Cách quản lý công việc bằng Excel có còn hiệu quả đối với quán cà phê?

Cách quản lý công việc bằng Excel có còn hiệu quả đối với quán cà phê?

Phần mềm hay bảng tính Excel đã không còn xa lạ đối với nhiều người. Trước đây khi công nghệ các phần quản lý còn chưa ra đời thì Excel được xem như công cụ hữu ích nhất để quản lý công việc. Tuy nhiên hiện tại thì đây chỉ là cách làm truyền thống, kém hiệu quả, kém khoa học. Vậy cách quản lý công việc bằng Excel trước đây có gì hạn chế khi áp dụng cho quán cà phê?

Những hạn chế từ cách quản lý công việc bằng Excel

Đúng là khi chưa có các phần mềm quản lý công việc như hiện tại thì việc quản lý bằng Excel được xem là giải pháp tối ưu nhất. Thời gian trôi qua, kỹ thuật phát triển, người ta dễ dàng nghiên cứu và phát minh ra nhiều phần mềm khác nhau để hỗ trợ quản lý cho quán cà phê. Vậy ở thời điểm hiện tại, cách quản lý bằng Excel có gì hạn chế?

No1: Khó sử dụng,  phức tạp

Excel thuộc về bộ môn tin học, cần có kiến thức mới có thể sử dụng để quản lý công việc. Chính vì thế nên phần mềm này khó sử dụng, đa phần bằng tiếng Anh và cần phải tìm hiểu khó khăn. Để có thể quản lý toàn bộ công việc tại quán cà phê, yêu cầu đòi hỏi phải thiết kế ra một giao diện Excel phức tạp. Không phải ai cũng có thể áp dụng được để thực hiện tính toán hay quản lý.

Đặc trưng của quán cà phê chính là sự bận rộn, năng động và nhanh nhẹn. Với phần mềm này, việc phải thực hiện nhiều thao tác phức tạp sẽ khiến cho việc quản lý kém hiệu quả và không thật sự phù hợp trong cả quá trình hoạt động.

Chẳng hạn với 1 phép tính tổng, nếu 1 người không có kiến thức về các hàm trong Excel sẽ không biết tính như thế nào. Không lẽ phải lấy máy tính rồi ngồi cộng từng khoản và ghi lại từng khoản trên giấy tờ, sổ sách rồi cộng lại?

No2: Dễ dẫn đến sai sót

Quán cà phê với đặc trưng đông khách, sau khi khách Order đồ uống, nhân viên sẽ phải ghi lại món rồi ghi lại số tiền thu từ khách. Thường sẽ chỉ ghi lại bằng cách thủ công trên Excel. Nếu lỡ ghi sai,  ghi thiếu vì đang vội tính tiền sẽ khiến cho sai sót rất dễ xảy ra. Nếu có ghi lại từ hóa đơn, sẽ phải tìm và đối chiếu. Chưa chắc hóa đơn đã được giữ lại và có thể còn làm mất.

Ngoài ra đối với người chủ là bạn, việc tính toán để tổng hợp lại doanh thu sẽ thế nào? Bạn tính cộng trên máy tính rồi ghi lại từng khoản ở trang tổng hợp? Từ khâu tính này tới khâu tính khác, tỉ lệ sai sót là điều khó tránh khỏi.

No3: Dễ bị thất thoát doanh thu

Vì Excel không phải là hệ thống khép kín, chỉ đơn giản là tính toán một cách thủ công với các hóa đơn mà người thu tiền thường sẽ phải thực hiện nhiều thao tác nên dễ dẫn đến sai sót. Đây là lý do khiến doanh thu bị thất thoát.

Chưa kể việc tính toán thủ công đôi khi sẽ khiến đội ngũ nhân viên gian lận trong thanh toán để trục lợi. Vì thế dẫn đến thất thoát doanh thu khiến cho quán cà phê không kiểm soát được tình hình.

No4: Khả năng lưu trữ dữ liệu không lâu và không lớn

Phần mềm Excel do đa phần chỉ được áp dụng thủ công nên thường là offline. Vì thế nên nếu có “lỡ tay” thoát rồi không để ý, không lưu lại thì thôi xong rồi. Mọi dữ liệu, công sức tính toán sẽ bị đổ xông đổ bể. Hoặc đơn giản là khi nguồn điện bị ngắt đột ngột, file Excel sẽ không tự lưu lại được dữ liệu.

Ngoài ra thì dung lượng máy tính có hạn, bạn không thể lưu nhiều dữ liệu của quán lại được trong suốt quá trình hoạt động của quán. Vì thế các công việc và sổ sách, con số không thể thống nhất được. Đôi khi tìm lại sẽ rất mất thời gian và không đảm bảo độ chính xác cao.

No5: Chậm trễ và không phù hợp với quán cà phê

Trước khi không có phần mềm quản lý hiện đại thì Excel đúng là giải pháp tốt nhất. Nhưng do quán cà phê có đặc trưng là khách đông, ra vào liên tục và phải phục vụ nhanh chóng nhất nên không thể dùng thủ công được. Trước đây do nhu cầu ít, tính toán đơn giản nên việc thao tác với Excel không quá khó. Nhưng thời điểm hiện tại khi mà khách hàng đông đúc, nhất là giờ cao điểm, nếu tỉ mẩn từ khâu tính toán, ghi từng con số vào sẽ khiến cho khách sớm muộn cũng sẽ phàn nàn về cách phục vụ của quán.

No6: Không quản lý được cả 1 hệ thống

Với Excel, bạn sẽ không nhìn thấy tổng thể hệ thống công việc của quán cà phê. Từ đó việc quản lý đương nhiên cũng sẽ không còn hiệu quả. Đối với quán cà phê, khi một hệ thống quản lý nếu rời rạc sẽ dễ dẫn đến nhiều vấn đề khác nhau. Thất thoát là chuyện dễ hiểu và doanh thu không được như dự kiến chính là điều khiến cách quản lý công việc bằng Excel tại các quán cà phê không nên áp dụng nữa. Thay vào đó là lựa chọn những phần mềm thông minh hơn để giải quyết các công việc của quán cà phê.

Phần mềm quản lý đa năng VMASS cho quán cà phê – thay thế Excel hiệu quả

Cách quản lý bằng Excel đã bộc lộc rất nhiều vấn đề hạn chế. Hệ quả cuối cùng chính là không quản lý hiệu quả được doanh thu dẫn đến thất thoát, sai sót. Nhưng với phần mềm quản lý đa năng VMASS cho quán cà phê, toàn bộ các công việc, dữ liệu của quán cà phê sẽ được lưu lại và quản lý khép kín cực kỳ hiệu quả.

Các công việc quản lý trên phần mềm VMASS

Phần mềm quản lý quán cà phê sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả các công việc sau đây gồm:

• Order bằng QR Code
• Nhắc nhở Việc cần làm
• Nhận món Online
• Ẩn món tạm hết hàng
• Xuất hóa đơn
• Gợi ý món ngon
• Thống kê Doanh thu tuần
• Thống kê Doanh thu tháng
• Thống kê tất cả Doanh thu
• Thống kê số lượng món đã bán theo tuần
• Thống kê số lượng món đã bán theo tháng
• Thống kê toàn bộ số lượng món đã bán
• Xuất thống kê Doanh thu ra file Excel
• Chỉnh sửa Menu Online
• Chỉnh sửa thông tin Cửa hàng
• Chế độ DarkMode
• Hỗ trợ nhanh trong 2h
• Quản lý chuỗi cửa hàng

Tất cả các công việc trên đây vừa hỗ trợ nhân viên phục vụ khách hàng lại vừa đảm bảo quản lý tối đa mọi hoạt động, tránh việc quản lý chậm chạp, thất thoát doanh thu. Nếu là phần mềm Excel, chắc chắn các công việc này sẽ phải thực hiện thủ công bên ngoài rồi mới có thể ghi lại vào bảng tính.

Những lợi ích từ phần mềm VMASS dành cho quán cà phê

Hệ thống này có thể lưu trữ toàn bộ các dữ liệu công việc của quán cà phê. Chỉ cần có mạng Internet là bạn có thể dễ dàng sử dụng và giám sát mọi lúc mọi nơi. Dữ liệu sẽ lưu lại ngay khi có kết nối với Internet. Qua các công việc trên đây từ phần mềm VMASS bạn sẽ thấy những lợi ích sau:

• Hỗ trợ nhân viên trong khâu Order cho khách hàng.
• Chống thất thoát doanh thu nhờ quản lý khép kín từ số lượng đồ uống bán ra và số lượng còn lại từ nguyên liệu.
• Tỉ lệ lợi nhuận được đảm bảo chính xác 100%.
• Nhắc nhở trong việc quản lý nguyên liệu khi đã gần hết. Từ đó phục vụ đảm bảo để tránh tình trạng hết đồ uống.
• Quản lý hiệu quả đội ngũ nhân viên khi làm việc.

Lời kết

Cách quản lý công việc bằng Excel đã thật sự không còn hiệu quả và nên thay thế bằng phần mềm khác. Vì vậy nếu bạn đang muốn DÙNG MIỄN PHÍ 0 ĐỒNG PHẦN MỀM VMASS, hãy liên hệ với vmass.vn theo thông tin sau:

• Hotline: 0708.245.246
• Địa chỉ: 380/71 Lê Văn Lương, Phường Tân Hưng, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Hoặc điền thông tin của bạn để VMASS liên hệ lại: Tại đây