Phần mềm bán hàng offline là phần mềm vẫn cho bạn tính tiền khi mất mạng: danh mục hàng, giá, khách hàng và sơ đồ bàn đã được lưu sẵn trên máy, đơn mới được ghi vào hàng chờ trên máy. Khi có mạng lại, phần mềm tự đẩy đơn lên hệ thống. Những việc cần mạng như hóa đơn điện tử thì làm sau.
Phần mềm bán hàng offline là gì, khác phần mềm online ở đâu?
Phần mềm bán hàng offline là phần mềm cho phép tạo đơn và thu tiền ngay cả khi máy tính không có internet. Hiện có hai kiểu khác hẳn nhau mà người bán hay gọi chung một tên.
- Kiểu cũ (cài máy, chỉ chạy trên máy đó): toàn bộ dữ liệu nằm trên một máy tính. Không cần mạng, nhưng chủ shop không xem được doanh thu từ xa, máy hỏng là mất dữ liệu nếu không sao lưu, nhiều quầy khó dùng chung một kho hàng.
- Kiểu mới (chạy trên đám mây, có chế độ dự phòng khi mất mạng): bình thường mọi dữ liệu nằm trên máy chủ, xem được ở mọi nơi. Khi mạng rớt, phần mềm chuyển sang dùng bản sao dữ liệu đã lưu trên máy để bán tiếp, rồi gửi bù lên máy chủ khi có mạng.
Nếu bạn là tiệm tạp hóa dùng phần mềm quản lý bán hàng hay một quán nhỏ, điều bạn cần hỏi người bán phần mềm không phải “có offline không” mà là ba câu cụ thể: mất mạng thì làm được việc gì, việc gì phải chờ, và có mạng lại thì đơn lên hệ thống thế nào. Ba mục dưới trả lời từng câu.
Mất mạng thì làm được gì, việc gì phải chờ có mạng?
Mất mạng vẫn bán được những việc chỉ cần dữ liệu đã có trên máy: tìm hàng, chọn khách, tính tiền, lưu order. Việc nào cần hỏi máy chủ hoặc bên thứ ba (hóa đơn điện tử, giao vận, báo cáo, kho) thì phải chờ.
Bảng dưới là ranh giới cụ thể trên app VMASS cho Windows, lấy theo cách phần mềm đang được lập trình. Phần mềm khác có thể chia khác, nhưng đây là danh sách nên dùng để hỏi khi bạn chọn bất kỳ phần mềm nào.
| Làm được khi đang mất mạng | Phải chờ có mạng lại |
|---|---|
| Tìm và chọn sản phẩm theo danh mục hoặc theo tên | Phát hành hóa đơn điện tử (qua MISA hoặc SePay) |
| Tìm khách hàng đã có trong danh sách | Thanh toán một hóa đơn tạm đã lưu trước đó, hoặc sửa, bớt món trên bill đã gửi |
| Xem sơ đồ bàn, khuyến mãi đang chạy | Tạo đơn giao vận |
| Thanh toán và tạo hóa đơn bán cho đơn mới | Báo cáo tổng hợp, sổ quỹ, nhập và xuất kho |
| Lưu order tại bàn dưới dạng hóa đơn tạm | Mở ca, đóng ca, đối soát ca |
| Xem các đơn trong ngày (đơn đã tải về và đơn mới tạo trên máy) | Kiểm tra lại tồn kho, tích điểm, công nợ của các đơn bán lúc mất mạng |
Khi bạn bấm vào một việc thuộc cột phải lúc đang mất mạng, app báo “Tính năng này cần kết nối mạng” thay vì treo máy. Đó là tín hiệu để ghi chú lại và làm sau.
Hai điểm hay gây bất ngờ cho quán ăn và quán cafe:
- Hóa đơn tạm lưu lúc mất mạng không thanh toán tiếp được cho đến khi có mạng. Lý do là thanh toán một bill đã lưu cần mã đơn do máy chủ cấp. Trong lúc mất mạng, với bàn mới, nên tính tiền và thanh toán luôn một lần nếu khách sẵn sàng.
- Dữ liệu trên máy là bản sao lần cuối có mạng. Sản phẩm mới hoặc giá mới vừa sửa ở máy khác trong lúc mất mạng sẽ không có trên máy đang bán.
Có mạng lại, đơn được đồng bộ thế nào, có bị trùng không?
Có mạng lại, phần mềm tự gửi các đơn trong hàng chờ lên máy chủ trước, rồi tải dữ liệu mới về sau. Mỗi đơn mang một mã chống trùng để gửi lại nhiều lần không sinh thêm đơn.
Trên app VMASS cho Windows, quá trình này diễn ra theo các bước:
- App kiểm tra kết nối tới máy chủ khoảng 10 giây một lần.
- Khi thấy có mạng, app gửi lần lượt các đơn đang chờ. Mỗi đơn mang theo một mã riêng tạo ra lúc bán (mã chống trùng), để máy chủ nhận ra khi cùng một đơn bị gửi hai lần, ví dụ khi mạng rớt giữa chừng.
- Đơn chỉ bị xóa khỏi hàng chờ khi máy chủ trả lời đã nhận và cấp mã đơn chính thức. Nếu máy chủ báo lỗi, đơn vẫn nằm trong hàng chờ để thử lại.
- Sau khi gửi xong, app tải danh mục, giá, khách hàng, bàn và khuyến mãi mới nhất về máy.
Máy chủ vẫn kiểm tra tài khoản đăng nhập, gói sử dụng và ca bán đang mở khi nhận đơn gửi bù. Vì vậy một lý do thường gặp khiến đơn “kẹt” trong hàng chờ là ca đã đóng hoặc chưa mở. Khi đó, mở ca rồi bấm “Thử lại”. Nếu cửa hàng có thói quen chốt ca cuối ngày, hãy kiểm tra hàng chờ trước khi chốt ca và đối chiếu đơn cuối ngày.
Cần chuẩn bị gì trước khi mất mạng?
Cần chuẩn bị ba thứ khi còn mạng: cài đúng bản app hỗ trợ offline, để app tải đủ dữ liệu về máy, và mở ca trước giờ bán. Danh sách đầy đủ dưới đây nên dán cạnh quầy thu ngân.
- ☐ Dùng app VMASS cài trên máy tính Windows. Bản chạy trên trình duyệt chỉ báo trạng thái mạng, không bán được khi mất mạng.
- ☐ Đăng nhập và mở app ít nhất một lần khi có mạng để tải danh mục, giá, khách hàng, bàn và khuyến mãi về máy.
- ☐ Thêm hàng mới, sửa giá khi còn mạng và để app đồng bộ xong rồi mới bán.
- ☐ Mở ca trước giờ bán (nếu cửa hàng dùng ca), vì máy chủ kiểm tra ca khi nhận đơn gửi bù.
- ☐ Cài máy in hóa đơn trên Windows, rồi thử rút dây mạng và in một hóa đơn để biết quầy có in được khi mất mạng hay không; nếu không, chuẩn bị sẵn cách ghi tạm cho khách.
- ☐ Chỉ cho thu ngân biết biểu tượng trạng thái mạng nằm ở đâu và ý nghĩa từng dòng chữ (xem mục dưới).
- ☐ Không gỡ app, không xóa dữ liệu ứng dụng khi còn đơn chờ đồng bộ. Đơn chưa gửi chỉ nằm trên đúng máy đó.
- ☐ Có mạng lại: xuất hóa đơn điện tử cho các đơn cần xuất và đối chiếu tồn kho của những mặt hàng bán lúc mất mạng.
Muốn làm kỹ hơn phần dữ liệu (mã hàng, giá, nhóm hàng thống nhất giữa các máy), bạn có thể theo checklist đồng bộ dữ liệu bán hàng 7 ngày.
Bán hàng khi mất mạng trên VMASS: làm thế nào?
Trên VMASS, bạn bán bình thường trên màn hình bán hàng của app Windows. App tự chuyển sang lưu đơn trên máy khi mất mạng và tự gửi bù khi có mạng, không cần bật chế độ riêng.
- Khi mạng rớt: biểu tượng trạng thái mạng hiện dòng “Đang offline”. Thu ngân vẫn chọn hàng, chọn khách, thanh toán như thường. Mỗi đơn được lưu vào hàng chờ trên máy và có mã tạm bắt đầu bằng BILL_OFFLINE.
- Theo dõi số đơn chờ: bên cạnh dòng trạng thái có con số cho biết còn bao nhiêu đơn chưa gửi lên máy chủ.
- Khi có mạng lại: dòng chữ đổi thành “Có đơn chờ đồng bộ” trong lúc app gửi bù. Gửi xong và hết đơn chờ thì biểu tượng tự ẩn.
- Nếu thấy “Đồng bộ lỗi – còn đơn chờ”: kiểm tra ca đã mở chưa và mạng có ổn định không, rồi bấm nút “Thử lại” ngay trên biểu tượng.
- Làm bù các việc cần mạng: phát hành hóa đơn điện tử cho đơn cần xuất (VMASS kết nối MISA và SePay), kiểm tra tồn kho, tích điểm và công nợ của các đơn vừa gửi bù.
Ví dụ minh họa: một quán cafe có một máy thu ngân mất mạng 40 phút buổi trưa và bán 25 đơn. Trong 40 phút đó, biểu tượng báo “Đang offline” và số đơn chờ tăng dần lên 25. Khi mạng có lại, số này giảm dần về 0. Nếu ca đã bị đóng trước khi mạng có lại, số dừng ở 25 với dòng “Đồng bộ lỗi – còn đơn chờ” cho đến khi quản lý mở ca và bấm “Thử lại”.
Cửa hàng có nhiều quầy hoặc bán cả online nên đọc thêm cách đồng bộ bán online và tại cửa hàng để tránh lệch tồn giữa các kênh. Còn nếu bạn đang so sánh nhiều phần mềm, khả năng bán khi mất mạng là một trong các tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán hàng nên thử trực tiếp trước khi trả tiền.
Nếu cửa hàng muốn bán thêm bằng điện thoại lúc đông khách, hướng dẫn bán hàng trên điện thoại nói rõ cần chuẩn bị gì và khi nào điện thoại cần mạng.
Câu hỏi thường gặp
Mất mạng có xuất hóa đơn điện tử được không?
Không. Hóa đơn điện tử phải gửi qua nhà cung cấp hóa đơn (VMASS kết nối MISA và SePay), nên cần có mạng. Hãy ghi lại các đơn khách cần hóa đơn và phát hành ngay khi mạng có lại, sau khi đơn đã đồng bộ lên hệ thống.
Có mạng lại, đơn có bị nhân đôi không?
Phần mềm được thiết kế để tránh việc đó. Mỗi đơn bán lúc mất mạng mang một mã chống trùng để máy chủ nhận ra đơn gửi lại, và đơn chỉ rời hàng chờ khi máy chủ xác nhận đã nhận. Sau khi đồng bộ, bạn vẫn nên lướt lại danh sách đơn trong ngày.
Bán offline trên điện thoại hoặc trình duyệt được không?
Trên VMASS, chế độ bán khi mất mạng hiện dành cho app cài trên máy tính Windows. Bản chạy trên trình duyệt chỉ báo trạng thái mạng, không lưu đơn để gửi bù, và app điện thoại chưa có chế độ này. Quầy nào hay mất mạng nên dùng app Windows làm máy thu ngân chính.
Đơn mãi không đồng bộ thì làm sao?
Kiểm tra mạng, kiểm tra ca bán đã mở chưa, rồi bấm “Thử lại” trên biểu tượng trạng thái. Không gỡ app hay xóa dữ liệu ứng dụng khi còn đơn chờ, vì đơn chưa gửi chỉ nằm trên máy đó. Vẫn lỗi thì liên hệ bộ phận hỗ trợ.
Đơn bán lúc mất mạng có tự trừ tồn kho không?
Nên kiểm tra lại. Cập nhật tồn kho, tích điểm và ghi công nợ là những việc cần mạng, nên sau khi đơn đồng bộ xong, bạn hãy đối chiếu tồn kho của các mặt hàng đã bán trong lúc mất mạng thay vì mặc định là đã khớp.
Mất mạng không có nghĩa là phải đóng quầy hay quay về ghi sổ tay. Điều quan trọng là biết trước việc nào làm ngay được, việc nào để sau, và có thói quen kiểm tra hàng chờ trước khi chốt ca. Nếu muốn thử cách VMASS bán khi mất mạng trên chính máy của cửa hàng, bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí.