Sổ sách kế toán hộ kinh doanh gồm những sổ nào tùy cách bạn nộp thuế. Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/01/2026), hộ không phải nộp GTGT, TNCN chỉ cần sổ doanh thu S1a-HKD; hộ nộp theo tỷ lệ % doanh thu dùng S2a-HKD; hộ nộp TNCN trên thu nhập tính thuế dùng S2b, S2c, S2d, S2e. Có thuế khác thì thêm S3a-HKD.
Phần ngưỡng doanh thu và cách tính thuế xem thêm trong cẩm nang thuế hộ kinh doanh 2026.
Hộ kinh doanh có phải ghi sổ sách kế toán không?
Có. Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ghi sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, thay cho Thông tư 88/2021/TT-BTC đã hết hiệu lực.
Thông tư 152 ban hành ngày 31/12/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026 (Điều 8). Điểm cần nhớ: bạn chọn mẫu sổ theo cách bạn nộp thuế, không chọn theo ngành hay quy mô cửa hàng.
Thông tư 152 không tự đặt ngưỡng doanh thu. Bạn thuộc cách nộp thuế nào là do luật thuế và thông báo của cơ quan thuế quyết định. Nếu chưa chắc, hãy xem lại tờ khai đã nộp hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi chọn sổ.
Sổ sách kế toán hộ kinh doanh gồm những sổ nào?
Bạn chỉ cần mở sổ của đúng nhóm mình. Bảng dưới tóm tắt Điều 4 đến Điều 7 của Thông tư 152.
| Bạn nộp thuế thế nào | Điều | Sổ phải mở | Căn cứ ghi sổ theo Thông tư |
|---|---|---|---|
| Không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN | Điều 4 | S1a-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Không quy định riêng (sổ ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ) |
| Nộp GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu | Điều 5 | S2a-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (ghi theo nhóm ngành nghề) | Hóa đơn và chứng từ khác dùng để xác định, kê khai doanh thu |
| Nộp GTGT theo tỷ lệ % doanh thu, TNCN tính trên thu nhập tính thuế | Điều 6 | S2b-HKD (doanh thu), S2c-HKD (chi tiết doanh thu, chi phí), S2d-HKD (chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa), S2e-HKD (chi tiết tiền) | Hóa đơn, Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ (khi mua của người không có hóa đơn), chứng từ khác |
| Có thêm thuế khác: xuất nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường, tài nguyên, sử dụng đất | Điều 7 | Thêm S3a-HKD: Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác | Không quy định riêng (sổ ghi lượng hàng chịu thuế, giá tính thuế, thuế suất, số thuế) |
Ví dụ minh họa: một tiệm tạp hóa nộp thuế theo tỷ lệ % doanh thu chỉ cần S2a-HKD. Một cửa hàng vật liệu xây dựng đã chuyển sang nộp TNCN trên thu nhập tính thuế phải giữ đủ bốn sổ S2b, S2c, S2d, S2e, vì cần chứng minh chi phí và hàng tồn.
Mỗi sổ ghi những cột gì?
Sổ doanh thu chỉ cần ngày, diễn giải và số tiền; sổ của nhóm Điều 6 ghi thêm chi phí, hàng nhập xuất tồn và dòng tiền. Thông tư cho phép ghi từng lần bán hoặc ghi tổng theo kỳ.
S1a-HKD và S2a-HKD: sổ doanh thu
S1a-HKD có ba cột: ngày tháng, diễn giải, số tiền. Cửa hàng bán lẻ thường ghi một dòng tổng doanh thu mỗi ngày thay vì từng hóa đơn. S2a-HKD thêm phần chứng từ (số hiệu, ngày tháng) và tách doanh thu theo từng nhóm ngành nghề, kèm dòng thuế GTGT và TNCN của từng nhóm.
Ví dụ minh họa sổ S1a-HKD của một quầy tạp hóa nhỏ:
| Ngày tháng | Diễn giải | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|
| 01/10/2026 | Doanh thu bán lẻ trong ngày | 3.250.000 |
| 02/10/2026 | Doanh thu bán lẻ trong ngày | 2.980.000 |
| 03/10/2026 | Doanh thu bán lẻ trong ngày | 3.410.000 |
| Cộng 3 ngày | 9.640.000 |
S2b-HKD và S2c-HKD: doanh thu và chi phí
S2b-HKD theo dõi doanh thu và thuế GTGT theo từng nhóm ngành. S2c-HKD là sổ quyết định số thuế TNCN của nhóm Điều 6: ghi doanh thu, rồi các nhóm chi phí hợp lý, lấy chênh lệch để tính thuế TNCN.
Mẫu S2c-HKD chia chi phí hợp lý thành các nhóm:
- Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa dùng cho kinh doanh.
- Tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc của người lao động.
- Khấu hao tài sản cố định.
- Dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại, internet, vận chuyển, thuê tài sản (như mặt bằng), sửa chữa, bảo dưỡng.
- Lãi vay phục vụ kinh doanh (vay tổ chức tín dụng theo lãi suất thực tế; vay nơi khác không vượt mức Bộ luật Dân sự cho phép).
- Chi phí khác trực tiếp phục vụ kinh doanh.
Khoản chi nào không có hóa đơn (mua ở chợ, mua của người bán nhỏ lẻ) thì lập Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ làm căn cứ ghi sổ (Điều 6).
S2d-HKD: nhập, xuất, tồn hàng hóa
S2d-HKD ghi từng mặt hàng với các cột: chứng từ, diễn giải, đơn vị tính, đơn giá, nhập (số lượng, thành tiền), xuất (số lượng, thành tiền), tồn (số lượng, thành tiền), ghi chú. Đơn giá xuất kho tính riêng cho từng loại hàng theo công thức của Thông tư:
Đơn giá xuất kho = (Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ) ÷ (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ)
Ví dụ minh họa với một mặt hàng nước suối thùng 24 chai trong một quý:
- Tồn đầu kỳ 20 thùng, giá trị 5.000.000 đồng (250.000 đồng/thùng).
- Nhập trong kỳ 30 thùng, giá trị 7.800.000 đồng (260.000 đồng/thùng).
- Đơn giá xuất = (5.000.000 + 7.800.000) ÷ (20 + 30) = 12.800.000 ÷ 50 = 256.000 đồng/thùng.
- Bán ra 35 thùng: giá trị xuất = 35 × 256.000 = 8.960.000 đồng.
- Tồn cuối kỳ 15 thùng, giá trị 12.800.000 − 8.960.000 = 3.840.000 đồng (đúng bằng 15 × 256.000).
S2e-HKD và S3a-HKD
S2e-HKD theo dõi tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn: mỗi dòng ghi chứng từ, diễn giải, số thu hoặc gửi vào, số chi hoặc rút ra, cuối kỳ ra số dư. Nếu bạn quen theo dõi dòng tiền bán hàng hằng ngày thì S2e chỉ là bản chính thức của việc đó. S3a-HKD chỉ dành cho hộ có thêm thuế khác, ghi lượng hàng chịu thuế, giá tính thuế, thuế suất và số thuế phải nộp.
Ai được ghi sổ, lưu bao lâu, dùng sổ giấy hay sổ điện tử?
Bạn có thể tự ghi, nhờ người nhà hoặc thuê dịch vụ kế toán. Sổ được lưu bằng giấy hoặc điện tử, tối thiểu 05 năm.
- Người ghi sổ (Điều 2): người đại diện hộ tự ghi; hoặc bố trí cha mẹ, vợ chồng, con, anh chị em ruột làm; người quản lý, thủ kho, thủ quỹ, người được giao thường xuyên mua, bán tài sản được kiêm nhiệm; hoặc thuê dịch vụ kế toán.
- Hình thức (Điều 3 khoản 1): tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ, sổ) được lưu bằng bản giấy hoặc trên phương tiện điện tử, nên ghi sổ trên Excel hay phần mềm đều được.
- Thời hạn lưu (Điều 3 khoản 2): tài liệu kế toán lưu tối thiểu 05 năm; hóa đơn lưu theo pháp luật về thuế. Cách sắp xếp hồ sơ xem thêm bài lưu trữ chứng từ thuế cho hộ kinh doanh.
- Sửa mẫu (Điều 3 khoản 3): được thêm sổ hoặc sửa mẫu cho dễ quản lý, nhưng sổ đó phải có tên sổ, ngày lập, họ tên, chữ ký người đại diện hộ và dấu (nếu có).
Dùng sổ để đối chiếu với thông báo thuế thế nào?
Hộ dùng hóa đơn điện tử mà hệ thống của cơ quan thuế hỗ trợ xác định số thuế và gửi thông báo thì dùng chính các sổ này để đối chiếu với thông báo đó (Điều 3 khoản 4).
Sổ là bằng chứng của bạn khi số được thông báo lệch với thực tế. Checklist gợi ý:
- ☐ Cuối ngày: chốt tổng doanh thu, tách tiền mặt và chuyển khoản, ghi một dòng vào sổ doanh thu.
- ☐ Cuối ngày: gom hóa đơn mua vào; khoản không có hóa đơn ghi ngay vào bảng kê mua hàng.
- ☐ Cuối tháng: so tổng doanh thu trong sổ với tổng hóa đơn điện tử đã xuất và tiền vào tài khoản.
- ☐ Cuối quý: tính đơn giá xuất kho từng mặt hàng (nếu dùng S2d), cộng sổ, ký tên người đại diện.
- ☐ Khi nhận thông báo thuế: so từng con số với sổ; chênh lệch thì ghi lý do và giữ chứng từ kèm theo.
Làm việc này trên VMASS
VMASS có mục Sổ sách & Thuế (trong nhóm Tài chính & Thuế) với đủ các mã sổ S1a, S2a, S2b, S2c, S2d, S2e, S3a và bảng kê hàng tồn kho 01/BK-HTK. Doanh thu từ đơn bán và khoản chi từ phiếu chi được kéo vào sổ, không phải chép tay.
- Vào Tài chính & Thuế → Sổ sách & Thuế, mở thẻ Sổ sách (Bước 2: nhập liệu sổ và đối chiếu chứng từ). Mục này thuộc nhóm tính năng có thể cần nâng cấp gói.
- Chọn loại sổ theo mã của nhóm bạn (ví dụ S1a hoặc S2a), chọn Năm và Quý. Hãy chọn theo mã sổ; tên hiển thị trong phần mềm có thể khác tên mẫu của Thông tư.
- Bấm 📥 Lấy doanh thu: VMASS lấy doanh thu theo từng ngày trong quý từ các đơn đã hoàn tất hoặc đã thanh toán, cho bạn xem trước rồi mới đưa vào sổ. Nút này có ở S1a, S2a, S2b, S2c, S2e.
- Với S2c và S2e, bấm thêm 📥 Lấy chi phí để đưa các khoản đã ghi ở Phiếu chi vào sổ. Khoản chi chưa lập phiếu thì bấm Thêm để ghi tay.
- S2d ghi bằng nút Thêm: điền đơn vị tính, chứng từ, nhập và xuất (số lượng, giá trị) cho từng dòng; sổ tự cộng tồn số lượng và tồn giá trị. Đơn giá xuất bạn tự tính theo công thức ở trên rồi điền giá trị xuất. S3a cũng ghi tay bằng nút Thêm.
- Bấm 📄 Excel (.xlsx) để xuất sổ theo mẫu, in ra ký tên hoặc lưu bản điện tử.
Lưu ý: VMASS lấy số liệu từ những gì bạn bán và ghi trên phần mềm. Đơn bán ngoài phần mềm hay khoản chi chưa lập phiếu sẽ không có trong sổ, nên vẫn cần đối chiếu cuối tháng như checklist ở trên. Mẹo tự động tổng hợp số liệu bán hàng cuối ngày giúp phần này nhanh hơn. Nếu bạn vẫn đang ghi bằng bảng tính, mẫu file Excel quản lý bán hàng là bước đệm trước khi chuyển sang phần mềm.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có bắt buộc thuê kế toán không?
Không. Điều 2 Thông tư 152/2025/TT-BTC cho phép người đại diện hộ tự ghi sổ, bố trí người thân như cha mẹ, vợ chồng, con, anh chị em ruột, cho người quản lý hoặc thủ quỹ kiêm nhiệm, hoặc thuê dịch vụ kế toán khi cần.
Sổ sách hộ kinh doanh phải lưu bao lâu?
Tối thiểu 05 năm. Điều 3 khoản 2 Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định tài liệu kế toán của hộ lưu ít nhất 05 năm, còn hóa đơn lưu theo quy định của pháp luật về thuế. Bạn có thể lưu bản giấy hoặc bản điện tử.
Ghi sổ trên Excel hoặc phần mềm bán hàng có được không?
Có. Thông tư cho phép lưu sổ dạng giấy hoặc điện tử và được thêm cột, thêm sổ cho tiện quản lý. Sổ mở thêm hoặc sửa mẫu vẫn phải có tên sổ, ngày lập, họ tên, chữ ký người đại diện hộ và dấu (nếu có).
Mẫu sổ theo Thông tư 88/2021 còn dùng được không?
Không. Thông tư 88/2021/TT-BTC hết hiệu lực từ 01/01/2026, ngày Thông tư 152/2025/TT-BTC có hiệu lực. Từ kỳ kê khai năm 2026, bạn chuyển sang mẫu S1a-HKD đến S3a-HKD của Thông tư 152.
Mua hàng ở chợ không có hóa đơn thì ghi sổ thế nào?
Lập Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ. Với hộ thuộc Điều 6 (nộp TNCN trên thu nhập tính thuế), bảng kê này là căn cứ ghi chi phí vào sổ khi mua của người bán không có hóa đơn, kèm hóa đơn và chứng từ khác bạn đang có.
Sổ sách đúng mẫu giúp bạn tự kiểm lại số thuế được thông báo và có bằng chứng khi cần giải trình. Muốn lấy doanh thu vào sổ từ chính đơn bán hằng ngày, bạn có thể dùng thử miễn phí VMASS.
Thông tin cập nhật đến ngày 11/11/2026, theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (bản Công báo).