Tính tiền trên điện thoại cần ba thứ: một phần mềm bán hàng chạy được trên điện thoại, danh mục hàng có sẵn giá, và mạng ổn định. Khi bán, bạn quét mã bằng camera hoặc gõ tên hàng, chọn cách trả tiền, chốt đơn. Muốn đưa phiếu cho khách thì thêm máy in nhiệt phần mềm hỗ trợ.
Điện thoại có thay được máy tính tiền không?
Được, với cửa hàng ít đơn cùng lúc và một người đứng quầy. Khi quầy đông, cần quét nhanh liên tục hoặc hay mất mạng, máy tính hay máy POS có máy quét riêng vẫn ổn định hơn.
Điện thoại có lợi thế là bạn đã có sẵn, cầm đi được khắp cửa hàng và có camera để quét mã. Điểm yếu là màn hình nhỏ, camera quét chậm hơn máy quét chuyên dụng, pin có hạn và việc in phiếu phụ thuộc phần mềm hỗ trợ loại máy in nào. Bảng dưới so sánh ba cách bố trí quầy phổ biến.
| Tiêu chí | Chỉ dùng điện thoại | Máy tính + máy in + máy quét | Máy POS cầm tay hoặc để bàn |
|---|---|---|---|
| Thiết bị phải mua thêm | Ít nhất (có thể thêm máy in, giá đỡ) | Nhiều nhất | Một máy, giá tùy dòng |
| Tốc độ quét mã | Camera: chậm hơn, kém khi thiếu sáng | Nhanh nhất với máy quét riêng | Thường có đầu quét riêng |
| In phiếu cho khách | Chỉ với máy in phần mềm hỗ trợ | Ổn định, nhiều lựa chọn | Thường có máy in liền |
| Khi mất mạng | Tùy phần mềm, nhiều ứng dụng cần mạng | Có thể bán tiếp nếu dùng phần mềm cài trên máy hỗ trợ offline | Tùy phần mềm cài trên máy |
| Hợp với | Sạp chợ, quán nhỏ, bán hàng lưu động, chủ shop tự đứng quầy | Tạp hóa, siêu thị mini đông khách | Quán cần di chuyển giữa các bàn, quầy hẹp |
Nhiều cửa hàng kết hợp: quầy chính dùng máy tính, điện thoại để bán thêm lúc đông hoặc để chủ xem đơn khi vắng mặt. Nếu đang cân nhắc giữa các phần mềm, xem thêm 7 tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán hàng.
Cần chuẩn bị gì trước khi tính tiền trên điện thoại?
Cần chuẩn bị danh mục hàng có giá, mã vạch cho hàng chưa có mã, mạng ổn định và quyết định có in phiếu hay không. Làm xong những việc này trước giờ mở cửa thì ca đầu tiên sẽ ít vướng.
- ☐ Nhập danh mục hàng: tên, giá bán, đơn vị tính, mã vạch nếu có. Nhập trên máy tính rồi dùng trên điện thoại sẽ nhanh hơn gõ từng món trên màn hình nhỏ.
- ☐ Hàng tự đóng gói hoặc hàng cân chưa có mã: đặt mã nội bộ và in tem trước. Cách làm có trong bài cách tạo mã vạch cho sản phẩm chưa có mã.
- ☐ Mạng: Wi-Fi của cửa hàng và 4G dự phòng trên chính điện thoại.
- ☐ Pin: sạc dự phòng hoặc dây sạc cắm sẵn ở quầy; tắt bớt ứng dụng chạy nền.
- ☐ Giá đỡ điện thoại: để rảnh tay khi đếm tiền, đưa hàng.
- ☐ Máy in nhiệt (nếu cần phiếu): kiểm danh sách máy in và kiểu kết nối phần mềm hỗ trợ trước khi mua, chọn khổ giấy 58 mm hoặc 80 mm cho đúng.
- ☐ Tài khoản riêng cho từng nhân viên, chỉ mở quyền bán hàng.
Các bước tính một đơn trên điện thoại
Một đơn gồm năm bước: thêm hàng, chỉnh số lượng, áp giảm giá hoặc phí, chọn cách khách trả tiền, rồi chốt đơn và in hoặc gửi phiếu. Phần mềm nào cũng đi theo trình tự gần như vậy.
- Thêm hàng vào đơn. Quét mã vạch bằng camera hoặc gõ vài chữ trong tên hàng rồi chọn. Hàng có nhiều size, màu thì chọn đúng biến thể.
- Chỉnh số lượng. Bấm tăng giảm hoặc gõ số. Kiểm lại tổng số món trước khi sang bước sau.
- Giảm giá, thuế, phí khác. Chỉ nhập khi có: giảm giá cho khách quen, phí giao hàng, phụ thu.
- Chọn cách trả tiền. Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ hoặc ghi nợ. Ghi nợ thì phải chọn đúng khách để sau này thu.
- Chốt đơn và đưa phiếu. In phiếu nếu có máy in, hoặc để khách xem tổng trên màn hình. Chuyển khoản thì xem tiền đã vào tài khoản rồi mới giao hàng.
Ví dụ minh họa: một sạp tạp hóa một người bán, khách mua 3 món. Người bán quét 2 món có mã, gõ tên món thứ ba, khách chuyển khoản, người bán xem thông báo tiền vào rồi bấm chốt đơn. Cuối ngày, đối chiếu tổng tiền mặt và tổng chuyển khoản trong phần mềm với tiền thực có.
In hóa đơn từ điện thoại thế nào?
Điện thoại in được phiếu khi phần mềm hỗ trợ đúng kiểu kết nối của máy in: cáp USB qua cổng OTG, mạng LAN/Wi-Fi hoặc Bluetooth. Mỗi phần mềm hỗ trợ một phần khác nhau, nên kiểm trước khi mua máy in.
- USB qua OTG: cắm máy in vào điện thoại bằng cáp OTG. Gọn, không cần mạng nội bộ, nhưng thường chỉ chạy trên Android và chỉ với một số dòng máy.
- LAN/Wi-Fi: máy in nối vào mạng của cửa hàng, có địa chỉ IP riêng. Nhiều thiết bị dùng chung một máy in. Cần đặt IP cố định cho máy in để không phải cài lại.
- Bluetooth: không cần dây, nhưng phải ghép đôi và hay mất kết nối khi đi xa. Không phải phần mềm nào cũng hỗ trợ.
Khổ giấy 80 mm cho phiếu dễ đọc, hợp quầy cố định; 58 mm gọn hơn, hợp máy in nhỏ. In lỗi thì đừng tạo lại đơn để in: tìm nút in lại trên đơn vừa chốt, tránh bị tính trùng doanh thu.
Làm việc này trên VMASS
Trên VMASS có hai cách tính tiền bằng điện thoại: mở trang quản lý cửa hàng trên trình duyệt điện thoại, hoặc dùng ứng dụng VMASS cho điện thoại. Cả hai dùng chung dữ liệu cửa hàng với bản web trên máy tính.
Cách 1: trên trình duyệt điện thoại.
- Đăng nhập trang cửa hàng của bạn (dạng tên-cửa-hàng.vmass.vn) bằng trình duyệt trên điện thoại.
- Vào màn bán hàng. Với cửa hàng bán lẻ, tạp hóa (không phải quán ăn uống), trên màn hình điện thoại sẽ có một nút quét mã nổi.
- Bấm nút quét, cho phép trình duyệt dùng camera, đưa mã vạch vào khung. Mã quét được tự điền vào ô tìm và tìm hàng ngay.
Cách 2: ứng dụng VMASS cho điện thoại.
- Ở Trang chủ, bấm Bán POS. Hoặc vào tab Quét mã, chọn Tạo đơn rồi quét; mã quét được đưa vào giỏ hàng. Cũng có thể gõ vào ô “Quét mã hoặc nhập tên sản phẩm…”.
- Nhập Giảm giá, Thuế, Phí khác nếu có. Đơn giao hàng có nút Tính phí ship và cần đủ số điện thoại, địa chỉ của khách.
- Chọn cách trả: Tiền mặt, Chuyển khoản, Thẻ hoặc Công nợ. Đơn công nợ phải có thông tin khách.
- Nếu cửa hàng đã bật hóa đơn điện tử (gói Pro, qua MISA hoặc SePay), tích ô Tạo nháp HĐĐT khi thanh toán hoặc Phát hành HĐĐT chính thức.
- Bấm Thanh toán. Lỡ bấm lại khi mạng chậm, hệ thống trả về đúng đơn đã tạo chứ không tạo đơn thứ hai.
- In phiếu: vào Cài đặt → Kết nối máy in, thêm máy in kiểu LAN/Wi-Fi (nhập IP và cổng) hoặc USB, chọn khổ 58mm hoặc 80mm. Đơn vẫn được ghi nhận dù in lỗi; khi đó bấm In lại hóa đơn.
Giới hạn cần biết: tự động in phiếu nhiệt từ ứng dụng hiện chỉ chạy trên Android; in qua cáp USB OTG mới hỗ trợ dòng XPrinter 350B; kết nối Bluetooth có trong danh sách nhưng chưa bật trong bản hiện tại. Cả hai cách đều cần mạng. Quầy hay mất mạng nên đặt thêm một máy Windows chạy phần mềm bán hàng offline của VMASS. Chốt ca, xem báo cáo và phân quyền nhân viên làm trên bản web; cách bàn giao tiền cuối ca có trong bài chuẩn hóa thao tác thu ngân và chốt ca.
Những lỗi hay gặp khi tính tiền bằng điện thoại
Lỗi hay gặp nhất là mạng chập chờn, camera quét chậm, nhân viên tự sửa giá và quên chốt ca. Phần lớn xử lý được bằng chuẩn bị trước và phân quyền.
- Mạng chập chờn: bấm thanh toán nhiều lần vì tưởng chưa được. Chờ kết quả, kiểm danh sách đơn trước khi bấm lại; bật 4G dự phòng.
- Camera không bắt mã: thiếu sáng, mã nhăn hoặc bóng. Bật thêm đèn ở quầy, giữ mã phẳng, cách camera một gang tay. Quét không được thì gõ tên hàng.
- Nhân viên sửa giá, giảm giá tùy ý: dùng tài khoản riêng cho từng người và nhóm quyền chỉ cho bán. Xem cách chia quyền trong bài phân quyền nhân viên cửa hàng bán lẻ.
- Ghi nợ không chọn khách: cuối tháng không biết ai nợ. Đặt quy định: không có tên và số điện thoại thì không cho ghi nợ.
- Quên chốt ca: tiền mặt lệch mà không biết lệch từ ca nào. Chốt ca mỗi lần đổi người, kể cả khi chỉ có chủ và một người phụ.
- Hết pin giữa giờ đông: cắm sạc cố định ở quầy, không dùng điện thoại đó để gọi video hay xem phim.
Câu hỏi thường gặp
Có phần mềm tính tiền trên điện thoại miễn phí không?
Có. Nhiều phần mềm có gói miễn phí để bắt đầu, nhưng thường giới hạn số mặt hàng, số nhân viên hoặc tính năng. Gói miễn phí của VMASS cho tối đa 30 sản phẩm, đủ để bán thử với nhóm hàng chính trước khi quyết định nâng gói.
Điện thoại quét mã vạch có nhanh bằng máy quét không?
Không. Camera điện thoại quét được mã vạch nhưng chậm hơn máy quét chuyên dụng, nhất là khi thiếu sáng hoặc mã bị nhăn. Quầy ít khách thì đủ dùng; quầy đông khách nên có thêm máy quét riêng cho thu ngân.
Tính tiền trên điện thoại có in được hóa đơn không?
Có, nếu phần mềm hỗ trợ đúng máy in. Trên ứng dụng VMASS, in tự động chạy trên Android với máy in nhiệt nối mạng LAN/Wi-Fi hoặc dòng XPrinter 350B qua cáp USB OTG. Hãy kiểm danh sách hỗ trợ trước khi mua máy in.
Mất mạng thì có tính tiền trên điện thoại được không?
Không, với VMASS trên điện thoại. Hiện chỉ ứng dụng VMASS cho Windows bán được khi mất mạng; bản trình duyệt và ứng dụng điện thoại cần mạng để tạo đơn. Quầy hay mất mạng nên đặt thêm một máy Windows, ứng dụng tự gửi đơn lên khi có mạng lại.
Tính tiền trên điện thoại có xuất được hóa đơn điện tử không?
Có, trên VMASS khi cửa hàng dùng gói Pro và đã kết nối hóa đơn điện tử qua MISA hoặc SePay. Lúc thanh toán trên ứng dụng điện thoại, bạn chọn tạo nháp hoặc phát hành hóa đơn điện tử chính thức cho đơn đó.
Điện thoại đủ để một cửa hàng nhỏ bắt đầu tính tiền, miễn là danh mục hàng gọn, mạng ổn định và bạn biết rõ giới hạn in phiếu của phần mềm. Khi đơn nhiều lên, thêm máy quét hoặc một quầy máy tính mà không phải đổi dữ liệu. Muốn thử trên điện thoại của mình, bạn có thể đăng ký VMASS miễn phí; nếu chưa rõ phần mềm bán hàng làm được gì, đọc trước bài phần mềm quản lý bán hàng là gì.