Tuổi tồn kho là số ngày một mặt hàng đã nằm trong kho kể từ lần nhập. Kiểm kê khớp sổ chỉ cho biết bạn còn bao nhiêu hàng, không cho biết hàng đó đã đứng yên bao lâu. Muốn gỡ vốn, hãy tính tuổi tồn và số ngày bán hết cho từng mặt hàng, rồi tách hàng chậm ra xử lý riêng.
Tuổi tồn kho là gì và vì sao kiểm kê đúng vẫn bị giam vốn?
Tuổi tồn kho đo thời gian, còn kiểm kê đo số lượng. Hai con số này trả lời hai câu hỏi khác nhau, nên sổ khớp từng đơn vị mà tiền vẫn có thể nằm chết trên kệ.
Lấy hai mặt hàng cùng tồn 20 cái. Một món vừa nhập tuần trước và mỗi ngày bán 3 cái. Món kia nhập từ ba tháng trước và cả tháng chỉ bán được 2 cái. Trên báo cáo tồn, cả hai đều ghi “20”. Ngoài thực tế, món thứ nhất sẽ quay về thành tiền trong khoảng một tuần, còn món thứ hai có thể giữ vốn của bạn gần một năm.
Hàng chậm luân chuyển ít khi gây chú ý vì nó không làm thiếu hàng, không làm khách phàn nàn. Nó chỉ làm ba việc âm thầm: chiếm chỗ trên kệ, giữ tiền lẽ ra dùng để nhập hàng bán chạy, và với hàng có hạn dùng thì tiến dần tới ngày phải bỏ. Nếu bạn đang gặp tình trạng doanh thu đều mà cuối tháng vẫn thiếu tiền nhập hàng, hãy nhìn vào tuổi tồn trước khi nhìn vào chỗ khác.
Tính tuổi tồn kho và số ngày bán hết như thế nào?
Bạn cần ba con số cho mỗi mặt hàng: ngày nhập gần nhất, số đã bán trong 60 ngày qua và giá vốn. Từ đó tính được tuổi tồn, số ngày bán hết và số vốn đang nằm trong món đó.
| Chỉ số | Cách tính | Cho bạn biết điều gì |
|---|---|---|
| Tuổi tồn (ước tính) | Hôm nay − ngày nhập gần nhất | Hàng đã đứng trong kho tối thiểu bao lâu |
| Bán trung bình mỗi ngày | Số đã bán trong 60 ngày ÷ 60 | Tốc độ bán thật, không theo cảm giác |
| Số ngày bán hết | Tồn hiện tại ÷ bán trung bình mỗi ngày | Với tốc độ hiện nay, bao lâu nữa mới bán hết số đang có |
| Vốn đang giam | Tồn hiện tại × giá vốn bình quân | Số tiền sẽ quay về nếu bán hết |
Tuổi tồn tính theo ngày nhập gần nhất là con số thấp nhất có thể. Nếu bạn nhập nhiều đợt mà đợt cũ chưa bán hết, phần hàng cũ thực ra còn già hơn. Vì vậy hãy xem thêm số ngày bán hết: món vừa nhập hôm qua nhưng cần 300 ngày mới bán hết vẫn là hàng chậm.
Ví dụ minh họa: một tiệm tạp hóa lấy năm mặt hàng để thử.
| Mặt hàng | Tồn | Bán 60 ngày | Bán/ngày | Số ngày bán hết | Nhập gần nhất | Giá vốn | Vốn đang giam |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nước suối 500ml | 48 | 360 | 6 | 8 | 5 ngày trước | 3.500đ | 168.000đ |
| Dầu gội 650ml | 14 | 21 | 0,35 | 40 | 35 ngày trước | 95.000đ | 1.330.000đ |
| Nước giặt túi 3,8kg | 10 | 9 | 0,15 | khoảng 67 | 50 ngày trước | 145.000đ | 1.450.000đ |
| Bánh quy hộp thiếc | 30 | 6 | 0,1 | 300 | 80 ngày trước | 62.000đ | 1.860.000đ |
| Ổ cắm điện | 12 | 0 | 0 | không bán hết được | 120 ngày trước | 55.000đ | 660.000đ |
Tổng vốn của năm món là 5.468.000đ. Ba món cuối giữ 3.970.000đ, tức khoảng 73% số vốn, trong khi nước suối, món bán nhiều nhất, chỉ giữ 168.000đ. Kiểm kê cả năm món đều có thể khớp, nhưng bảng này mới cho thấy tiền đang kẹt ở đâu.
Nên chia hàng chậm luân chuyển thành mấy nhóm?
Bốn nhóm là đủ cho cửa hàng nhỏ: chạy, theo dõi, chậm và đứng. Mỗi nhóm có một cách xử lý riêng, nên bạn không phải quyết định lại cho từng mặt hàng.
| Nhóm | Dấu hiệu (mốc gợi ý) | Việc cần làm | Trong ví dụ |
|---|---|---|---|
| Chạy | Bán hết trong 30 ngày | Giữ mức nhập, đừng để thiếu | Nước suối |
| Theo dõi | Bán hết trong 31–60 ngày | Giảm số lượng mỗi lần nhập, xem lại sau 2 tuần | Dầu gội |
| Chậm | Cần 61–120 ngày mới bán hết, hoặc nhập đã hơn 60 ngày | Ngừng nhập, đẩy bán có thời hạn | Nước giặt |
| Đứng | Không bán được trong 60 ngày, hoặc cần hơn 120 ngày mới bán hết | Thu hồi vốn: trả nhà cung cấp, bán xả, tặng kèm | Bánh quy, ổ cắm |
Các mốc 30, 60, 120 ngày chỉ là điểm xuất phát. Hàng có hạn dùng ngắn (sữa, bánh tươi) nên dùng mốc ngắn hơn nhiều. Hàng bền như đồ điện, đồ gia dụng có thể nới ra. Điều quan trọng là bạn ghi mốc mình chọn và dùng đúng mốc đó ở mọi lần xem lại, để so được tháng này với tháng trước.
Trước khi xếp món nào vào nhóm Đứng, hãy tách riêng hàng theo mùa. Bánh kẹo Tết bán chậm vào tháng 8 là chuyện bình thường; thứ cần xử lý là món đã qua mùa mà vẫn còn nguyên. Nếu muốn xem thêm cách cân giữa hàng bán chạy và bán chậm khi đặt hàng mỗi tuần, đọc bài quản lý hàng bán chạy, bán chậm ở tạp hóa khi nhập hàng tuần.
Xử lý từng nhóm hàng chậm ra sao để thu hồi vốn?
Làm theo thứ tự: chắc chắn số liệu đúng, ngừng nhập, rồi mới tới giảm giá hay trả hàng. Giảm giá trước khi kiểm lại số liệu dễ khiến bạn bán xả một món thật ra đã hết trên kệ.
- Đếm lại thực tế các món nhóm Chậm và Đứng. Hàng chậm hay bị đặt sai chỗ, hỏng bao bì hoặc đã hết hạn mà chưa ai ghi xuất.
- Ngừng nhập mọi món nhóm Chậm và Đứng cho tới khi tồn về mức bạn đặt. Báo cho người hay đi lấy hàng để không ai nhập theo thói quen.
- Hỏi nhà cung cấp về đổi hoặc trả hàng chưa bán, nhất là hàng còn nguyên thùng. Đây là cách lấy lại vốn mà không mất tiền chênh lệch giá.
- Đưa ra chỗ dễ thấy và bán kèm với món bán chạy cùng nhu cầu, ví dụ dầu gội đặt cạnh sữa tắm.
- Giảm giá có thời hạn (3–7 ngày) cho nhóm Đứng. Tính trước bạn chấp nhận mất bao nhiêu để lấy lại bao nhiêu tiền.
- Ghi xuất hủy phần hàng hết hạn hoặc hỏng, để tồn và giá trị tồn trên sổ đúng với thực tế.
- Ghi lại lý do món đó chậm (nhập dư, hết mùa, khách không chuộng, đối thủ bán rẻ hơn) để lần đặt hàng sau tránh lặp lại.
Ví dụ minh họa với hộp bánh quy ở trên: giá vốn 62.000đ, bán xả 55.000đ một hộp. Bán hết 30 hộp, tiệm lỗ 210.000đ so với giá vốn nhưng rút về 1.650.000đ tiền mặt để nhập hàng bán chạy. Để bánh đó thêm vài tháng nữa, rủi ro là cận hạn rồi phải bỏ, khi đó mất cả 1.860.000đ. Trước khi giảm giá hàng loạt, hãy tính điểm hòa vốn như trong bài đo lời lỗ của chương trình khuyến mãi.
Đừng xử lý theo doanh thu. Món bán nhiều tiền chưa chắc có lãi, và món bán ít chưa chắc đáng bỏ nếu biên lãi cao và khách quen vẫn hỏi. Bài so sánh doanh thu và biên lợi nhuận của từng sản phẩm giúp bạn nhìn thêm góc lãi trước khi quyết định.
Làm sao để hàng chậm không tích lại sau khi đã xử lý?
Đặt mức nhập theo tốc độ bán thật và xem lại bảng tuổi tồn định kỳ. Hàng chậm phần lớn sinh ra từ một lần nhập quá tay, không phải từ việc khách đột ngột không mua.
Cách tính gợi ý cho mỗi mặt hàng:
- Tồn tối thiểu = bán trung bình mỗi ngày × số ngày chờ hàng về. Xuống tới mức này là phải đặt hàng.
- Tồn tối đa = bán trung bình mỗi ngày × (số ngày giữa hai lần nhập + số ngày chờ hàng). Không nhập vượt mức này dù nhà cung cấp chào giá tốt.
Ví dụ minh họa: nước suối bán 6 chai mỗi ngày, nhập mỗi 7 ngày, hàng về sau 2 ngày. Tồn tối thiểu là 12 chai, tồn tối đa là 6 × 9 = 54 chai. Với món nhóm Chậm, hãy hạ tồn tối đa xuống, hoặc chuyển sang nhập khi có khách đặt.
Lịch xem lại gợi ý:
- ☐ Mỗi 2 tuần: cập nhật bảng tuổi tồn cho nhóm Chậm và Đứng, xem món nào đã giảm.
- ☐ Mỗi tháng: tính lại cả bảng, so tổng vốn trong nhóm Chậm và Đứng với tháng trước.
- ☐ Sau Tết, sau mùa tựu trường, sau đợt khuyến mãi lớn: tính lại tồn tối thiểu, tối đa.
- ☐ Trước mỗi lần đặt hàng: liếc qua danh sách nhóm Chậm để không đặt thêm món đang đứng.
Chỉ số đáng theo dõi nhất là tổng vốn trong nhóm Chậm và Đứng. Hãy so với chính cửa hàng mình ở tháng trước, không so với một con số chuẩn chung. Bài checklist quản lý tồn kho 7 ngày có thêm các việc nên làm đều đặn với kho.
Làm việc này trên VMASS như thế nào?
VMASS chưa có báo cáo tuổi tồn tự động và không tự chia hàng thành bốn nhóm. Bạn lấy số liệu có sẵn trên VMASS rồi ghép bảng như trên, mất khoảng một buổi cho lần đầu.
- Lấy tồn và giá vốn: vào trang Kho, lọc theo danh mục, xem tồn hiện tại và trạng thái (còn hàng, tồn thấp, hết hàng) của từng mặt hàng. Giá vốn bình quân được VMASS tính lại sau mỗi lần nhập kho, và đầu trang có tổng giá trị tồn. Xuất danh sách tồn kho ra Excel để ghép bảng.
- Lấy số bán: vào trang Phân tích, chọn khoảng 60 ngày gần nhất, xem danh sách sản phẩm bán chạy và so với kỳ trước. Món đứng cuối danh sách hoặc không có mặt là ứng viên nhóm Chậm, Đứng.
- Xem ngày nhập: với từng ứng viên, mở lịch sử nhập của mặt hàng trên trang Kho để biết lần nhập gần nhất và giá nhập, rồi tính tuổi tồn.
- Đếm lại: tạo phiếu trên trang Kiểm kho cho các món nhóm Chậm và Đứng, nhập số đếm thực tế. Khi hoàn tất, tồn trên VMASS được chỉnh theo số đếm.
- Thu hồi vốn: trên trang Xuất kho, dùng phiếu trả nhà cung cấp cho hàng được trả, phiếu tiêu hủy (hết hạn, hư hỏng) cho hàng phải bỏ. Phiếu do nhân viên tạo cần được duyệt rồi mới trừ tồn.
- Đẩy bán: tạo chương trình trên trang Khuyến mãi có ngày bắt đầu và kết thúc, để giá xả không kéo dài ngoài ý muốn.
- Chặn nhập dư: đặt ngưỡng tồn tối thiểu cho từng mặt hàng để VMASS cảnh báo tồn thấp đúng lúc, thay vì nhập dự phòng cho chắc. Xem thêm cách thiết lập cảnh báo tồn kho thấp.
Lưu ý: VMASS cảnh báo khi hàng xuống thấp, không cảnh báo khi hàng nằm lâu. Phần nhắc hàng đứng vẫn là lịch xem lại 2 tuần một lần của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Tuổi tồn kho bao nhiêu ngày thì bị coi là chậm?
Không có mốc chung cho mọi ngành. Cửa hàng nhỏ có thể bắt đầu với mốc 60 ngày chưa bán hết là chậm và 60 ngày không bán được món nào là đứng, rồi rút ngắn cho hàng có hạn dùng ngắn và nới ra cho hàng bền.
Kiểm kê khớp sổ có nghĩa là tồn kho đang ổn không?
Không. Kiểm kê khớp chỉ cho biết số trên sổ đúng với số trên kệ. Nó không cho biết hàng đã nằm bao lâu hay bao giờ mới bán hết, nên vốn vẫn có thể bị giam trong những món đếm rất đúng.
Có nên bán dưới giá vốn để xả hàng tồn lâu không?
Có, khi số tiền rút về dùng được cho hàng bán chạy và giữ thêm thì rủi ro hết hạn hoặc lỗi mốt. Hãy hỏi nhà cung cấp về đổi trả trước, rồi tính rõ số lỗ chấp nhận được và đặt thời hạn cho đợt giảm giá.
VMASS có tự báo mặt hàng nào bán chậm không?
Không. VMASS có cảnh báo tồn thấp, lịch sử nhập từng mặt hàng, giá vốn bình quân và báo cáo sản phẩm bán chạy theo khoảng thời gian. Bảng tuổi tồn và bốn nhóm hàng do bạn ghép từ các số liệu đó.
Kiểm kê đúng là điều kiện cần, nhưng tiền chỉ quay vòng khi hàng rời kệ. Mỗi tháng dành một buổi để tính tuổi tồn, tách hàng chậm và ngừng nhập những món đang đứng là đủ để thấy vốn quay về. Nếu muốn có sẵn số tồn, giá vốn và số bán ở cùng một chỗ, bạn có thể dùng thử miễn phí VMASS.