Cách tạo mã vạch cho sản phẩm chưa có mã sẵn: tự đặt cho mỗi mặt hàng (mỗi size, màu) một mã nội bộ 13 số bắt đầu bằng 20–29, nhập mã vào phần mềm bán hàng, in tem bằng máy in tem nhiệt, dán chỗ phẳng rồi quét thử. Mã nội bộ chỉ dùng trong cửa hàng; muốn đưa hàng vào siêu thị, chuỗi thì đăng ký mã GS1.
Bài này dành cho tiệm tạp hóa, shop quần áo nhập sỉ và cơ sở tự đóng gói có hàng không in mã vạch. Bạn sẽ có quy tắc đánh số không trùng, cách tính số kiểm tra, cách in và dán tem, và biết khi nào mới cần đăng ký mã với cơ quan nhà nước.
Mã vạch nội bộ là gì, khác gì mã vạch đăng ký GS1?
Mã vạch nội bộ là mã cửa hàng tự đặt để bán và kiểm kho trong phạm vi của mình; mã GS1 là mã được cấp quyền sử dụng, duy nhất trên toàn cầu, dùng được ở mọi nhà bán lẻ.
Theo tài liệu của tổ chức GS1, các số 13 chữ số bắt đầu bằng tiền tố 20 đến 29 (và 02) dành cho mã “lưu hành hạn chế”: dùng nội bộ, trong một ngành hoặc một quốc gia. Các số này không phải GTIN và không duy nhất toàn cầu. Nói cách khác, máy quét đọc chúng giống hệt mã thật, nhưng chỉ phần mềm của bạn biết mã đó là mặt hàng gì.
Hệ quả thực tế:
- Trong cửa hàng của bạn: mã nội bộ đủ dùng để tính tiền nhanh, kiểm kho, tránh nhầm hàng.
- Ra ngoài cửa hàng: siêu thị, chuỗi bán lẻ có hệ thống riêng; một mã 20… của bạn có thể trùng mã nội bộ của chính họ. Khi đó họ thường yêu cầu mã do GS1 cấp.
- Không bao giờ in lại mã vạch đang có trên bao bì của hãng khác cho hàng của mình.
Cửa hàng có bắt buộc đăng ký mã số, mã vạch không?
Không. Nghị định 37/2026/NĐ-CP (ban hành và có hiệu lực ngày 23/01/2026) khuyến khích tổ chức, cá nhân ứng dụng mã số, mã vạch, chứ không bắt buộc mọi hàng hóa phải có mã đăng ký.
Những điểm chủ hộ kinh doanh nên biết từ Nghị định này:
- Khoản 1 Điều 21: khuyến khích ứng dụng mã số, mã vạch trong quản lý chất lượng và truy xuất nguồn gốc. Khoản 2: đã chọn áp dụng thì phải làm đúng quy định.
- Điều 29: hồ sơ cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công quốc gia, dùng tài khoản định danh điện tử VNeID; giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là một trong các giấy tờ có thể phải kèm.
- Khoản 1 Điều 31: hồ sơ đủ và đã nộp phí thì được cấp quyền sử dụng dạng điện tử trong 07 ngày làm việc.
- Điều 28: người được cấp không được bán hay chuyển nhượng quyền sử dụng mã cho tổ chức, cá nhân khác.
Riêng truy xuất nguồn gốc thì bắt buộc với sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao theo danh mục do bộ quản lý ngành ban hành. Nếu bạn làm thực phẩm đóng gói hay hàng thuộc danh mục đó, hãy hỏi cơ quan quản lý ngành tại địa phương trước khi in bao bì.
Ví dụ minh họa: một tiệm bánh tự làm chỉ bán tại quầy dùng mã nội bộ là đủ. Khi tiệm ký hợp đồng gửi bánh vào chuỗi cửa hàng tiện lợi, đó là lúc đăng ký mã GS1 để in lên bao bì.
Nên chọn loại mã nào: EAN-13, Code 128 hay QR?
Với cửa hàng nhỏ, chọn EAN-13 dạng số cho mã vạch bán hàng; để mã chữ (như AO-THUN-DEN-M) ở trường SKU. QR dùng để dẫn link, không thay mã vạch tính tiền.
| Loại mã | Gồm gì | Dùng khi nào | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| EAN-13 | 13 chữ số, số cuối là số kiểm tra | Hàng bán lẻ; mã GS1 cấp cũng có dạng này | Mã nội bộ nên bắt đầu bằng 20–29 |
| Code 128 | Chữ và số | Mã kho, mã SKU có chữ | Không phải mã sản phẩm toàn cầu; nhiều phần mềm bán hàng chỉ nhận mã vạch dạng số |
| QR | Văn bản hoặc đường link | Dẫn tới trang thông tin, trang đặt hàng | Máy quét chỉ đọc mã 1D sẽ không đọc được QR |
| Tem cân điện tử | Mã hàng ghép với khối lượng hoặc giá | Thịt, rau, hạt bán theo ký | Cấu trúc tùy từng loại cân và phần mềm; hỏi nhà cung cấp cân |
Cách tạo mã vạch cho sản phẩm chưa có mã: 6 bước
Lập danh sách hàng, đặt quy tắc đánh số, tính số kiểm tra, nhập vào phần mềm, in tem, rồi dán và quét thử. Làm theo thứ tự này để không phải dán lại tem.
- Lập danh sách hàng chưa có mã. Mỗi biến thể một dòng: áo thun đen size M và size L là hai dòng, hai mã. Gộp chung một mã thì tồn kho từng size sẽ sai.
- Đặt quy tắc đánh số. Một cách đơn giản: 2 chữ số đầu là 20, 3 chữ số tiếp là nhóm hàng (010 = bánh tự làm, 020 = quần áo…), 7 chữ số tiếp là số thứ tự, cuối cùng là số kiểm tra. Ghi quy tắc ra giấy để người sau làm giống bạn, và không dùng lại mã của hàng đã ngừng bán.
- Tính số kiểm tra. Lấy 12 chữ số đầu, từ trái sang nhân xen kẽ với 1 và 3, cộng tất cả lại; số kiểm tra là số cần thêm để tổng lên bội số của 10 gần nhất (cách tính theo hướng dẫn của GS1).
- Nhập mã vào phần mềm bán hàng trước khi in, để phần mềm báo nếu mã bị trùng.
- In tem. Dùng máy in tem nhiệt (máy từ 300 dpi cho tem sắc nét hơn), tem có dãy số in dưới vạch để gõ tay khi máy quét không đọc được. In thử vài tem trước khi in cả cuộn.
- Dán và quét thử. Dán tem ở mặt phẳng, không đè lên nếp gấp, đường may hay ghim. Quét thử ở quầy và khi kiểm kho.
Ví dụ minh họa tính số kiểm tra cho mã 20 + 010 + 0000001, tức 12 chữ số 200100000001:
| Vị trí | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Chữ số | 2 | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Nhân với | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 |
| Kết quả | 2 | 0 | 0 | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 |
Tổng là 2 + 3 + 3 = 8. Bội số của 10 gần nhất từ 8 trở lên là 10, nên số kiểm tra là 10 − 8 = 2. Mã hoàn chỉnh: 2001000000012. Mặt hàng tiếp theo (số thứ tự 0000002) cho mã 2001000000029.
Hàng cân ký, hàng tự đóng gói và quần áo nhập sỉ gắn mã thế nào?
Mỗi nhóm hàng có cách gắn mã riêng: hàng đóng gói dán tem cố định, quần áo dùng thẻ treo theo từng size màu, còn hàng cân thường in tem ngay tại cân.
- Hàng tự đóng gói (bánh, hạt, gia vị chia gói): mỗi quy cách một mã. Gói 200 g và gói 500 g là hai mã khác nhau vì giá khác nhau. Dán tem lúc đóng gói, không đợi lúc bán.
- Quần áo nhập sỉ: in mã lên thẻ treo hoặc tem dán vào nhãn giấy, không dán trực tiếp lên vải. Mỗi size, mỗi màu một mã. Nhập hàng về là gắn thẻ ngay rồi mới lên kệ.
- Hàng cân ký: cân điện tử có chức năng in tem sẽ ghép mã hàng với khối lượng hoặc số tiền vào một mã vạch. Cấu trúc mã khác nhau giữa các loại cân, nên trước khi mua cân hãy hỏi nhà cung cấp phần mềm bán hàng của bạn có đọc được tem cân đó không. Nếu chưa đọc được, cách tạm thời là bán theo gói cố định (ví dụ túi 500 g) có mã riêng.
- ☐ Mỗi biến thể size, màu, quy cách có một mã riêng
- ☐ Không mã nào trùng mã in sẵn trên hàng của hãng khác
- ☐ Đã nhập mã vào phần mềm trước khi in tem
- ☐ Tem có dãy số dưới vạch, in thử đọc được
- ☐ Quét thử ở quầy và lúc kiểm kho đều ra đúng hàng
Gắn và dùng mã vạch trên VMASS thế nào?
Trên VMASS, bạn nhập mã vào ô Barcode của sản phẩm, rồi quét mã ở ô tìm kiếm màn bán hàng hoặc bằng camera điện thoại để tìm ra hàng khi tính tiền.
- Nhập mã khi thêm hoặc sửa sản phẩm. Ô Barcode nhận mã từ 8 đến 13 chữ số, chỉ chữ số. Mã có chữ (như AO-THUN-DEN-M) thì để ở ô SKU; nếu để trống SKU, VMASS tự sinh mã dạng SP-XXXXXXXX, còn biến thể có SKU dạng mã gốc kèm số thứ tự.
- Hàng có mã sẵn của hãng: gõ hoặc quét mã vào ô Barcode, VMASS tra danh mục sản phẩm mẫu; nếu tìm thấy, tên, thương hiệu, đơn vị tính, nhóm hàng và giá gợi ý được điền sẵn để bạn sửa lại. Hàng bạn tự đặt mã 20… sẽ không có trong danh mục mẫu, bạn tự nhập thông tin.
- Tính tiền: ở màn bán hàng, ô tìm kiếm sản phẩm tìm được theo mã vạch. Trên điện thoại có nút Quét mã Barcode/QR mở camera; quét xong, mã được đưa vào ô tìm kiếm và hiện thông báo “Quét mã thành công”.
- Nhập hàng: màn nhập kho có chế độ quét mã vạch bằng camera (trên trình duyệt hỗ trợ) để tra nhanh mặt hàng khi hàng về.
VMASS lưu và quét mã; phần in tem bạn làm bằng phần mềm đi kèm máy in tem, dùng đúng dãy số đã nhập. Sau khi gắn mã, nên rà lại danh mục theo hướng dẫn quản lý SKU tránh trùng mã và chuẩn hóa mã hàng và đơn vị tính. Cuối tuần đầu, làm một lượt đối chiếu tồn kho thực tế với hệ thống để chắc mỗi mã ra đúng một mặt hàng.
Câu hỏi thường gặp
Tự tạo mã vạch cho hàng của mình có vi phạm quy định không?
Không, nếu đó là mã nội bộ dùng trong cửa hàng để bán và kiểm kho. Nghị định 37/2026/NĐ-CP khuyến khích chứ không bắt buộc ứng dụng mã số, mã vạch. Điều cần tránh là dùng lại mã đã in sẵn trên hàng của doanh nghiệp khác.
Hộ kinh doanh có đăng ký được mã vạch GS1 không?
Có thể. Điều 29 Nghị định 37/2026/NĐ-CP liệt kê giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong hồ sơ, nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID. Hồ sơ đủ và đã nộp phí thì được cấp trong 07 ngày làm việc.
Quần áo nhiều size, màu thì dùng một mã chung hay mỗi loại một mã?
Mỗi size, mỗi màu một mã riêng. Dùng chung một mã thì máy quét không phân biệt được size M với size L, tồn kho từng biến thể sẽ sai và bạn không biết cỡ nào sắp hết để nhập thêm.
Mã vạch và SKU khác nhau thế nào?
SKU là mã cửa hàng tự đặt để quản lý, có thể có chữ. Mã vạch là dãy số được in thành vạch cho máy quét đọc. Trên VMASS, ô Barcode chỉ nhận 8 đến 13 chữ số, còn mã có chữ để ở ô SKU.
Mã vạch nội bộ có dùng được khi gửi hàng vào siêu thị không?
Thường là không. Mã bắt đầu bằng 20–29 không duy nhất toàn cầu nên có thể trùng mã nội bộ của chính siêu thị. Nhà bán lẻ lớn thường yêu cầu mã do GS1 cấp in trên bao bì.
Tóm lại: đánh số có quy tắc, mỗi biến thể một mã, nhập vào phần mềm trước rồi mới in tem. Nếu bạn đang tìm một phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng nhỏ để quét mã khi bán và kiểm kho, bạn có thể dùng thử VMASS miễn phí.
Thông tin cập nhật đến ngày 05/11/2026. Nguồn: Nghị định 37/2026/NĐ-CP, Cổng phổ biến pháp luật TP. Cần Thơ, GS1: tiền tố 20–29 và hướng dẫn tính số kiểm tra trên gs1.org.