Muốn có mã QR chuyển khoản trên hóa đơn, bạn khai báo ngân hàng, số tài khoản và tên chủ tài khoản trong phần mềm bán hàng. Mỗi lần in, phần mềm tạo mã VietQR ghi sẵn tổng tiền của hóa đơn đó, khách quét là ra đúng số. Thu ngân vẫn phải thấy tiền vào tài khoản rồi mới giao hàng.
QR dán quầy và QR in trên hóa đơn khác nhau thế nào?
QR dán quầy chỉ chứa số tài khoản, khách phải tự gõ số tiền. QR in trên hóa đơn chứa cả số tài khoản lẫn số tiền của đúng đơn đó, nên khách không phải gõ gì.
Nhiều cửa hàng bắt đầu bằng một tấm QR tĩnh tạo trong app ngân hàng, in ra dán cạnh máy tính tiền. Cách này rẻ và nhanh, nhưng mọi lỗi về số tiền đều rơi vào khâu khách tự nhập: gõ thiếu một số 0, gõ nhầm 450.000 thành 405.000, hoặc chuyển trước khi thu ngân cộng xong đơn. Bảng dưới so sánh hai cách.
| Tiêu chí | QR tĩnh dán quầy | QR có số tiền in trên hóa đơn |
|---|---|---|
| Số tiền | Khách tự gõ | Có sẵn, bằng tổng tiền hóa đơn |
| Lỗi hay gặp | Gõ sai số, chuyển thiếu, chuyển hai lần | Khách quét nhầm hóa đơn của bàn khác, hoặc số tiền bị sửa (tùy app ngân hàng) |
| Cần thiết bị gì | Không, chỉ cần tờ giấy in mã | Phần mềm bán hàng và máy in hóa đơn |
| Đối chiếu tiền vào | Khó, nhiều giao dịch lẻ số giống nhau | Dễ hơn, mỗi giao dịch khớp một hóa đơn theo số tiền và giờ |
| Hợp với | Quầy ít đơn, chủ tự đứng bán | Quầy có nhân viên thu ngân, quán phục vụ tại bàn, đơn giá trị lẻ khó nhẩm |
Hai cách không loại trừ nhau. Nhiều quán vẫn để QR tĩnh ở quầy cho khách mua lẻ, còn hóa đơn in ra thì có QR kèm số tiền.
VietQR là gì, ngân hàng nào quét được?
VietQR là thương hiệu mã QR chuyển khoản liên ngân hàng do NAPAS cùng 14 ngân hàng thành viên ban đầu ra mắt ngày 15/6/2021, dùng cho dịch vụ chuyển nhanh NAPAS 247.
Theo thông tin từ Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, mã VietQR tuân theo chuẩn thanh toán QR của EMVCo và tiêu chuẩn cơ sở về mã QR của Ngân hàng Nhà nước. Mã có thể chứa số tài khoản, mã ngân hàng, số tiền và nội dung chuyển khoản. Khách quét bằng app ngân hàng là các ô này được điền sẵn, không phải chọn ngân hàng hay gõ số tài khoản. Tạp chí Thị trường Tài chính Tiền tệ cũng ghi dịch vụ chạy theo thời gian thực, 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày mỗi tuần.
Danh sách ngân hàng tham gia đã mở rộng nhiều sau năm 2021 và còn thay đổi. Cách chắc nhất là in thử một hóa đơn rồi quét bằng app của vài ngân hàng mà khách bạn hay dùng.
Cần chuẩn bị gì để in mã QR chuyển khoản trên hóa đơn?
Bạn cần một tài khoản nhận tiền, phần mềm bán hàng có chỗ khai báo tài khoản đó, và máy in hóa đơn in đủ nét để camera điện thoại đọc được mã.
- ☐ Tài khoản nhận tiền: nên dùng một tài khoản riêng cho cửa hàng, không lẫn với chi tiêu cá nhân, để cuối ngày đối chiếu không phải lọc giao dịch.
- ☐ Thông tin chính xác: tên ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản đúng như trong app ngân hàng. Sai một chữ số là tiền đi chỗ khác.
- ☐ Điện thoại nhận thông báo biến động số dư đặt ở quầy, hoặc thu ngân được xem thông báo này.
- ☐ Máy in nhiệt còn đầu in tốt, giấy không quá mờ. Khổ 80 mm thường cho mã dễ quét hơn khổ 58 mm.
- ☐ Kết nối mạng ở máy tính hoặc điện thoại dùng để in hóa đơn, vì ảnh mã QR thường được tạo qua dịch vụ trực tuyến lúc in.
Về chi phí: tạo mã QR thường không tốn tiền. Phí nhận chuyển khoản, nếu có, do ngân hàng của bạn quy định, nên hỏi ngân hàng nếu bạn dùng tài khoản doanh nghiệp.
Làm việc này trên VMASS
Trên VMASS, bạn chỉ cần khai báo tài khoản nhận tiền một lần. Từ đó hóa đơn in ra tự có mã VietQR ghi sẵn tổng tiền phải trả.
- Vào menu Thông tin tài khoản, kéo xuống khối THÔNG TIN THANH TOÁN.
- Chọn Ngân hàng trong danh sách, nhập Chủ tài khoản và Số tài khoản. Cả ba ô đều phải có.
- Bấm CẬP NHẬT THÔNG TIN CỬA HÀNG. Khi đã đủ ngân hàng và số tài khoản, trang hiện một mã QR tĩnh của tài khoản để bạn quét thử bằng app ngân hàng xem tên chủ tài khoản có đúng không.
- Tạo một đơn thử ở màn hình bán hàng và in hóa đơn. Cuối hóa đơn có mã QR, bên cạnh là tên chủ tài khoản, số tài khoản và tên ngân hàng. Ở quán dùng sơ đồ bàn, phiếu tạm tính in ra cũng kèm mã này.
- Quét mã trên hóa đơn thử bằng hai, ba app ngân hàng khác nhau. Kiểm số tiền hiện ra có bằng tổng tiền trên hóa đơn không, rồi mới dùng với khách thật.
- Khi khách trả bằng chuyển khoản, chọn hình thức Chuyển khoản lúc thanh toán đơn, đừng để mặc định Tiền mặt. Màn Chốt ca dựa vào lựa chọn này để cộng riêng dòng tổng Chuyển khoản.
Ba điều nên biết trước:
- Mã QR trên hóa đơn VMASS chứa số tài khoản và số tiền, không kèm nội dung chuyển khoản (ví dụ mã hóa đơn). Bạn đối chiếu theo số tiền và giờ, hoặc nhờ khách ghi số bàn hay tên vào nội dung.
- VMASS hiện không tự xác nhận tiền đã vào tài khoản cửa hàng. Thu ngân cần tự kiểm, theo các bước ở mục dưới.
- Ảnh mã QR được lấy từ dịch vụ VietQR trực tuyến lúc in, nên máy tính hoặc điện thoại chạy VMASS cần có mạng lúc in hóa đơn. Khi mất mạng, hãy dùng tạm QR tĩnh ở quầy và để khách tự nhập số tiền. Bài bán hàng khi mất mạng nói thêm cách giữ quầy chạy lúc rớt mạng.
Nếu bạn tính tiền bằng điện thoại thay vì máy tính, xem thêm hướng dẫn tính tiền trên điện thoại cho cửa hàng nhỏ để chọn cách in phiếu phù hợp.
Khách quét mã xong, kiểm tiền vào thế nào?
Chỉ giao hàng khi chính bạn thấy tiền đã vào tài khoản, qua thông báo biến động số dư hoặc app ngân hàng, với đúng số tiền và giờ của hóa đơn.
- Xem thông báo của ngân hàng bạn, không xem màn hình điện thoại của khách. Màn hình “chuyển khoản thành công” của khách chỉ cho biết lệnh đã gửi đi, và có thể là ảnh chụp cũ hoặc ảnh sửa.
- Khớp số tiền với tổng tiền trên hóa đơn. Lệch dù nhỏ cũng hỏi lại khách ngay tại quầy, lúc đó dễ xử lý hơn cuối ngày.
- Khớp giờ. Quầy đông có thể có hai giao dịch cùng số tiền gần nhau. Ghi chú số bàn hay tên khách nếu cần.
- Khách chuyển thiếu: thu nốt phần còn thiếu bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản lần hai, rồi ghi chú vào đơn khoản nào trả bằng cách nào.
- Khách chuyển thừa: trả lại phần thừa bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản lại, và ghi chú vào đơn để cuối ca không bị lệch.
- Chưa thấy tiền sau vài phút: nhờ khách kiểm lịch sử giao dịch trong app. Đừng giao hàng chỉ vì khách nói “đã chuyển rồi”.
- Chọn đúng hình thức trên đơn: thanh toán bằng chuyển khoản thì đơn phải ghi Chuyển khoản. Đây là bước hay bị bỏ qua nhất khi quầy đông.
Ví dụ minh họa: một quán cà phê hai thu ngân, khách bàn 5 quét QR trên phiếu tạm tính và chuyển 185.000 đồng. Thu ngân thấy thông báo 185.000 đồng lúc 19:42, khớp phiếu bàn 5 in lúc 19:40, chọn Chuyển khoản và đóng đơn. Hai phút sau có thêm một giao dịch 185.000 đồng của bàn 8, nên ghi chú số bàn giúp tách hai khoản.
Cuối ca đối chiếu tiền chuyển khoản thế nào?
Cuối ca, cộng các giao dịch vào tài khoản trong giờ ca làm, rồi so với tổng tiền các đơn ghi Chuyển khoản trong ca đó. Hai con số phải bằng nhau.
Nếu lệch, thường do ba nguyên nhân: đơn chuyển khoản bị ghi nhầm là tiền mặt, khách chuyển thừa hoặc thiếu chưa được ghi lại, hoặc có giao dịch không liên quan đến bán hàng vào cùng tài khoản. Lý do cuối là lý do nên tách tài khoản riêng cho cửa hàng. Cách lập bảng đối soát chi tiết cho cả tiền mặt, chuyển khoản và ví điện tử có trong bài đối soát tiền mặt, chuyển khoản theo ca. Còn các bước bấm chốt ca trên phần mềm, xem bài chốt ca cửa hàng từ quầy thu ngân.
Câu hỏi thường gặp
In mã QR chuyển khoản lên hóa đơn có mất phí không?
Không cần mua thêm dịch vụ nào: trên VMASS, mã QR có số tiền tự in kèm hóa đơn khi bạn đã khai báo tài khoản nhận tiền. Phí nhận chuyển khoản, nếu có, do ngân hàng của bạn quy định, nên hỏi lại ngân hàng nếu dùng tài khoản doanh nghiệp.
Khách quét mã rồi có sửa được số tiền không?
Tùy app ngân hàng của khách, nên đừng mặc định là số tiền không đổi được. Vì vậy thu ngân luôn phải so số tiền thực nhận trong thông báo của ngân hàng mình với tổng tiền trên hóa đơn trước khi giao hàng.
VMASS có tự báo khi khách đã chuyển khoản không?
Không. VMASS hiện chưa tự xác nhận tiền vào tài khoản của cửa hàng. Hãy bật thông báo biến động số dư trên một điện thoại đặt ở quầy, kiểm từng giao dịch, rồi chọn hình thức Chuyển khoản cho đơn.
Hóa đơn khổ 58 mm có in mã QR quét được không?
Thường được nếu máy in còn nét, nhưng mã có thể nhỏ hơn so với khổ 80 mm. Trước khi dùng thật, in thử một hóa đơn và quét bằng vài app ngân hàng khác nhau; quét chậm hoặc không nhận thì thay giấy, vệ sinh đầu in hoặc đổi sang khổ 80 mm.
Nên dùng tài khoản cá nhân hay tài khoản riêng để nhận tiền?
Nên dùng tài khoản riêng cho cửa hàng. Khi tài khoản chỉ nhận tiền bán hàng, tổng giao dịch trong ca gần như bằng tổng đơn chuyển khoản, việc đối chiếu cuối ca nhanh hơn và ít nhầm hơn so với tài khoản lẫn chi tiêu cá nhân.
Mã QR có sẵn số tiền bớt được lỗi khách gõ sai, nhưng không thay được bước kiểm tiền vào của thu ngân. Khai báo tài khoản một lần, in thử, kiểm tiền trước khi giao hàng và chọn đúng hình thức thanh toán giúp cuối ca dễ khớp hơn. Nếu bạn chưa dùng phần mềm, có thể đăng ký VMASS miễn phí để thử in hóa đơn có QR, hoặc đọc trước phần mềm quản lý bán hàng là gì.