sự kết hợp cùng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, tính năng này là không thể thiếu trong mọi phần mềm quản lý kho hiệu quả tốt nhất hiện nay.

Quản lý kho hàng cần đảm bảo các nguyên tắc nhất định để kho có thể hoạt động một cách trơn tru và tối ưu.

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng các nguyên tắc quản lý kho hàng sau:

1. Theo hướng dữ liệu
2. Kiểm soát tối đa
3. Có tính linh hoạt
4. Đầu tư vào công nghệ
5. Luôn giữ khách hàng là trung tâm.

Quy trình quản lý kho hàng là một kế hoạch được vạch ra để thực hiện việc quản lý kho được bài bản và đồng bộ.

Đảm bảo các công việc diễn ra trong kho đúng quy trình làm việc, các thành viên tham gia vào quy trình được chỉ định từ trước, đồng thời áp dụng các công cụ và  kỹ thuật để theo dõi và tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng.

Để đảm bảo quy trình quản lý kho hàng được tối ưu, 4 yếu tố cần phải làm được đó là:

• Tạo quy trình làm việc một cách rõ ràng

Khi có một quy trình làm việc rõ ràng, các thành viên thực hiện sẽ không gặp tình trạng rối loạn hoặc làm việc chồng chéo lên nhau.

Nếu từng người thực hiện làm đúng theo yêu cầu, nhiệm vụ được giao. Thì việc quản lý kho hàng sẽ trở nên mạch lạc và đơn giản hơn bao giờ hết.

• Trao quyền cho các thành viên tham gia

Khi các thành viên làm đúng công việc của mình và được trao quyền phù hợp sẽ là một chất kích thích để họ có thể phát huy hết năng lực của mình. Họ sẽ thấy tổ chức coi trọng họ như thế nào, từ đó sẽ tạo cho họ niềm vui trong công việc để có thể cống hiến hết mình. Thành tựu chung là có thể làm tăng năng suất lao động của cửa hàng lên đáng kể.

• Sử dụng hết tài nguyên cần thiết

Để quản lý kho hàng đơn giản và hiệu quả, chắc chắn bạn sẽ cần các công cụ hỗ trợ như các phần mềm hay các thiết bị phụ trợ khác.

Tránh việc dùng quá nhiều công cụ mà không sử dụng hết chức năng của nó, sẽ làm lãng phí tài nguyên và tiền bạc của cửa hàng.

Thay vào đó, chủ cửa hàng hãy chọn cho mình những công cụ có thể giúp cửa hàng phát huy hết thế mạnh và sử dụng được hết các tài nguyên mà nó cung cấp.

• Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng

Quản lý kho hàng tốt là một trong những bước đầu tiên giúp cho khách hàng có thể hài lòng và tin tưởng vào cửa hàng của bạn.

Việc bạn cung cấp cho họ đúng với những gì họ yêu cầu, với thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm được đảm bảo, bạn sẽ nhận được sự quan tâm không chỉ từ khách hàng của bạn mà còn từ những người bạn của họ nữa.

Việc tối ưu các mặt hàng trong kho sao cho hoạt động kinh doanh buôn bán được thông suốt là bắt buộc.

Để làm tốt được khâu tối ưu nhà kho, việc sử dụng một phần mềm hỗ trợ quản lý kho là điều nên làm.

Nhưng trước đó, người quản lý kho phải nắm được các kiến thức để áp dụng được vào kho hàng một cách linh hoạt.

Sau đây là các cách mà bạn nên áp dụng để quản lý kho hiệu quả hơn.

1. Liên kết các mức độ hàng tồn kho chính xác
2. Tổ chức lại sơ đồ mặt bằng trong nhà kho
3. Luôn luôn theo dõi và kiểm soát nhân viên nhà kho
4. Theo dõi các mặt hàng bán chạy nhất hoặc các mặt hàng bán tốt nhất trong kho
5. Sử dụng phần mềm quản lý kho phù hợp
6. Sử dụng định vị và theo dõi cố định
7. Lựa chọn các lựa chọn lấy hàng phù hợp với quy mô nhà kho (như Wave Picking hoặc Cross Picking)

Nhìn chung, một nhà kho dù lớn hay nhỏ cũng đều cần có các thiết bị hỗ trợ phù hợp.

Các thiết bị cần thiết như:

• Máy tính
• Máy in mã vạch, hóa đơn
• Máy quét mã vạch
• Kệ hàng
• Thùng và các vật liệu đóng gói khác
• Xe vận chuyển (nếu quy mô nhà kho rộng)
• Camera quan sát
• Phần mềm quản lý, theo dõi

Trong một nhà kho rộng lớn, bạn cần chia các khu vực cụ thể và sắp xếp vào đó các mặt hàng phù hợp.

Việc này đòi hỏi một nhân sự có kinh nghiệm trong ngành để có thể giải quyết nhanh chóng vấn đề.

Các khu vực cần có trong một kho hàng như:

1. Khu vực nhận hàng mới
2. Khu vực mở hàng và đặt hàng trong khu nhận hàng mới
3. Khu lưu trữ chính
4. Khu vực lưu trữ hàng tồn, hàng dư thừa
5. Khu vực đóng gói
6. Trạm vận chuyển

Việc phân bố các khu vực trong nhà kho tùy thuộc vào diện tích và mô hình kinh doanh riêng của từng tổ chức.

Để hoạt động trong nhà kho được hoạt động mượt mà và trôi chảy, cần có một điều phối viên chuyên nghiệp để thực hiện công việc này.

Quản lý kho tinh gọn là quá trình phát triển các hoạt động của kho hàng theo cách sử dụng ít tài nguyên hơn mà không làm giảm năng suất kinh doanh của cửa hàng.

5 phương pháp quản lý kho tinh gọn, bao gồm:

1. Sắp xếp
2. Tinh giản
3. Sạch sẽ
4. Chuẩn hóa
5. Duy trì