Cuối tháng nhìn lại, doanh thu trông ổn — vài trăm đơn, hàng ra đều đặn. Nhưng khi tính tiền nhập, chi phí vận hành, lương nhân viên… lợi nhuận còn lại mỏng đến mức khó hiểu. Nhiều chủ cửa hàng tại Việt Nam đang rơi vào tình huống này mà không biết vấn đề nằm ở đâu.
Sự thật là: bán nhiều không có nghĩa là lãi nhiều. Một số mặt hàng bạn đang bán rất chạy nhưng biên lợi nhuận gần như bằng 0 — thậm chí âm sau khi tính chiết khấu, phí ship, và hàng hoàn. Trong khi đó, một vài SKU khác bán ít hơn nhưng lại đang “nuôi” cả cửa hàng.
Bài viết này hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng báo cáo lãi gộp trên VMASS để trả lời đúng câu hỏi: Mặt hàng nào thực sự sinh lời? — và từ đó đưa ra quyết định quản lý bán hàng dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
—
1. Lãi Gộp Là Gì và Tại Sao Nó Quan Trọng Hơn Doanh Thu?
Bối cảnh
Trong vận hành bán lẻ hàng ngày, chỉ số được nhìn vào nhiều nhất thường là doanh thu. Đây là con số dễ thấy, dễ báo cáo, và cũng dễ gây ảo giác về sức khỏe kinh doanh.
Vấn đề
Doanh thu không phản ánh chi phí. Bạn có thể đạt 200 triệu doanh thu trong tháng nhưng nếu giá vốn hàng bán (COGS) chiếm 185 triệu, thì lãi gộp chỉ còn 15 triệu — chưa tính tiền thuê mặt bằng, điện nước, lương nhân viên.
Lãi gộp (Gross Profit) = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán
Tỷ lệ lãi gộp (Gross Margin) = Lãi gộp / Doanh thu thuần × 100%
Cách làm từng bước
1. Xác định giá vốn (giá nhập) cho từng SKU trước khi bán.
2. Ghi nhận đúng giá bán thực tế (sau chiết khấu, khuyến mãi).
3. Tính lãi gộp theo từng sản phẩm, không chỉ theo tổng cửa hàng.
4. So sánh tỷ lệ lãi gộp giữa các nhóm hàng.
Rủi ro thường gặp
Nhiều chủ shop chỉ nhìn tổng lãi gộp của cả cửa hàng, bỏ qua sự chênh lệch lớn giữa các danh mục. Một nhóm hàng có margin 5% đang “kéo xuống” cả kết quả của nhóm hàng có margin 40%.
Cách kiểm soát
Thiết lập thói quen xem báo cáo lãi gộp theo từng danh mục sản phẩm, không chỉ xem tổng. VMASS cho phép lọc báo cáo theo nhóm hàng, kênh bán, và khoảng thời gian tùy chọn.
—
2. Cách Nhập Giá Vốn Đúng Trên VMASS — Nền Tảng Của Mọi Báo Cáo
Bối cảnh
Báo cáo lãi gộp chỉ chính xác khi dữ liệu đầu vào — cụ thể là giá vốn — được nhập đúng và đầy đủ. Đây là bước nhiều cửa hàng bỏ qua hoặc làm sơ sài nhất.
Vấn đề
Một số chủ shop nhập giá vốn một lần lúc đầu rồi không cập nhật khi giá nhập thay đổi. Hoặc nhập giá vốn “ước chừng” thay vì giá thực tế từ hóa đơn nhà cung cấp. Kết quả: báo cáo lãi gộp sai lệch và không thể tin cậy được.
Cách làm từng bước
1. Vào phần Quản lý Sản phẩm trên VMASS → chọn từng SKU → nhập trường “Giá vốn” theo đúng giá nhập gần nhất.
2. Khi tạo phiếu nhập kho mới, luôn nhập đúng giá nhập thực tế từ hóa đơn — VMASS sẽ tự động cập nhật giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền hoặc FIFO tùy cấu hình.
3. Với sản phẩm có biến thể (size, màu, v.v.), kiểm tra giá vốn từng biến thể riêng biệt.
4. Định kỳ mỗi tháng, rà soát lại giá vốn của top 20 SKU bán chạy nhất.
Rủi ro thường gặp
Nhập giá vốn thấp hơn thực tế để “báo cáo đẹp” — đây là sai lầm nghiêm trọng vì sẽ khiến bạn tưởng mình đang lãi trong khi thực ra đang lỗ.
Cách kiểm soát
Đối chiếu giá vốn trên VMASS với hóa đơn nhập hàng ít nhất mỗi quý một lần. Giao việc này cho nhân viên kho hoặc kế toán có trách nhiệm cụ thể.
—
3. Hướng Dẫn Đọc Báo Cáo Lãi Gộp Trên VMASS Từng Bước
Bối cảnh
VMASS cung cấp báo cáo lãi gộp chi tiết theo nhiều chiều: theo sản phẩm, theo danh mục, theo nhân viên bán hàng, theo kênh bán (online/offline). Nhưng nếu không biết đọc đúng, bạn sẽ bị ngợp bởi số liệu.
Vấn đề
Nhiều chủ shop mở báo cáo lên, nhìn vào con số tổng, rồi đóng lại. Họ bỏ qua phần quan trọng nhất: phân tích theo chiều sâu từng sản phẩm.
Cách làm từng bước
Bước 1: Truy cập báo cáo
- Vào menu Báo cáo → chọn Báo cáo Lãi Gộp (hoặc Phân tích Doanh thu – Chi phí tùy phiên bản).
Bước 2: Chọn khoảng thời gian
- Bắt đầu với tháng vừa rồi để có cái nhìn gần nhất.
- So sánh thêm với tháng trước đó để thấy xu hướng.
Bước 3: Lọc theo danh mục
- Xem từng nhóm hàng (ví dụ: đồ uống, thực phẩm, phụ kiện…).
- Ghi lại tỷ lệ lãi gộp (%) của từng nhóm.
Bước 4: Sắp xếp theo lãi gộp tuyệt đối
- Tìm top 10 SKU có lãi gộp tuyệt đối cao nhất — đây là những sản phẩm đang nuôi cửa hàng.
- Tìm top 10 SKU có tỷ lệ lãi gộp thấp nhất hoặc âm — đây là những sản phẩm cần xem xét lại.
Bước 5: Xuất file và đánh dấu
- Xuất báo cáo ra Excel hoặc PDF.
- Dùng màu sắc để phân loại: xanh (margin > 30%), vàng (15–30%), đỏ (< 15% hoặc âm).
Rủi ro thường gặp
Chỉ nhìn vào tỷ lệ % mà bỏ qua lãi gộp tuyệt đối. Một sản phẩm có margin 60% nhưng chỉ bán 2 đơn/tháng đóng góp ít hơn sản phẩm có margin 20% nhưng bán 500 đơn.
Cách kiểm soát
Luôn xem song song hai cột: Lãi gộp (VNĐ) và Tỷ lệ lãi gộp (%). Quyết định kinh doanh cần cân bằng cả hai.
—
4. Phân Tích Ma Trận Sản Phẩm: Cái Nào Giữ, Cái Nào Cắt?
Bối cảnh
Sau khi có dữ liệu lãi gộp từ VMASS, bước tiếp theo là phân loại sản phẩm để đưa ra quyết định danh mục — một phần quan trọng trong quy trình vận hành bán lẻ chuyên nghiệp.
Vấn đề
Không phải sản phẩm bán chậm nào cũng cần cắt, và không phải sản phẩm bán chạy nào cũng đáng giữ. Quyết định cần dựa trên cả sản lượng lẫn biên lợi nhuận.
Cách làm từng bước
Chia sản phẩm vào 4 nhóm dựa trên hai trục: Doanh số (cao/thấp) và Tỷ lệ lãi gộp (cao/thấp):
| | Margin cao | Margin thấp |
|—|—|—|
| Doanh số cao | ⭐ Ngôi sao – Đẩy mạnh | ⚠️ Xem xét tăng giá hoặc đàm phán lại NCC |
| Doanh số thấp | 💎 Tiềm năng – Tăng trưng bày, marketing | ❌ Ứng viên cắt giảm |
Hành động cụ thể:
- Nhóm Ngôi sao: Đảm bảo tồn kho đủ, ưu tiên vị trí trưng bày, đưa vào combo.
- Nhóm Margin thấp – Doanh số cao: Đàm phán lại giá nhập, tăng giá bán nhẹ, hoặc giảm chi phí đi kèm (bao bì, freeship).
- Nhóm Tiềm năng: Thử chạy chương trình giới thiệu, đặt ở vị trí bắt mắt hơn.
- Nhóm Cắt giảm: Xả hàng tồn, không tái nhập, dành không gian cho sản phẩm tốt hơn.
Rủi ro thường gặp
Giữ lại sản phẩm lỗ vì “khách hay hỏi” hoặc “để đủ danh mục”. Nếu không tính được chi phí cơ hội của việc giữ SKU đó (vốn bị đọng, kho bị chiếm), bạn đang trả giá mà không biết.
Cách kiểm soát
Đặt ngưỡng tối thiểu: bất kỳ SKU nào có margin dưới 10% và doanh số dưới X đơn/tháng (bạn tự xác định ngưỡng X phù hợp với ngành) sẽ được đưa vào danh sách “xem xét loại bỏ” mỗi quý.
—
5. Ví Dụ Thực Tế: Cửa Hàng Tạp Hóa Tại Hà Nội Tăng Lợi Nhuận Nhờ Đọc Đúng Báo Cáo
> Đây là ví dụ nội bộ giả định, được xây dựng dựa trên các tình huống điển hình trong ngành bán lẻ Việt Nam.
Anh Tuấn, chủ một cửa hàng tạp hóa kiêm bán online tại Hà Đông, Hà Nội. Cửa hàng có khoảng 400 SKU, doanh thu tháng ổn định nhưng tiền lãi thực tế cầm tay rất ít.
Sau khi được tư vấn dùng VMASS và chạy báo cáo lãi gộp lần đầu, anh phát hiện:
- Nhóm nước giải khát đóng chai (chiếm 35% doanh thu) chỉ có margin trung bình 8% — do cạnh tranh giá với các shop xung quanh và thường xuyên giảm giá theo đợt khuyến mãi của nhà phân phối.
- Nhóm gia vị, nước chấm thương hiệu nội địa (chỉ chiếm 12% doanh thu) lại có margin trung bình 28%.
- Nhóm bánh kẹo nhập có margin 35% nhưng bán chậm do ít được trưng bày.
Anh Tuấn thực hiện 3 thay đổi:
1. Giảm số lượng SKU nước giải khát cạnh tranh cao, chỉ giữ các nhãn độc quyền với NCC.
2. Mở rộng kệ gia vị, đưa lên vị trí tầm mắt.
3. Tạo combo “bánh kẹo + nước ngọt” để kéo doanh số nhóm bánh kẹo.
Sau 2 tháng, doanh thu tổng giảm nhẹ ~5% nhưng lãi gộp tuyệt đối tăng khoảng 18% (số liệu giả định minh họa).
—
6. Đồng Bộ Online Offline: Đọc Lãi Gộp Theo Từng Kênh Bán
Bối cảnh
Nhiều cửa hàng hiện nay bán cả tại quầy lẫn trên Shopee, TikTok Shop, hoặc qua Zalo. Chi phí mỗi kênh khác nhau nên lãi gộp thực tế cũng khác nhau dù bán cùng một sản phẩm.
Vấn đề
Nếu gộp chung doanh thu online và offline, bạn không thể biết kênh nào đang ăn mòn lợi nhuận. Phí sàn thương mại điện tử (thường 5–15% tùy sàn), phí vận chuyển, tỷ lệ hoàn hàng — tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp đến lãi gộp thực.
Cách làm từng bước
1. Trên VMASS, cấu hình từng kênh bán hàng riêng biệt (POS tại quầy, Shopee, TikTok, website…).
2. Đảm bảo mỗi đơn hàng được gắn đúng kênh khi tạo.
3. Vào báo cáo lãi gộp → lọc theo kênh bán → so sánh margin từng kênh.
4. Tính thêm chi phí sàn vào giá vốn thực tế nếu VMASS chưa tự động tích hợp (có thể nhập thủ công hoặc dùng tính năng chi phí phát sinh).
Rủi ro thường gặp
Bán online thấy doanh thu cao nhưng sau khi trừ phí sàn, phí ship, hàng hoàn, margin còn lại thấp hơn bán offline. Nhiều chủ shop không nhận ra điều này vì không tách kênh trong báo cáo.
Cách kiểm soát
Thiết lập KPI cửa hàng riêng cho từng kênh: tỷ lệ lãi gộp mục tiêu, tỷ lệ hoàn hàng tối đa, chi phí vận chuyển trên mỗi đơn. Xem xét lại chiến lược kênh nếu một kênh liên tục dưới ngưỡng.
—
7. Checklist Hành Động Thực Chiến
✅ Checklist 1: Chuẩn bị dữ liệu (Tuần 1)
- [ ] Rà soát và cập nhật giá vốn cho toàn bộ SKU đang bán
- [ ] Kiểm tra lại cấu hình danh mục sản phẩm trên VMASS (đã phân nhóm đúng chưa?)
- [ ] Xác nhận các kênh bán hàng đã được thiết lập riêng biệt
- [ ] Đối chiếu 10 hóa đơn nhập gần nhất với giá vốn trên hệ thống
✅ Checklist 2: Phân tích báo cáo (Tuần 2)
- [ ] Chạy báo cáo lãi gộp cho 3 tháng gần nhất
- [ ] Lọc theo danh mục, xác định top 5 nhóm có margin cao nhất và thấp nhất
- [ ] Lọc theo kênh bán, so sánh margin online vs offline
- [ ] Xây dựng ma trận sản phẩm 4 nhóm như hướng dẫn ở mục 4
- [ ] Lập danh sách SKU cần xem xét điều chỉnh
✅ Checklist 3: Hành động điều chỉnh (Tuần 3–4)
- [ ] Liên hệ đàm phán lại giá với NCC cho ít nhất 3 SKU margin thấp – doanh số cao
- [ ] Điều chỉnh vị trí trưng bày cho nhóm sản phẩm tiềm năng
- [ ] Lên kế hoạch xả tồn cho SKU thuộc nhóm “cắt giảm”
- [ ] Thiết lập báo cáo tự động định kỳ hàng tuần trên VMASS
—
8. Gợi Ý Triển Khai Trong 7 Ngày
Nếu bạn mới bắt đầu, đừng cố làm hết một lúc. Lịch triển khai đơn giản dưới đây giúp bạn có kết quả đầu tiên trong vòng 1 tuần:
| Ngày | Việc cần làm |
|—|—|
| Ngày 1 | Đăng nhập VMASS, vào phần Báo cáo Lãi Gộp, chạy thử báo cáo tháng gần nhất |
| Ngày 2 | Xuất danh sách toàn bộ SKU kèm giá vốn, đối chiếu với hóa đơn nhập gần nhất |
| Ngày 3 | Cập nhật giá vốn cho top 50 SKU bán chạy nhất |
| Ngày 4 | Lọc báo cáo theo danh mục, ghi lại tỷ lệ lãi gộp từng nhóm |
| Ngày 5 | Phân loại sản phẩm vào ma trận 4 nhóm |
| Ngày 6 | Xác định 3–5 hành động cụ thể: cái nào đẩy mạnh, cái nào đàm phán lại, cái nào xả hàng |
| Ngày 7 | Thiết lập báo cáo tự động hàng tuần, chia sẻ kết quả với nhân viên liên quan |
—
9. KPI Theo Dõi 30 Ngày
Sau khi triển khai, đây là các chỉ số cần theo dõi để đo hiệu quả — cũng là KPI cửa hàng nền tảng trong quản lý bán hàng chuyên nghiệp:
| KPI | Mục tiêu gợi ý | Cách đo trên VMASS |
|—|—|—|
| Tỷ lệ lãi gộp tổng cửa hàng | Tăng ít nhất 2–3% so với tháng trước | Báo cáo Lãi Gộp → Tổng quan |
| Số SKU có margin âm | Giảm về 0 | Lọc theo tỷ lệ lãi gộp < 0% |
| Tỷ lệ lãi gộp kênh online | Đạt tối thiểu 15% sau phí sàn | Lọc theo kênh bán |
| Lãi gộp tuyệt đối top 10 SKU | Tăng 10–15% | Sắp xếp theo lãi gộp giảm dần |
| Tỷ lệ hoàn hàng kênh online | Dưới 5% | Báo cáo đơn hàng → lọc trạng thái hoàn |
| Doanh thu nhóm sản phẩm “Ngôi sao” | Tăng tỷ trọng trong tổng doanh thu | Lọc theo danh mục |
—
10. Sai Lầm Phổ Biến Cần Tránh
Dù đã có công cụ tốt như VMASS, nhiều chủ shop vẫn mắc phải những lỗi cơ bản khiến báo cáo mất giá trị:
❌ Không cập nhật giá vốn khi nhập hàng mới
Giá nguyên liệu, giá nhập hàng thay đổi liên tục. Nếu giá vốn trên hệ thống cũ 3–6 tháng, toàn bộ báo cáo lãi gộp đều sai.
❌ Chỉ xem báo cáo tổng, không phân tích theo sản phẩm
Margin tổng 20% trông ổn, nhưng ẩn bên trong có thể là 30 SKU margin âm đang bị “che” bởi 5 SKU margin cao.
❌ Quyết định danh mục theo cảm tính (“mặt hàng này khách hay hỏi”)
Khách hỏi nhiều nhưng mua ít, hoặc mua nhưng bạn không có lãi — hai tình huống này cần được phân biệt bằng dữ liệu.
❌ Gộp chung doanh thu online và offline
Dẫn đến không biết kênh nào đang lãi, kênh nào đang lỗ. Đây là lỗi đặc biệt phổ biến khi đồng bộ online offline chưa được thiết lập đúng.
❌ Chạy báo cáo một lần rồi thôi
Phân tích lãi gộp cần được làm định kỳ — ít nhất mỗi tháng một lần. Thị trường thay đổi, giá nhập thay đổi, thói quen mua của khách thay đổi.
❌ Không chia sẻ dữ liệu với nhân viên liên quan
Nhân viên bán hàng không biết sản phẩm nào cần đẩy, nhân viên kho không biết hàng nào cần nhập thêm hay xả bớt — khi thông tin chỉ nằm trong đầu chủ shop.
—
Kết Luận
Quản lý bán hàng hiệu quả không phải là bán được nhiều nhất — mà là bán đúng thứ mang lại lợi nhuận thực sự.
Báo cáo lãi gộp trên VMASS không phải là tính năng dành cho kế toán hay chuyên gia tài chính. Đó là công cụ thực chiến giúp bạn — người trực tiếp vận hành cửa hàng — nhìn thấy rõ từng sản phẩm đang đóng góp hay đang ăn mòn lợi nhuận của mình.
Bắt đầu bằng một việc nhỏ nhất hôm nay: mở báo cáo lãi gộp, lọc theo danh mục, và tìm 3 SKU có margin thấp nhất. Chỉ cần bước đó thôi — bạn đã đang vận hành cửa hàng khác đi rồi.
Nếu bạn chưa dùng VMASS hoặc muốn tìm hiểu thêm về các tính năng báo cáo, hãy truy cập [vmass.vn](https://vmass.vn) để xem thử — không cần cam kết gì cả.
Tìm hiểu thêm về VMASS