Phần mềm quản lý quán cafe dễ sử dụng nhất – vmass.vn

Phần mềm quản lý quán cafe dễ sử dụng nhất – vmass.vn

Nhà hàng và quán cà phê phải vận hành, quản lý rất nhiều khâu, nhiều giai đoạn. Chính vì thế đôi khi dẫn đến nhiều sai sót, bất cập và thiếu chuyên nghiệp. Chính vì thế, yêu cầu đặt ra chính là cần những phần mềm quản lý để hỗ trợ vận hành cho thật hiệu quả. Trong số các phần mềm quản lý miễn phí, VMASS chính là lựa chọn được nhiều cửa hàng tin dùng hiện nay. Để nắm rõ hơn tại sao phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng VMASS nên được ứng dụng ngay hôm nay, hãy cùng khám phá ngay nào.

Đăng ký sử dụng miễn phí

Tại sao nhà hàng, quán cà phê cần phần mềm quản lý VMASS?

Có lẽ trong suy nghĩ của nhiều người, nhà hàng hay quán cà phê chỉ vận hành theo kiểu truyền thống. Khách gọi nhân viên phục vụ ra, ghi vào tờ giấy order qua menu rồi đợi bưng, bê ra. Tuy nhiên cách quản lý, vận hành này đã xưa cũ và rất nhiều bất cập.

Hiện trạng quản lý của các nhà hàng, quán cà phê

Nhà hàng và quán cà phê phải vận hành, quản lý qua rất nhiều khâu khác nhau. Đương nhiên là theo cách vận hành thủ công, không nhà hàng nào có thể giải quyết khâu phục vụ khách một cách hoàn hảo nhất. Trừ những lúc quán vắng khách. Từ việc vận hành thiếu chuyên nghiệp, thiếu khoa học đã dẫn đến nhiều vấn đề.

• Nhân viên bị rối khi quán đông khách: Đây là trường hợp rất dễ thấy ở những nhà hàng, quán cà phê vào giờ cao điểm hay ngày cao điểm. Khi quán đông khách, nhân viên bị gọi liên tục nên không thể kiểm soát hết mọi hoạt động. Vì thế dễ dẫn tới nhiều sai sót, vội vàng, hấp tấp.
• Quán không thể kịp phục vụ khách: Vì các khâu thiếu chuyên nghiệp, thực hiện thủ công, không khoa học dẫn tới việc khách phàn nàn vì phục vụ chậm. Hầu hết tình trạng này đang diễn ra ở các quán khi tới giờ cao điểm.
• Phục vụ nhầm cho khách: Trong tình trạng nhân viên bị rối, quán đông khách thì việc phục nhầm từ đồ này cho khách thành món đồ khác rất dễ xảy ra. Khách gọi 1 đằng thì nhận được đồ một nẻo.
• Khách đến trước thì phục vụ sau còn khách đến sau lại phục vụ trước gây ra nhiều bức xúc. Thậm chí vì thế mà nhiều khách hàng đã tẩy chay và không quay lại với quán nữa.
• Nguyên vật liệu và chi phí thu, chi bị thất thoát, khó kiểm soát do nhân viên không chặt chẽ.
• Mất nhiều thời gian quản lý, kiểm soát dẫn tới mệt mỏi.
• Làm thủ công trong việc ghi chép sổ sách dễ dẫn tới tình trạng sai sót.

Những tình trạng trên đây đang là thực trạng diễn ra hàng ngày đối với các quán cà phê hay nhà hàng. Chính vì thế mà hiện nay nhiều nơi đang đau đầu để tìm ra một giải pháp quản lý cho phù hợp với môi trường của nhà hàng, quán cà phê.

Hơn nữa, phần mềm quản lý quán cafe VMASS miễn phí trọn đời

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý quán cà phê, nhà hàng miễn phí. Tuy nhiên những tính năng mà họ dành cho bạn rất hạn chế và dường như chỉ dùng để tính tiền và in hóa đơn.

Đối với VMASS, chúng tôi phát triển hệ thống phần mềm này là để phục vụ riêng cho ngành F&B, đặc biệt hơn chúng tôi muốn chia sẻ một chút khó khăn với các chủ cửa hàng trong mùa đại dịch Covid-19 này. Hầu hết các tính năng của chúng tôi đều miễn phí trọn đời, như:

• Phần mềm tính tiền
• Chức năng quản lý và tích điểm cho khách hàng
• Chức năng quản lý kho
• Tính năng chat giữa khách hàng với cửa hàng và nội bộ các bộ phận trong cửa hàng với nhau
• Chức năng thống kê số liệu chi tiết
• Chức năng quản lý thông tin và chấm công nhân viên tự động
• Chức năng quản lý nhà cung cấp
• Chức năng thống kê và quản lý tài sản
• Chức năng quản lý dòng tiền ra vào hàng ngày
• Chức năng tạo và sử dụng menu Online
• Chức năng Order, gọi món bằng mã Qr Code
• Và nhiều tính năng hiệu quả khác…

Hơn thế nữa, VMASS còn cung cấp cho bạn nhiều kiến thức chuyên sâu trong khâu quản lý cửa hàng, các mẹo bán hàng được cập nhật thường xuyên qua email và qua các phương tiện truyền thông của chúng tôi.

Đăng ký sử dụng miễn phí ngay

Vậy mô hình quán cafe nhà hàng nào cần tới phần mềm quản lý VMASS?

Phần mềm quản lý quán cafe VMASS thực sự là một phần mềm đa dụng, đa chức năng có thể hỗ trợ hiệu quả đối với bất cứ nhà hàng hay quán cà phê nào. Cụ thể như:

• Các cửa hàng với quy mô từ nhỏ đến lớn, từ không gian kín đến không gian mở, từ 1 phân khu đến nhiều phân khu khác nhau
• Phục vụ cho hình thức khách sử dụng tại chỗ hoặc mang đi
• Cung cấp đồ ăn, đồ uống theo yêu cầu của khách có trong menu của quán
• Hoạt động cả theo hình thức ship hàng tận nơi.
• Thu tiền trước hoặc sau khi khách đã dùng đồ.
• Phục vụ theo hình thức khách tới trước sẽ được ưu tiên phục vụ trước, khách tới sau sẽ được phục vụ sau.

Qua đó có thể thấy với tất cả các quán cà phê hay nhà hàng hiện nay, cách phục vụ chủ yếu theo nhu cầu của khách. Chính vì thế với phần mềm quản lý VMASS, lựa chọn này đang thực sự trở thành “người quản lý” đắc lực cho khách hàng.

Phần mềm quản lý quán cafe VMASS – “Người quản lý” vô hình của bạn

Trước thực trạng của các nhà hàng hay quán cà phê hiện nay, những hạn chế, bất cập trong quản lý, vận hành đã đến lúc lựa chọn phần mềm VMASS để giải quyết mọi vấn đề. Phần mềm VMASS với những ưu điểm vượt trội, cách thức áp dụng đơn giản nhưng khoa học chính là lựa chọn sáng suốt hiện nay.

Phần mềm quản lý quán cafe VMASS hỗ trợ bán hàng hiệu quả

Phần mềm ghi order, gọi món real-time dễ sử dụng và hiệu quả

Ngày nay, việc order gọi món được cải tiến rất nhiều so với thời gian trước đây. Việc ghi món bằng tay thủ công trước đây bộc lộ nhiều điểm yếu cũng như sai sót, do đó các đơn vị phát triển phần mềm đã tạo ra mô hình gọi món bằng các thiết bị điện tử và đồng bộ nó lên hệ thống phần mềm quản lý. Hơn thế nữa, hiện nay với sự phát triển ngày càng nhanh của internet cũng như đòi hỏi nhu cầu sử dụng đơn giản hơn từ phía khách hàng, VMASS đã phát triển nên hệ thống gọi món, ghi order bằng mã qr code. Đây là một hình thức đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả nếu được áp dụng đúng cách.

Để phát huy tối đa sức mạnh của mã Qr code dùng để order món, cửa hàng cần hiểu rõ cách hoạt động của nó. Nghe có vẻ rắc rối nhưng khi triển khai thì cực kỳ dễ dàng, theo các bước sau:

• Bước 1: Thiết lập giao diện bàn ghế cho cửa hàng.
• Bước 2: Cửa hàng vào mục quản lý mã Qr code để lấy mã riêng của từng bàn (Mã Qr code đã được tạo tự động trong phần mềm ngay sau khi mô hình bàn ghế được tạo ra).
• Bước 3: In mã Qr code ra giấy và dán mã lên từng bàn theo thứ tự đã cài đặt.

Đặc điểm của phần mềm ghi order, gọi món real-time bằng mã qr code

Về phía khách hàng

Phần mềm này được áp dụng như sau:

• Người thực hiện việc order chính là khách hàng.
• Thông qua việc sử dụng mã QR code được cài đặt ở nhiều ứng dụng như Zalo, camera iPhone, Viber…sẽ thực hiện gọi món qua mã Qr Code được đặt trên mỗi bàn.
• Qua hệ thống phần mềm, các bộ phận liên quan như thu ngân và nhà bếp sẽ nhận được ngay thông tin món mà khách đã order.
• Sau đó, các số liệu liên quan đến món đó được thống kê vào báo cáo tự động, cửa hàng có thể quản lý được doanh thu, chi phí cũng như kiểm soát được nguyên vật liệu nhanh chóng.

3 Bước thực hiện order đồ từ khách hàng

• Bước 1: Mở app có thể thực hiện chức năng quét mã Qr Code
• Bước 2: Quét mã qr code trên bàn đang ngồi, thực hiện chọn món và thêm các yêu cầu nếu muốn.
• Bước 3: Đặt món ngay.

Đây là cách vận hành đơn giản và cực kỳ hữu hiệu mà nhiều nhà hàng hay quán cafe đã áp dụng và thấy rất hiệu quả. Chính vì thế khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe mà không dùng tính năng này thì thật uổng phí.

Về phía cửa hàng

Đối với cửa hàng, sau khi đã nhận được order của khách từ hệ thống, phần mềm quản lý VMASS sẽ tiến hành kiểm soát mọi thông tin có liên quan như:

• Kiểm tra món ăn hoặc đồ uống đã mang ra cho khách hàng đã được giao cho khách hay chưa.
• Kiểm soát được tình trạng món ăn hay đồ uống còn hoặc hết.
• Kiểm soát được thời gian khách vào và ra khỏi cửa hàng.
• Kiểm tra được bàn hay khu vực nào khách đã ngồi hay còn trống.
• Kiểm soát được chính xác bàn nào đã order gì để đưa món đến chính xác.
• Liên kết được với hệ thống quản lý thông tin và tích điểm khách hàng tự động có sẵn, để thực hiện các chương trình bán hàng khác trong tương lai.

Ngoài ra, phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng VMASS cũng hỗ trợ khách hàng trong việc thống kê doanh thu hoặc chi phí cũng như kiểm soát hàng còn tồn đọng trong kho. Thông qua việc nhắc nhở từ hệ thống về các loại nguyên vật liệu đã hết, chủ quán sẽ chủ động trong việc nhập nguyên liệu để phục vụ nhu cầu cho khách hàng của mình.

Đặc biệt phần mềm được miễn phí đa số các chức năng, “Người vô hình” VMASS thực sự đáng để lựa chọn để quản lý hiệu quả quán coffee hoặc nhà hàng.

Vì sao phần mềm ghi order, gọi món bằng mã qr code phù hợp với các mô hình quán cafe hiện tại

• Thời gian gọi món nhanh gấp 2 lần bình thường.
• Giảm số lượng nhân sự cần sử dụng cho việc order món.
• Việc cho khách hàng tự Order bằng mã qr code giúp cho khách hàng cảm thấy thoải mái hơn.
• Các chức năng thống kê được cập nhật tự động ngay sau khi khách hàng thực hiện order xong.
• Cửa hàng kiểm soát món chặt chẽ hơn gấp 3 lần, sẽ không còn xuất hiện tình trạng nhân viên làm món cho khách nhưng không cập nhật lên phần mềm nữa.

Kiểm soát chặt chẽ và tối ưu quầy thu ngân, pha chế

• Với phần mềm quản lý quán cafe VMASS, các món được order sẽ được đưa đến bộ phận pha chế ngay lập tức sau khi khách gọi món xong mà không cần nhập liệu lại lên phần mềm.
• Nếu cửa hàng sử dụng 1 màn hình để show món dành cho bộ phận pha chế, thì món sẽ tự động nhảy lên ngay. Còn nếu không được trang bị màn hình, phần mềm sẽ tự động in hóa đơn để bộ phận pha chế có thể chế biến ngay lập tức.
• Sẽ không còn tình trạng khách đến sau lại nhận được món trước nữa, với phần mềm quản lý quán cafe VMASS, các món được sắp xếp thêo thứ tự rõ ràng, món đến trước được hiển thị và in hóa đơn ra trước, lần lượt như vậy từ đầu đến cuối.
• Nếu trong quá trình bán hàng, một nguyên liệu nào đó được phần mềm báo hết hàng thì ngay lập tức món đó trên màn hình order sẽ bị làm mờ, khách hàng không thể gọi món đó cho đến khi được bổ sung thêm nguyên liệu. Ngoài ra, thu ngân cũng có thể điều chỉnh trạng thái hết hàng cho món thủ công nếu có sự chênh lệch nguyên liệu mà chưa được cập nhật lên phần mềm.
• Khi khách hàng muốn thanh toán, phần mềm VMASS sẽ có giao diện thanh toán dành riêng cho nhân viên chạy bàn. Tại đây, nhân viên có thể thấy ngay các thông tin cần thiết của bàn mà khách đang sử dụng (như số món được sử dụng, tên các món, giá tiền từng món…). Nhân viên chỉ cần bấm nút báo thanh toán, bộ phận thu ngân sẽ nhận được tín hiệu và thực hiện thanh toán cho khách ngay.

Quản lý từ xa ở bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào

• Phần mềm VMASS được phát triển dựa trên nền tảng điện toán đám mây tiên tiến nhất của Viettel, do đó tất cả dữ liệu của bạn được đồng bộ lên đám mây theo từng giây, bạn có thể quản lý cửa hàng bằng bất kỳ thiết bị nào.
• Trước đây, bạn phải dành nhiều thời gian ở cửa hàng để quản lý trực tiếp, nhưng giờ đây bạn có thể làm nhiều việc khác cần thiết hơn ở những nơi khác và quản lý cửa hàng của mình thông qua phần mềm quản lý VMASS bất cứ lúc nào.

Quản lý hàng tồn kho, nguyên vật liệu chặt chẽ và chính xác

Quản lý kho là một trong những vấn đề đau đầu nhất của các chủ cửa hàng trong quá khứ, với những cửa hàng lớn hoặc chuỗi cửa hàng thì độ khó càng nhân lên gấp bội.

Kho là tập hợp một danh sách dài các sản phẩm khác nhau với đủ các thành phần và chủng loại, do đó quản lý thủ công kho hàng là điều rất khó và dễ xảy ra sai sót.

Với phần mềm VMASS, chúng tôi tạo ra một chuỗi quy trình các hoạt động để quản lý kho tự động và chính xác. Và để hệ thống có thể hoạt động hoàn hảo, bạn cần phải thiết đầy đủ các bước sau:

1. Tạo Menu thực đơn
2. Thêm nguyên liệu được sử dụng cho từng món
3. Tạo định lượng cho từng món với đầy đủ các nguyên liệu và mức định lượng cần sử dụng.

Với chỉ 3 bước trên, hệ thống quản lý kho tự động của bạn đã được kích hoạt. Khi đó, chỉ cần món được gọi, hệ thống sẽ tự động tính toán và thống kê ngay lập tức.

Một số số liệu mà phần mềm có thể thống kê cho kho hàng của bạn như:

• Thống kê danh sách các món đã bán
• Thống kê món bán chạy nhất, bán chậm nhất
• Thống kê nguyên liệu đã nhập vào kho
• Thống kê nguyên liệu đã sử dụng để làm món
• Thống kê nguyên liệu còn lại trong kho

Những ưu điểm tuyệt vời từ phần mềm quản lý quán cafe VMASS

Qua đặc điểm của phần mềm quản lý quán cafe VMASS đã được chúng tôi giới thiệu bên trên, hẳn là bạn đã phần nào thấy được sự ưu việt từ hệ thống này đem lại cho quán cà phê hay nhà hàng của bạn rồi chứ. Thế nhưng chưa hết đâu, phần mềm này thực sự còn làm bạn ngạc nhiên hơn thế rất nhiều nhờ những ưu điểm vượt trội dưới đây.

Quản lý doanh thu, chi phí chi tiết và chính xác tuyệt đối

Đối với hoạt động kinh doanh buôn bán, việc quản lý doanh thu chi phí chính xác là tiêu chí tiên quyết. Việc thống kê rõ ràng, mạch lạc không những giúp kiểm soát chặt chẽ mà có thể hỗ trợ cửa hàng thấy được các điểm mạnh và điểm yếu mà mình đang gặp phải, từ đó đưa ra các chiến lược quản lý phù hợp trong tương lai.

Trong một ngày hoạt động với công suất cao, dòng tiền được luân chuyển thường xuyên và liên tục, lúc này nếu quản lý thủ công bằng tay thì cửa hàng rất dễ tính toán sai gây thất thoát doanh thu. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý quán cafe VMASS, chỉ cần bạn cài đặt các thông số ban đầu chính xác, mọi số liệu sẽ được cập nhật tự động và chính xác ngay cả trong giờ cao điểm của cửa hàng.

Hệ thống báo cáo, thống kê đa dạng và chuyên sâu

Một trong những thế mạnh nhất của phần mềm quản lý quán cafe VMASS là hệ thống báo cáo thống kê cực kỳ chuyên sâu của chúng tôi. Cửa hàng chỉ cần hoạt động bình thường, mọi số liệu thống kê chi tiết về nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, kho hàng hay nguyên vật liệu đều được đưa vào hệ thống báo cáo và phân tích ngay lập tức.

Trong tương lai, chúng tôi sẽ phát triển thêm hệ thống dự báo bán hàng và hệ thống báo cáo theo dõi chuyên nghiệp hơn nữa dành cho bạn.

Quản lý thu chi hàng ngày rõ ràng, đầy đủ

Một tính năng rất hay mà phần mềm quản lý quán cafe VMASS phát triển dành cho ngành F&B đó là bảng phác họa Phiếu thu và Phiếu chi. Tại đây, các thông tin cũng như dòng tiền luân chuyển ra vào hệ thống đều được ghi lại và cập nhật đầy đủ.

Tính năng này giúp cho cửa hàng nắm bắt được tình hình tài chính lưu động trong ngày cũng như kiểm soát thu chi một cách chặt chẽ hơn.

VMASS – Giải pháp quản lý bán hàng toàn diện nhất

VMASS thật sự là một giải pháp mang đến rất nhiều lợi ích tuyệt vời cho người sử dụng vì giúp quản lý bán hàng hiệu quả toàn diện. Cụ thể:

• Tính tiền, in hóa đơn là chức năng cần thiết nhất cho mọi cửa hàng. Ở đây, chúng tôi tối ưu nhất để bộ phận thu ngân thực hiện nghiệp vụ một cách đơn giản và hiệu quả nhất.
• Hoạt động trên đa nền tảng, có thể áp dụng đối với máy tính bảng, máy bàn hay điện thoại, giao diện cực dễ nhìn, trực quan và sinh động.
• Công nghệ gọi món cực kỳ thông minh chỉ với phần mềm QR code, không cần phải mất nhiều thời gian, công sức vẫn có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng và chính xác.
• Quản lý bán hàng hiệu quả nhờ các thao tác bán hàng đơn giản. Quy trình được tự động hóa chuyên nghiệp, từ khâu order cho tới khâu phục vụ, nhà bếp đến thu ngân.
• Kiểm soát sai lệch thực đơn và nguyên liệu chính xác nhất. Nhờ đó tránh thất thoát chi phí cho chủ nhà hàng, quán cà phê.
• Chủ động hơn trong việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, nguyên vật liệu hiện có tại cửa hàng. Nhờ đó chủ động hơn trong việc đảm bảo nguyên vật liệu đáp ứng cho nhà hàng hay quán ăn.
• Phần mềm cũng giúp quản lý công nợ hiệu quả nhờ lịch sử giao dịch với khách hàng, các nhà cung cấp để giúp quản lý công nợ và xử lý hiệu quả theo một quy trình khép kín. Từ đó giảm thiểu sai sót cũng như thất thoát.
• Theo dõi được hiệu quả làm việc nhờ khả năng phân quyền chi tiết cho từng bộ phận. Theo dõi được cả việc giao dịch bán hàng cũng như tính doanh thu của từng nhân viên để kiểm soát được hiệu suất làm việc.
• Hệ thống quản lý chuỗi cửa hàng đa dạng, chuyên sâu giúp các cửa hàng liên kết với với nhau một cách chặt chẽ và tối ưu. Kết hợp với hệ thống luân chuyển kho hàng trong nội bộ chuỗi, đảm bảo các cửa hàng phối hợp với nhau hoạt động trơn tru và tối da hóa năng suất lao động trong toàn hệ thống.
• Chức năng phân quyền sử dụng phần mềm được thiết kế chuyên sâu cho từng bộ phận như quản lý, thu ngân, phục vụ và nhà bếp. Đảm bảo việc xử lý các hoạt động không bị chồng chéo và lộn xộn. Việc của bộ phận nào thì nơi đó làm và chịu trách nhiệm.

Giúp gia tăng khách hàng từ hệ thống chuyên nghiệp

Tất cả khách hàng khi đến một nhà hàng hay quán cà phê nào đó đều sẽ muốn được phục vụ một cách chuyên nghiệp nhất. Lựa chọn tuyệt vời nhất không gì khác chính là VMASS. Với những ưu điểm trong quản lý bán hàng hiệu quả, phần mềm VMASS đã thực sự đem lại nhiều khách hàng tiềm năng, níu chân cũng như tạo hiệu quả doanh thu tốt hơn.

• Quy trình vận hành, quản lý khép kín qua hệ thống VMASS giúp tối ưu, giảm chi phí và giảm thời gian cho việc quản lý bán hàng.
• Chỉ cần có kết nối Internet, bạn có thể theo dõi được hệ thống trên nhiều thiết bị khác nhau nên cực kỳ tiện lợi.
• Phần mềm được nghiên cứu và xây dựng dành cho nhà hàng, quán cà phê hay các ngành hàng ăn uống nên đảm bảo tính đặc thù.
• Hỗ trợ nhanh chóng và giúp giải quyết kịp thời mọi thắc mắc cũng như yêu cầu từ khách hàng sau khi thực hiện chuyển giao.

Nhờ sự chuyên nghiệp tối đa, khách hàng của bạn sẽ ấn tượng với phong cách phục vụ mới trong thời đại 4.0. Từ đó đảm bảo mang lại hiệu quả trong kinh doanh tối đa hơn.

Đơn giản và dễ dàng sử dụng

Hệ thống VMASS thật sự là lựa chọn hoàn hảo hiện nay bởi:

• Các thao tác được thực hiện dễ dàng, đơn giản kể cả khi không có mạng.
• Dữ liệu của hệ thống sẽ được lưu trữ một cách nhanh chóng.
• Chỉ cần có mạng, bạn sẽ mất khoảng 5 giây để đồng bộ hệ thống.
• Chế độ online và offline được kết hợp hoàn hảo để hệ thống hoạt động chuyên nghiệp nhất.