Cuối tháng nhìn vào báo cáo, doanh thu trông ổn — thậm chí tháng này còn tăng so với tháng trước. Nhưng khi tính lại tiền mặt thực về tay, con số lại nhỏ hơn kỳ vọng rất nhiều. Đây là tình trạng rất phổ biến ở các cửa hàng bán lẻ Việt Nam, đặc biệt với những shop có danh mục hàng hóa đa dạng, vừa bán trực tiếp vừa bán online.
Vấn đề không nằm ở việc bán ít. Vấn đề nằm ở chỗ một số mặt hàng bán rất đều, tạo ra doanh thu bề mặt đẹp, nhưng biên lợi nhuận lại cực kỳ thấp — thậm chí sau khi trừ chi phí vận chuyển, chiết khấu sàn, khuyến mãi, thì gần như hòa vốn hoặc lỗ nhẹ.
Nếu bạn đang dùng VMASS để quản lý bán hàng, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách lọc ra đúng nhóm sản phẩm “doanh thu cao – lãi mỏng”, phân tích nguyên nhân và có hành động điều chỉnh thực tế — thay vì chỉ nhìn vào doanh số rồi tự hài lòng.
—
1. Tại Sao Sản Phẩm Bán Chạy Lại Có Thể Đang “Ăn Mòn” Lợi Nhuận Của Bạn?
Bối cảnh
Trong bán lẻ, không phải cứ bán nhiều là lãi nhiều. Một lon nước ngọt bán 100 lon/ngày với lãi 500đ/lon chỉ mang về 50.000đ lợi nhuận — trong khi một hộp bánh bán 10 hộp/ngày với lãi 15.000đ/hộp lại mang về 150.000đ. Cả hai đều “bán đều”, nhưng giá trị đóng góp hoàn toàn khác nhau.
Vấn đề
Hầu hết chủ cửa hàng nhỏ và vừa tại Việt Nam theo dõi doanh thu nhiều hơn lợi nhuận gộp. Điều này dẫn đến:
- Ưu tiên nhập hàng, trưng bày, khuyến mãi cho những sản phẩm bán chạy — mà không biết những sản phẩm đó có thực sự đóng góp vào lợi nhuận hay không.
- Danh mục hàng hóa ngày càng phình to, chi phí vận hành tăng, nhưng lãi ròng không tăng tương ứng.
- Không có dữ liệu để ra quyết định cắt giảm hoặc điều chỉnh danh mục.
Cách làm từng bước
1. Xác định chỉ số cần theo dõi: Doanh thu, giá vốn hàng bán (COGS), lợi nhuận gộp, tỷ lệ lợi nhuận gộp (gross margin %).
2. Phân loại sản phẩm theo 4 nhóm:
- Doanh thu cao – lãi cao ✅ (giữ và đẩy mạnh)
- Doanh thu thấp – lãi cao ⭐ (cần tăng sản lượng)
- Doanh thu thấp – lãi thấp ❌ (xem xét loại bỏ)
- Doanh thu cao – lãi thấp ⚠️ (nhóm cần xử lý — trọng tâm bài này)
3. Ghi nhận đầy đủ giá vốn khi nhập hàng vào VMASS để hệ thống tính đúng lợi nhuận theo từng đơn hàng.
Rủi ro thường gặp
Nhiều shop không nhập giá vốn đầy đủ, hoặc nhập một lần rồi không cập nhật khi giá nhập thay đổi — khiến báo cáo lợi nhuận bị sai lệch.
Cách kiểm soát
Thiết lập quy trình nhập hàng chuẩn: mỗi lần nhập kho trên VMASS, bắt buộc điền giá nhập thực tế. Giao cho 1 người phụ trách, không để tùy tiện.
—
2. Cách Lọc Sản Phẩm Doanh Thu Cao – Lãi Thấp Trên VMASS
Bối cảnh
VMASS cung cấp báo cáo bán hàng chi tiết theo từng sản phẩm, bao gồm doanh thu, số lượng bán, giá vốn và lợi nhuận gộp. Đây là nền tảng để bạn thực hiện phân tích danh mục một cách có hệ thống thay vì ước đoán cảm tính.
Vấn đề
Nếu không biết cách đọc và lọc báo cáo đúng cách, bạn dễ bị “nhiễu” bởi những con số doanh thu bề mặt và bỏ qua tín hiệu cảnh báo từ dữ liệu lợi nhuận.
Cách làm từng bước
Bước 1: Vào mục Báo cáo → Báo cáo bán hàng theo sản phẩm
Chọn khoảng thời gian phân tích (khuyến nghị: 30–90 ngày gần nhất để có đủ dữ liệu đại diện).
Bước 2: Sắp xếp theo cột Doanh thu (từ cao xuống thấp)
Xác định top 20–30 sản phẩm có doanh thu cao nhất trong kỳ. Đây là nhóm bạn cần xem kỹ nhất.
Bước 3: Thêm cột Lợi nhuận gộp và Tỷ lệ lợi nhuận (%)
Với mỗi sản phẩm trong top doanh thu, nhìn vào cột tỷ lệ lợi nhuận. Nếu một sản phẩm có doanh thu lớn nhưng tỷ lệ lợi nhuận gộp dưới ngưỡng bạn đặt ra (ví dụ: dưới 15–20% tùy ngành), đó là ứng viên cần xem xét.
Bước 4: Xuất danh sách ra file và đánh dấu nhóm ⚠️
Lọc ra những sản phẩm thỏa điều kiện: doanh thu nằm trong top 30% nhưng tỷ lệ lợi nhuận gộp nằm trong bottom 30%. Đây chính là nhóm “doanh thu cao – lãi thấp” cần ưu tiên xử lý.
Bước 5: Ghi chú nguyên nhân cho từng sản phẩm
Có thể do: giá nhập tăng nhưng chưa điều chỉnh giá bán, đang chạy khuyến mãi kéo dài, chiết khấu sàn TMĐT cao, hoặc đơn giản là định giá ban đầu chưa hợp lý.
Rủi ro thường gặp
Nhầm lẫn giữa lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng. Lợi nhuận gộp chưa trừ chi phí vận hành, nhân sự, mặt bằng — nên một sản phẩm lãi gộp 20% vẫn có thể lỗ ròng nếu chi phí phân bổ cao.
Cách kiểm soát
Dùng lợi nhuận gộp như tín hiệu cảnh báo sớm, không phải con số cuối cùng. Khi đã lọc ra danh sách, bước tiếp theo là phân tích sâu hơn trước khi ra quyết định.
—
3. Phân Tích Nguyên Nhân: Tại Sao Sản Phẩm Đó Lãi Thấp?
Bối cảnh
Sau khi lọc được danh sách sản phẩm “doanh thu cao – lãi thấp”, bước quan trọng tiếp theo là tìm đúng nguyên nhân — vì mỗi nguyên nhân có cách xử lý khác nhau.
Vấn đề
Nhiều chủ shop khi thấy lãi thấp thì phản xạ đầu tiên là “tăng giá bán” hoặc “ngừng bán”. Nhưng đây chưa chắc là giải pháp đúng — và đôi khi còn phản tác dụng.
Cách làm từng bước
Kiểm tra 5 nguyên nhân phổ biến:
| Nguyên nhân | Dấu hiệu nhận biết | Hướng xử lý |
|—|—|—|
| Giá nhập tăng, chưa điều chỉnh giá bán | Lịch sử nhập kho có giá mới cao hơn | Rà soát và cập nhật giá bán |
| Đang chạy khuyến mãi kéo dài | Có chương trình giảm giá đang active | Đặt thời hạn rõ ràng cho KM |
| Chiết khấu sàn TMĐT cao | Kênh online chiếm tỷ trọng lớn | Tối ưu cơ cấu kênh bán |
| Định giá ban đầu thấp so với thị trường | So sánh với đối thủ cùng phân khúc | Xem xét điều chỉnh giá theo lộ trình |
| Sản phẩm combo/bundle bị định giá sai | Giá combo thấp hơn tổng lãi từng sản phẩm | Tính lại cấu trúc combo |
Rủi ro thường gặp
Xử lý theo cảm tính mà không có dữ liệu lịch sử — ví dụ tăng giá đột ngột khiến khách quen phản ứng tiêu cực, ảnh hưởng đến lượng đơn.
Cách kiểm soát
Trước khi thay đổi giá bán, dùng VMASS kiểm tra lịch sử bán hàng của sản phẩm đó để xem độ nhạy cảm về giá: nếu trước đây từng bán ở mức giá cao hơn mà vẫn ra đơn tốt, việc điều chỉnh sẽ ít rủi ro hơn.
—
4. Mini-Case Thực Tế: Cửa Hàng Tạp Hóa Tại Hà Nội
> (Ví dụ nội bộ giả định — dựa trên mô hình vận hành phổ biến của cửa hàng tạp hóa quy mô nhỏ)
Chị Lan sở hữu một cửa hàng tạp hóa tại quận Đống Đa, Hà Nội. Doanh thu mỗi tháng dao động 80–100 triệu đồng, nhưng lãi ròng thực tế chỉ khoảng 8–10 triệu — tỷ lệ lợi nhuận ròng chưa đến 10%.
Sau khi dùng VMASS để phân tích báo cáo bán hàng 60 ngày, chị phát hiện 3 nhóm sản phẩm chiếm gần 35% doanh thu nhưng chỉ đóng góp khoảng 12% lợi nhuận gộp:
- Nước ngọt đóng lon: Bán rất chạy, nhưng giá nhập tăng theo mùa mà giá bán giữ nguyên từ 6 tháng trước.
- Mì gói theo thùng: Khách mua nhiều vì chị hay giảm thêm 5.000đ/thùng để giữ khách — nhưng không tính vào chi phí khuyến mãi.
- Sữa tươi hộp nhỏ: Chiết khấu từ nhà phân phối thấp, trong khi hạn sử dụng ngắn buộc chị phải giảm giá để tránh tồn kho.
Hành động chị Lan thực hiện:
1. Cập nhật lại giá vốn nước ngọt theo giá nhập hiện tại trên VMASS → tự động điều chỉnh báo cáo lợi nhuận.
2. Ngừng giảm thêm tiền mặt cho mì gói, thay bằng chương trình tích điểm có kiểm soát.
3. Giảm lượng đặt sữa tươi, chuyển sang nhập theo nhu cầu thực tế thay vì nhập theo thùng lớn.
Sau 30 ngày, tỷ lệ lợi nhuận gộp của cửa hàng tăng từ khoảng 18% lên gần 23% — trong khi doanh thu chỉ giảm nhẹ khoảng 5%.
—
5. Đồng Bộ Dữ Liệu Online – Offline Để Phân Tích Lợi Nhuận Chính Xác
Bối cảnh
Nhiều cửa hàng hiện nay bán cả tại quầy lẫn trên các sàn TMĐT hoặc mạng xã hội. Nếu dữ liệu hai kênh không được đồng bộ online offline về một nơi, báo cáo lợi nhuận sẽ không phản ánh đúng thực tế.
Vấn đề
Một sản phẩm có thể lãi tốt khi bán tại quầy (không mất phí sàn), nhưng lãi thấp hoặc hòa vốn khi bán qua Shopee/TikTok Shop do phí hoa hồng và phí vận chuyển. Nếu gộp chung mà không phân tách theo kênh, bạn sẽ không thấy được điều này.
Cách làm từng bước
1. Kết nối các kênh bán hàng vào VMASS (Shopee, TikTok Shop, bán tại quầy…) để đơn hàng và doanh thu tự động đồng bộ về một hệ thống.
2. Phân tách báo cáo theo kênh bán: Xem lợi nhuận gộp của từng sản phẩm theo từng kênh riêng biệt.
3. So sánh tỷ lệ lợi nhuận cùng sản phẩm giữa các kênh: Nếu kênh online thấp hơn đáng kể, xem xét điều chỉnh giá online hoặc giới hạn sản phẩm bán trên kênh đó.
4. Tính thêm chi phí phát sinh theo kênh: Phí sàn, phí đóng gói, phí ship hỗ trợ khách — ghi nhận vào hệ thống để báo cáo sát thực tế hơn.
Rủi ro thường gặp
Bỏ qua chi phí ẩn của kênh online: phí quảng cáo nội sàn, chi phí hoàn hàng, chi phí chăm sóc khách hàng online. Những khoản này nếu không theo dõi sẽ làm méo mó con số lợi nhuận.
Cách kiểm soát
Lập một bảng chi phí vận hành theo kênh, cập nhật định kỳ mỗi tháng. Kết hợp với dữ liệu từ VMASS để có cái nhìn toàn diện.
—
6. Checklist Hành Động Sau Khi Lọc Được Danh Sách Sản Phẩm Lãi Thấp
✅ Checklist 1: Xử lý ngay trong tuần đầu
- [ ] Cập nhật đúng giá vốn cho tất cả sản phẩm trong danh sách lãi thấp
- [ ] Kiểm tra xem sản phẩm nào đang có chương trình KM không có thời hạn rõ ràng → đặt ngày kết thúc
- [ ] Tạm dừng nhập thêm sản phẩm lãi thấp trong danh sách cho đến khi có quyết định rõ ràng
- [ ] Xác định 1–2 sản phẩm ưu tiên xử lý trước (chọn theo tiêu chí: ảnh hưởng lớn nhất đến lợi nhuận)
✅ Checklist 2: Điều chỉnh danh mục và giá bán
- [ ] Với sản phẩm do giá nhập tăng: lên kế hoạch điều chỉnh giá bán theo lộ trình (không tăng đột ngột)
- [ ] Với sản phẩm do kênh online kém hiệu quả: thử tăng giá online thêm 5–10% để bù phí sàn
- [ ] Với sản phẩm tồn kho cao + lãi thấp: lên kế hoạch giải phóng hàng, không nhập thêm
- [ ] Xem xét thay thế bằng sản phẩm cùng phân khúc nhưng biên lợi nhuận tốt hơn
✅ Checklist 3: Thiết lập hệ thống theo dõi định kỳ
- [ ] Đặt lịch xem báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm: tối thiểu 1 lần/tháng
- [ ] Đặt ngưỡng cảnh báo: sản phẩm nào có tỷ lệ lợi nhuận gộp dưới X% → tự động vào danh sách cần review
- [ ] Giao trách nhiệm cụ thể cho nhân viên: ai theo dõi, ai báo cáo, ai ra quyết định
- [ ] Lưu lại báo cáo theo tháng để so sánh xu hướng theo thời gian
—
7. KPI Theo Dõi 30 Ngày Sau Khi Triển Khai
Sau khi thực hiện các điều chỉnh, bạn cần theo dõi các chỉ số sau để đánh giá hiệu quả. Đây cũng là cơ sở để thiết lập KPI cửa hàng trong dài hạn:
| KPI | Mục tiêu 30 ngày | Cách đo trên VMASS |
|—|—|—|
| Tỷ lệ lợi nhuận gộp tổng cửa hàng | Tăng ít nhất 2–3 điểm % so với tháng trước | Báo cáo tổng quan → Lợi nhuận gộp |
| Tỷ lệ lợi nhuận gộp của nhóm sản phẩm đã xử lý | Tăng về ngưỡng mục tiêu đã đặt | Báo cáo theo sản phẩm → lọc nhóm đã xử lý |
| Doanh thu tổng | Không giảm quá 10% (hoặc giảm có kiểm soát) | Báo cáo doanh thu tháng |
| Số lượng sản phẩm trong nhóm “lãi thấp” | Giảm ít nhất 30% so với danh sách ban đầu | Tái lọc danh sách sau 30 ngày |
| Tỷ trọng doanh thu từ nhóm “lãi cao” | Tăng lên | Phân tích danh mục theo nhóm |
> Lưu ý thực tế: Không nên kỳ vọng thay đổi toàn bộ trong 30 ngày. Mục tiêu là cải thiện có hướng và có dữ liệu để ra quyết định tiếp theo.
—
8. Gợi Ý Triển Khai Trong 7 Ngày Đầu
Nếu bạn chưa từng làm việc này trước đây, đây là lộ trình 7 ngày để bắt đầu mà không bị choáng ngợp:
Ngày 1–2: Dọn dẹp dữ liệu
- Kiểm tra và cập nhật giá vốn cho toàn bộ sản phẩm đang bán trên VMASS.
- Đảm bảo tất cả đơn hàng (online + offline) đã được ghi nhận vào hệ thống.
Ngày 3: Chạy báo cáo và lọc danh sách
- Vào Báo cáo bán hàng theo sản phẩm, chọn khoảng 60 ngày gần nhất.
- Lọc top 30 sản phẩm doanh thu cao, đánh dấu nhóm có tỷ lệ lợi nhuận gộp thấp.
Ngày 4: Phân tích nguyên nhân
- Với từng sản phẩm trong danh sách, xác định nguyên nhân cụ thể (theo bảng ở mục 3).
- Ghi chú lại, không vội ra quyết định ngay.
Ngày 5–6: Lên kế hoạch xử lý
- Ưu tiên 3–5 sản phẩm có ảnh hưởng lớn nhất.
- Xác định hành động cụ thể: điều chỉnh giá, kết thúc KM, giảm nhập, hay thay thế sản phẩm.
Ngày 7: Triển khai và đặt lịch theo dõi
- Thực hiện điều chỉnh đầu tiên.
- Đặt lịch nhắc review báo cáo sau 30 ngày.
—
9. Sai Lầm Phổ Biến Cần Tránh
Trong quá trình quản lý bán hàng và tối ưu danh mục, đây là những sai lầm hay gặp nhất:
❌ Chỉ nhìn vào doanh thu, bỏ qua lợi nhuận gộp
Doanh thu là con số dễ nhìn và dễ khiến bạn cảm thấy tốt. Nhưng nó không nói lên được bạn thực sự kiếm được bao nhiêu.
❌ Không cập nhật giá vốn khi nhập hàng mới
Giá nhập thay đổi theo mùa, theo nhà cung cấp. Nếu không cập nhật, toàn bộ báo cáo lợi nhuận sẽ sai — và bạn đang ra quyết định dựa trên dữ liệu không chính xác.
❌ Tăng giá đột ngột mà không có lộ trình
Khách hàng nhạy cảm với giá, đặc biệt ở phân khúc tạp hóa, bán lẻ thực phẩm. Tăng giá cần có lộ trình và thông báo hợp lý, không nên tăng một lần quá nhiều.
❌ Xử lý tất cả sản phẩm lãi thấp cùng lúc
Mỗi sản phẩm có vai trò khác nhau trong danh mục — một số sản phẩm lãi thấp nhưng có tác dụng kéo khách, tăng tần suất ghé thăm. Hãy phân tích từng trường hợp thay vì áp dụng cùng một giải pháp cho tất cả.
❌ Không giao trách nhiệm rõ ràng
Nếu không có người chịu trách nhiệm theo dõi KPI lợi nhuận định kỳ, mọi nỗ lực sẽ chỉ là “làm một lần rồi thôi”. Tối ưu danh mục cần là một quy trình vận hành thường xuyên, không phải dự án một lần.
❌ Nhầm lẫn giữa sản phẩm lãi thấp cần loại bỏ và sản phẩm chiến lược
Một số sản phẩm có thể lãi thấp vì đang trong giai đoạn thâm nhập thị trường hoặc phục vụ mục tiêu giữ chân khách hàng. Hãy đặt câu hỏi: “Nếu bỏ sản phẩm này, khách hàng có ảnh hưởng gì không?” trước khi quyết định.
—
Kết Luận: Quản Lý Bán Hàng Hiệu Quả Không Chỉ Là Bán Nhiều Hơn
Bán đều không có nghĩa là lãi đều. Và tăng doanh thu không tự động đồng nghĩa với tăng lợi nhuận.
Điều thực sự tạo ra sự khác biệt trong vận hành bán lẻ là khả năng nhìn thấy đúng dữ liệu, đúng lúc, và hành động có cơ sở. Việc lọc ra nhóm sản phẩm “doanh thu cao – lãi thấp” không phải để bạn cắt giảm tất cả, mà để bạn hiểu rõ hơn danh mục của mình đang hoạt động như thế nào — và điều chỉnh một cách thông minh.
VMASS được xây dựng để hỗ trợ chính xác điều này: từ việc theo dõi giá vốn, đồng bộ dữ liệu online offline, đến báo cáo lợi nhuận chi tiết theo từng sản phẩm và kênh bán. Tất cả trong một hệ thống, không cần dùng nhiều công cụ rời rạc.
Nếu bạn đang muốn bắt đầu tối ưu lợi nhuận từ chính danh mục hàng hóa hiện có — không cần tăng thêm vốn hay mở thêm kênh mới — hãy thử bắt đầu với 7 ngày triển khai theo hướng dẫn trong bài này.
👉 Dùng thử VMASS miễn phí và khám phá báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm tại [vmass.vn](https://vmass.vn) — không cần cam kết, không cần thẻ tín dụng.
Tìm hiểu thêm về VMASS