Một mẫu file Excel quản lý bán hàng cho cửa hàng nhỏ cần 4 phần: Sản phẩm (mã, tên, giá vốn, giá bán), Bán hàng (mỗi món bán ra một dòng), Nhập hàng, và Tồn kho kèm Báo cáo tự tính bằng SUMIFS. Tệp mẫu trong bài này tải trực tiếp, miễn phí, không cần đăng ký.
Tải mẫu: mẫu file Excel quản lý bán hàng (.xlsx). Tệp có 6 sheet, công thức đã khóa (không đặt mật khẩu), kèm dữ liệu ví dụ minh họa của một tiệm tạp hóa giả định để bạn thấy các sheet nối với nhau ra sao. Mở được bằng Excel 2016 trở lên, Excel trên web, Google Sheets và LibreOffice.
Mẫu file Excel quản lý bán hàng gồm những sheet nào?
Mẫu gồm 6 sheet: bạn chỉ điền 3 sheet (Sản phẩm, Bán hàng, Nhập hàng), 2 sheet còn lại tự tính, sheet đầu là hướng dẫn. Ô nền vàng nhạt là ô bạn điền; ô nền trắng là công thức.
| Sheet | Các cột | Ai điền | Tự tính gì |
|---|---|---|---|
| HuongDan | Hướng dẫn từng bước | — | — |
| SanPham | Mã hàng, Tên hàng, Nhóm, Đơn vị, Giá vốn, Giá bán, Tồn đầu, Tồn tối thiểu | Chủ cửa hàng, một lần lúc bắt đầu | — |
| BanHang | Ngày, Số HĐ, Mã hàng, SL, Giảm giá, Hình thức TT (TM/CK/Thẻ/Nợ) | Người bán, mỗi lần bán | Tên hàng, Đơn giá, Thành tiền, Giá vốn của dòng |
| NhapHang | Ngày, Nhà cung cấp, Mã hàng, SL, Giá nhập | Người nhận hàng | Tên hàng, Thành tiền |
| TonKho | — | Không ai điền | Đã nhập, Đã bán, Tồn hiện tại, Trạng thái (Đủ / Cần nhập), Doanh thu, Lãi gộp theo từng mã |
| BaoCao | Ô “Từ ngày” | Chỉ đổi ngày bắt đầu của bảng 31 ngày | Tổng doanh thu, lãi gộp, tỷ suất lãi gộp, doanh thu theo hình thức thanh toán (cộng dồn), doanh thu từng ngày trong 31 ngày, 10 mặt hàng doanh thu cao nhất |
Điểm mấu chốt là mã hàng. Mọi sheet nối với nhau qua cột này, nên mỗi mặt hàng chỉ có một mã và không đổi. Hàng chưa có mã vạch thì tự đặt mã ngắn như SP001, SP002; nếu muốn in tem dán, xem thêm cách tạo mã vạch cho sản phẩm.
Điền mẫu trong ngày đầu tiên thế nào?
Ngày đầu bạn làm 5 việc theo thứ tự: xóa dữ liệu ví dụ, nhập danh mục, đếm tồn đầu, rồi ghi bán và ghi nhập như bình thường.
- Xóa dữ liệu ví dụ. Chọn các ô vàng có chữ trong sheet SanPham, BanHang, NhapHang và bấm Delete. Đừng xóa cả dòng, vì ô trắng bên cạnh chứa công thức.
- Nhập danh mục ở sheet SanPham. Mỗi mặt hàng một dòng: mã, tên, nhóm, đơn vị, giá vốn, giá bán. Nên bắt đầu với 20–30 mặt hàng bán nhiều nhất, phần còn lại thêm dần.
- Đếm tồn đầu. Đếm thực tế số lượng còn trên kệ và trong kho, ghi vào cột Tồn đầu. Ghi luôn Tồn tối thiểu: mức mà xuống dưới là phải gọi hàng.
- Ghi bán ở sheet BanHang. Mỗi món một dòng: ngày, số hóa đơn, chọn mã từ danh sách thả xuống, số lượng, hình thức thanh toán. Tên và đơn giá tự hiện. Bán rẻ hơn giá niêm yết thì ghi phần chênh vào cột Giảm giá thay vì sửa đơn giá.
- Ghi nhập ở sheet NhapHang. Mỗi lần nhận hàng, ghi một dòng theo mã, số lượng và giá nhập. Sheet TonKho tự cộng vào tồn.
Cuối ngày, mở sheet BaoCao để xem doanh thu của ngày trong bảng theo ngày, rồi xem các mặt hàng chuyển sang “Cần nhập” ở sheet TonKho (dòng tô đỏ). Lưu ý: các ô tổng doanh thu, lãi gộp và doanh thu theo hình thức thanh toán là cộng dồn từ dòng đầu tiên, không lọc theo ngày.
Những công thức nào làm mẫu tự tính?
Mẫu dùng 3 nhóm công thức quen thuộc: INDEX/MATCH để lấy tên và giá theo mã, SUMIFS để cộng theo mã hoặc theo ngày, và phép cộng trừ để ra tồn và lãi.
| Cần tính | Công thức trong mẫu (rút gọn) | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Tên hàng ở BanHang | =INDEX(SanPham!B:B; MATCH(C2; SanPham!A:A; 0)) | Tìm mã ở cột C trong danh mục, trả về tên |
| Thành tiền | =SL × Đơn giá − Giảm giá | Số tiền thực thu của dòng đó |
| Đã bán theo mã | =SUMIFS(BanHang!E:E; BanHang!C:C; A2) | Cộng cột số lượng ở mọi dòng có cùng mã |
| Tồn hiện tại | =Tồn đầu + Đã nhập − Đã bán | Số còn lại trên lý thuyết |
| Lãi gộp theo mã | =Doanh thu − SL bán × Giá vốn | Tiền lời trước chi phí mặt bằng, lương, điện |
| Doanh thu theo ngày | =SUMIFS(BanHang!H:H; BanHang!A:A; ngày) | Cộng thành tiền của các dòng cùng ngày |
Hàm SUMIFS có thứ tự đối số: vùng cần cộng đứng trước, sau đó mới là từng cặp vùng điều kiện và điều kiện. Vùng điều kiện phải có cùng số dòng với vùng cần cộng (xem hướng dẫn hàm SUMIFS của Microsoft). Google Sheets dùng đúng thứ tự này (trợ giúp Google Sheets), nên tệp chạy được khi bạn tải lên Google Drive. Tùy cài đặt máy, dấu phân cách trong công thức là dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy; Excel tự đổi khi mở tệp.
Ví dụ minh họa: mì gói có tồn đầu 120 gói, nhập thêm 48, bán 15 (gồm hai hóa đơn 5 và 10 gói) thì tồn hiện tại là 120 + 48 − 15 = 153. Với giá bán 5.000đ và giá vốn 3.800đ, doanh thu là 75.000đ và lãi gộp là 15 × (5.000 − 3.800) = 18.000đ. Đây đúng là các số bạn thấy ở dòng SP001 trong tệp mẫu.
Ô mã hàng ở BanHang và NhapHang có danh sách thả xuống lấy từ SanPham. Gõ một mã chưa có, Excel sẽ báo lỗi ngay. Đây là cách chặn lỗi phổ biến nhất của file bán hàng: cùng một món nhưng mỗi người gõ một kiểu tên.
Những lỗi nào làm file Excel bán hàng sai số?
Phần lớn sai số đến từ cách ghi chứ không phải từ công thức. Những lỗi dưới đây gặp nhiều nhất.
- ☐ Gõ tay tên hàng thay vì chọn mã. “Mì tôm” và “mi tom” là hai món khác nhau với SUMIFS. Luôn ghi theo mã.
- ☐ Gõ đè lên ô công thức. Gõ số vào cột Tồn hiện tại thì dòng đó không tự tính nữa. Mẫu đã khóa các ô này; nếu cần sửa công thức, bỏ khóa ở Review → Unprotect Sheet rồi khóa lại.
- ☐ Quên ghi hàng khách trả. Khách trả lại 1 chai nước thì ghi một dòng ở BanHang với số lượng −1. Không ghi thì tồn thiếu và doanh thu cao hơn thực tế.
- ☐ Nhiều người mở cùng một tệp trên các máy khác nhau. Mỗi người lưu một bản, cuối ngày không biết bản nào đúng. Nếu buộc phải dùng chung, để tệp trên OneDrive hoặc Google Drive và chỉ mở bằng trình duyệt.
- ☐ Không kiểm kho định kỳ. Tồn trong Excel chỉ là số trên lý thuyết. Hàng hỏng, hàng bị lấy không qua sổ sẽ không hiện ra cho tới khi bạn đếm lại. Có thể làm theo checklist quản lý tồn kho 7 ngày.
- ☐ Ghi vượt vùng công thức. Mẫu tính sẵn cho 500 mặt hàng, 1.000 dòng bán và 1.000 dòng nhập; hết vùng này thì Excel không cho gõ tiếp vì ô đã khóa. Mỗi món bán là một dòng, nên tiệm đông khách có thể hết 1.000 dòng sau vài tuần. Khi đó lưu một bản mới, chép số Tồn hiện tại ở TonKho sang cột Tồn đầu của SanPham, rồi xóa dữ liệu ở BanHang và NhapHang để bắt đầu kỳ mới. Nếu bạn đã bỏ khóa sheet, dòng ghi ngoài vùng sẽ không được cộng.
Khi nào quản lý bán hàng bằng Excel không còn đủ?
Excel đủ dùng khi một người bán và ghi chép kịp sau mỗi đơn. Khi xuất hiện một trong các dấu hiệu dưới đây, bạn sẽ tốn công ghi sổ hơn công bán hàng.
| Dấu hiệu | Vì sao Excel khó theo kịp |
|---|---|
| Từ 2 người cùng bán một lúc | Phải chung một tệp, dễ ghi đè, khó biết ai sửa dòng nào |
| Khách cần hóa đơn in ngay tại quầy | Excel không in hóa đơn bán lẻ nhanh theo từng đơn |
| Muốn biết còn hàng hay không ngay lúc khách hỏi | Tồn chỉ đúng khi mọi đơn đã được ghi đủ |
| Vài trăm mặt hàng trở lên, có size, màu | Danh sách mã dài, chọn mã chậm hơn quét mã vạch |
| Khách ghi nợ nhiều | Phải thêm sheet công nợ và tự đối chiếu từng khách |
Nếu cửa hàng đã chạm 2–3 dấu hiệu trên, nên đọc phần mềm quản lý bán hàng là gì để biết phần mềm làm thay được những việc nào, rồi xem cách chọn phần mềm quản lý bán hàng trước khi dùng thử.
Chuyển dữ liệu từ file Excel sang VMASS thế nào?
Bạn không phải gõ lại danh mục: VMASS có chức năng nhập sản phẩm từ tệp Excel, mỗi lần tối đa 500 dòng. Cách làm:
- Đăng ký VMASS và chọn ngành. Hệ thống tạo sẵn dữ liệu mẫu theo ngành để bạn xem cách khai báo.
- Vào Hàng hóa & Kho → Sản phẩm, bấm Nhập Excel. Hộp Nhập sản phẩm từ Excel hiện ra.
- Bấm Tải file mẫu để lấy tệp mẫu đúng cột của VMASS. Chép dữ liệu từ sheet SanPham của bạn vào đúng cột tương ứng trong tệp mẫu này (tên hàng là cột bắt buộc; cột Nhóm của bạn ứng với danh mục). Làm theo tệp mẫu của VMASS là cách chắc chắn nhất để tên cột khớp.
- Chọn tệp vừa chép ở ô chọn tệp, xem lại bảng dữ liệu hiện ra rồi bấm nhập. Dòng thiếu tên sản phẩm sẽ bị báo lỗi; nhóm hàng chưa có thì hệ thống tự tạo danh mục mới, để trống thì vào “Chưa phân loại”.
- Đếm lại tồn thực tế một lần trước ngày bắt đầu bán trên phần mềm, giống như cách bạn làm cột Tồn đầu trong Excel.
Sau khi chuyển, màn bán hàng tự trừ kho khi thanh toán, nên sheet TonKho và BaoCao không cần nữa. Các trang Sản phẩm, Tồn kho, Khách hàng vẫn có nút xuất Excel nếu bạn muốn giữ thói quen xem số liệu bằng bảng tính. Gói miễn phí của VMASS dùng được tối đa 30 sản phẩm, đủ để thử với nhóm hàng bán chạy trước khi quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Có mẫu Excel quản lý bán hàng miễn phí không cần đăng ký không?
Có. Tệp .xlsx trong bài này tải trực tiếp từ vmass.vn, không cần điền form hay để lại số điện thoại. Bạn được tự do sửa cột, thêm sheet cho phù hợp với cửa hàng của mình.
Excel có tự trừ tồn kho khi bán không?
Có, nếu sheet tồn kho dùng SUMIFS cộng hàng nhập và trừ hàng bán theo mã như trong mẫu. Nhưng số tồn chỉ đúng khi mọi lần bán, nhập và trả hàng đều được ghi đủ dòng, nên vẫn cần kiểm kho định kỳ.
Nhiều người cùng ghi một file Excel được không?
Được, nếu để tệp trên OneDrive hoặc Google Drive và mở bằng trình duyệt. Tuy vậy rất dễ ghi đè nhau và khó biết ai sửa gì; cửa hàng có từ 2 người bán cùng lúc trở lên nên cân nhắc dùng phần mềm bán hàng.
Dùng Google Sheets thay Excel được không?
Được. Mẫu dùng các hàm phổ biến như SUMIFS, INDEX, MATCH, IF, IFERROR, COUNTIF và LARGE, đều chạy trên Google Sheets. Tải tệp lên Google Drive rồi mở bằng Google Sheets là dùng được, các danh sách thả xuống vẫn giữ.
Chuyển từ Excel sang phần mềm có phải nhập lại từ đầu không?
Không, với danh mục sản phẩm. VMASS nhập sản phẩm từ tệp Excel, mỗi lần tối đa 500 dòng, sau khi bạn chép dữ liệu vào tệp mẫu tải từ hộp “Nhập sản phẩm từ Excel”. Tồn kho thì nên đếm lại một lần trước ngày bắt đầu.
Một tệp Excel có công thức đúng và ghi chép đều tay là đủ cho cửa hàng nhỏ trong những tháng đầu. Khi việc ghi sổ bắt đầu tốn thời gian hơn việc bán, đó là lúc chuyển sang phần mềm. Nếu muốn thử, bạn có thể dùng thử VMASS miễn phí với chính danh mục trong tệp mẫu.