Cách quản lý dòng tiền khi kinh doanh quán cà phê

Cách quản lý dòng tiền khi kinh doanh quán cà phê

Kinh doanh quán cà phê chưa bao giờ là dễ dàng. Đối với mỗi quán cà phê, việc kinh doanh thật sự rất cần có chiến lược, kế hoạch để quản lý dòng tiền. Nếu không cẩn thận sẽ dễ dẫn đến tình trạng bị thua lỗ, âm vào vốn. Vậy có cách quản lý dòng tiền khi kinh doanh quán cà phê nào hiệu quả không? Bạn hãy cùng với vmass.vn cùng tìm hiểu để xem dưới đây làm thế nào để quản lý hiệu quả.

Dòng tiền của quán cà phê bao gồm những gì?

Dòng tiền của quán cà phê là một trong nhữnh yếu tố quyết định đến việc thành – bại của quán. Về cơ bản thì dòng tiền này liên quan đến vốn – doanh thu – lợi nhuận. Quản lý không tốt sẽ dễ gây ra tình trạng thất thoát,  âm vốn và không có lợi nhuận. Khi lợi nhuận không có, đương nhiên việc kinh doanh xem như thất bại. Dòng tiền của quán cà phê sẽ gồm:

Vốn

Vốn là số tiền mà bạn sẽ phải đầu tư. Vốn này sẽ được phân thành loại phải xoay vòng và loại đầu tư bắt buộc ngay từ đầu.

Loại bắt buộc ngay từ đầu sẽ gồm những khoản như:

• Tiền thuê mặt bằng
• Tiền thiết kế, trang trí và sửa sang quán
• Tiền mua thiết bị bàn ghế, đồ nội thất của quán.
• Tiền mua các dụng cụ để phục vụ pha chế đồ uống như máy pha cà phê, máy xay sinh tố, cốc chén…
• Tiền sửa sang quán trong quá trình hoạt động
• Tiền mua mới cốc chén, dụng cụ do hỏng phải thay hoặc mua bổ sung

Loại vốn xoay vòng sẽ gồm những khoản sau đây:

• Tiền thuê nhân viên phục vụ quán
• Tiền nhập nguyên liệu

Về cơ bản tất cả những nguồn vốn bỏ ra sẽ bao gồm những khoản trên đây. Khoản vốn cố định bên trên sẽ phải bỏ ngay từ đầu còn khoản vốn xoay vòng có thể linh động trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên loại vốn xoay vòng chính là yếu tố phải quản lý, nhất là với tiền vốn nhập nguyên liệu.

Doanh thu của quán

Doanh thu của quán sẽ được tạo ra bằng việc phục vụ đồ uống cho khách hàng. Doanh thu được tạo ra ngay từ đầu khi mở quán và ít hay nhiều còn tùy thuộc vào lượng khách hàng. Doanh thu nhiều đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải bỏ vốn liên tục để nhập nguyên liệu. Vì thế các chủ quán cà phê luôn mong muốn có doanh thu tốt để sớm bù vào nguồn vốn đã bỏ ra khi đầu tư ban đầu.

Phần doanh thu của quán cà phê ban đầu được tạo ra mới chỉ là đập vào vốn, có thể chưa tạo ra lãi nhưng nếu quản lý và vận hành tốt sẽ dễ mang lại khả năng tạo ra lãi cao.

Lợi nhuận

Lợi nhuận là tỷ lệ được tạo ra từ doanh thu sau khi đã trừ hết đi phần vốn ban đầu. Lợi nhuận bắt đầu được tạo ra sau 1 thời gian quán hoạt động. Thời gian này dài hay ngắn phụ thuộc vào lượng khách hàng đến quán và sử dụng đồ uống của quán.

Quản lý dòng tiền mục đích chính là tạo ra lợi nhuận tốt, tránh thất thoát để sớm bù vốn ban đầu. Vậy nên nếu bạn chưa có cách nào để quản lý tốt dòng tiền cuat quán cà phê, hãy tham khảo một số những gợi ý dưới đây.

Làm thế nào để quán lý dòng tiền của quán cà phê hiệu quả?

Quản lý dòng tiền quan trọng nhất là nguồn vốn. Khi nguồn vốn được đảm bảo, tránh bị thất thoát sẽ giúp bạn yên tâm hơn về tỷ lệ lợi nhuận và doanh thu được tạo ra. Rất nhiều chủ quán cà phê ban đầu nhìn thấy lượng khách đến quán đông. Nghĩ rằng doanh thu tốt. Tuy nhiên khi tính tỷ lệ lợi nhuận từ doanh thu so với nguồn vốn nhập nguyên liệu lại không giống dự đoán, vậy nguyên nhân do đâu? Chính là việc quản lý nguyên liệu chưa tốt dẫn đến thất thoát. Vậy nên quản lý dòng tiền sẽ phải chú ý đến những yếu tố sau:

Quản lý nguyên liệu của quán cà phê – vốn xoay vòng

Nguyên liệu của quán cà phê chính là vốn xoay vòng sẽ phải bỏ ra trong suốt quá trình hoạt động. Tỷ lệ thuận đối với nguyên liệu: Càng nhanh hết nguyên liệu thì doanh thu sẽ càng cao. Trong điều kiện, nguyên liệu được quản lý tốt về định lượng, công thức pha chế thì đó là tỷ lệ thuận. Nhưng vì sao nguyên liệu nhanh hết mà doanh thu không cao?

Quản lý nguyên liệu không tốt dẫn đến tình trạng:

• Nguyên liệu không sử dụng đúng công thức pha chế. Chẳng hạn 1kg cà phê sẽ pha chế được 50 côc cà phê. Tuy nhiên do nhân viên pha chế không đảm bảo chuẩn chỉ được định lượng nên số cốc cà phê chỉ pha được là 40 cốc. Đây là tình trạng thất thoát dẫn đến doanh thu không được như mong muốn.
• Nguyên liệu bị hỏng, rơi vãi hoặc nhân viên sử dụng nguyên liệu để dùng vào mục đích cá nhân (Đánh cắp nguyên liệu).

2 Yếu tố trên về cơ bản sẽ khiến nguyên liệu dễ thất thoát. Vì vậy cần có biện pháp để khắc phục và quản lý. Chẳng hạn như đào tạo nhân viên pha chế, đưa ra sẵn định lượng và số cốc cà phê/ kg cà phê nguyên chất.

Quản lý doanh thu

Quản lý doanh thu cũng là cách đề bạn quản lý lợi nhuận của quán. Có doanh thu tốt mới sớm tạo ra được lợi nhuận và có vốn xoay vòng ổn định. Vì thế việc quản lý doanh thu không tốt sẽ gây ra tình trạng thấp hoặc không như mong muốn dự kiến ban đầu. Doanh thu thất thoát có thể là do:

• Nguyên liệu kiểm soát không chặt chẽ như trên.
• Nhân viên gian lận trong quá trình thu tiền của khách hàng.
• Quán đông khách, nhân viên bị rối nên dễ quên thu tiền của khách, thu thiếu tiền.

Vì thế cần phải có giải pháp quản lý doanh thu của quán hiệu quả thì mới mong không để thất thoát.

Quản lý đội ngũ nhân viên

Quản lý đội ngũ nhân viên của quán cà phê chính là một trong những yếu tố cần tới nghệ thuật. Vừa phải đào tạo nhân viên, răn đe để đảm bảo thực hiện đúng nội quy cũng như đảm bảo tính trung thực, tránh gian lận gây ra tình trạng thất thoát. Vì thế để thực hiện điều này thì tốt nhất nên có hệ thống camera giám sát ở những khu vực quan trọng như quầy thu ngân, khu vực pha chế, khu vực bếp.

Quản lý toàn diện và khép kín hệ thống quán cà phê bằng phần mềm

Giải pháp tối ưu nhất cho cả 3 cách trên chính là sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê VMASS. Phần mềm này sẽ quản lý khép kín từ nguyên liệu cho tới doanh thu được thống kê trên 1 hệ thống. Từ đó hạn chế tối đa nhất tình trạng thất thoát của quán cà phê do những nguyên nhân bên trên. Cụ thể thì phần mềm này quản lý các công việc gồm:

• Order bằng QR Code
• Nhắc nhở Việc cần làm
• Nhận món Online
• Ẩn món tạm hết hàng
• Xuất hóa đơn
• Gợi ý món ngon
• Thống kê Doanh thu tuần
• Thống kê Doanh thu tháng
• Thống kê tất cả Doanh thu
• Thống kê số lượng món đã bán theo tuần
• Thống kê số lượng món đã bán theo tháng
• Thống kê toàn bộ số lượng món đã bán
• Xuất thống kê Doanh thu ra file Excel
• Chỉnh sửa Menu Online
• Chỉnh sửa thông tin Cửa hàng
• Chế độ DarkMode
• Hỗ trợ nhanh trong 2h
• Quản lý chuỗi cửa hàng

Với đầy đủ các khâu, các bước, phần mềm VMASS không chỉ giúp quản lý hiệu quả được dòng tiền nhờ hệ thống khép kín không lo thất thoát. Việc quản lý đã trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Vì thế hãy áp dụng cách quản lý dòng tiền khi kinh doanh quán cà phê này bằng cách liên hệ với vmass.vn và được SỬ DỤNG MIỄN PHÍ theo thông tin sau:

• Hotline: 0708.245.246
• Địa chỉ: 380/71 Lê Văn Lương, Phường Tân Hưng, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Hoặc điền thông tin liên hệ: Tại đây