Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ trên máy tính hoặc điện thoại giúp cửa hàng ghi đơn, in hóa đơn, tự trừ tồn kho, theo dõi công nợ khách và xem doanh thu, lãi lỗ theo ngày. Cửa hàng nhỏ nên dùng khi bắt đầu lệch tiền, lệch kho hoặc thuê nhân viên đứng quầy; bán ít mặt hàng, một người trông quầy thì sổ tay vẫn tạm đủ.
Phần mềm quản lý bán hàng là gì?
Đó là một chương trình gom mọi việc ở quầy vào một chỗ: bán hàng, kho, khách hàng và sổ tiền. Mỗi đơn bán ra được ghi một lần, các con số còn lại tự cập nhật theo.
Cách nó chạy có thể hình dung theo một luồng đơn giản:
- Bán: thu ngân chọn món hoặc quét mã vạch, phần mềm tính tiền, áp khuyến mãi và in hóa đơn.
- Trừ kho: đơn đã thanh toán thì số lượng hàng (hoặc nguyên liệu, với quán cafe, nhà hàng) được trừ tương ứng.
- Ghi tiền: đơn được ghi theo hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ hay ghi nợ.
- Báo cáo: cuối ngày, chủ cửa hàng xem doanh thu, mặt hàng bán chạy và lãi lỗ mà không phải cộng tay.
Nhiều người gọi tắt là “phần mềm bán hàng” hay “phần mềm tính tiền”. Phần mềm tính tiền thường chỉ lo bước 1. Phần mềm quản lý bán hàng lo cả bốn bước, nên số liệu ở quầy, trong kho và trong sổ tiền khớp nhau.
Phần mềm quản lý bán hàng làm được những việc gì?
Với cửa hàng nhỏ và hộ kinh doanh, sáu nhóm việc dưới đây là phần dùng hằng ngày. Các tính năng khác (bán trên sàn, nhắn tin khách, chấm công) là phần mở rộng tùy nhu cầu.
- Bán tại quầy: giỏ hàng, chiết khấu, thuế, phụ phí, nhiều hình thức thanh toán, in hóa đơn qua máy in nhiệt. Quán ăn uống có thêm sơ đồ bàn, hóa đơn tạm tính, gửi món xuống bếp.
- Hàng hóa và kho: danh sách sản phẩm, giá bán, giá vốn, phiếu nhập kho, kiểm kho, cảnh báo hàng sắp hết.
- Khách hàng và công nợ: lưu khách quen, tích điểm, ghi nợ vào đúng hóa đơn và đúng người, theo dõi lần trả.
- Thu chi: phiếu thu, phiếu chi ngoài bán hàng như tiền điện, tiền thuê mặt bằng, để biết lãi thật chứ không chỉ doanh thu.
- Chốt ca: khi có nhân viên, mỗi ca được chốt và đối chiếu tiền trong két với số đơn đã bán.
- Báo cáo: doanh thu theo ngày, tháng, theo mặt hàng, theo nhân viên; xem được trên điện thoại khi không đứng ở cửa hàng.
Muốn đọc kỹ phần số liệu, bạn có thể xem thêm bài về báo cáo bán hàng tự động.
Sổ tay, Excel hay phần mềm: khác nhau ở đâu?
Khác nhau lớn nhất là số lần phải ghi lại cùng một thông tin. Sổ tay và Excel bắt bạn ghi đơn, rồi tự trừ kho, rồi tự cộng doanh thu. Phần mềm chỉ cần ghi đơn một lần.
| Tiêu chí | Sổ tay | Excel | Phần mềm bán hàng |
|---|---|---|---|
| Ghi đơn tại quầy | Viết tay, chậm khi đông khách | Thường nhập lại sau khi bán | Chọn món hoặc quét mã, in hóa đơn ngay |
| Tồn kho | Phải đếm tay | Tự lập công thức, dễ sai khi sửa nhầm ô | Tự trừ khi bán, báo hàng sắp hết |
| Công nợ khách | Ghi rời từng trang | Mỗi người ghi một kiểu | Gắn nợ vào hóa đơn và khách, có lịch sử trả |
| Doanh thu, lãi lỗ | Cộng tay cuối ngày | Phải tự lập bảng tổng hợp | Có sẵn theo ngày, tháng, mặt hàng |
| Nhiều người cùng bán | Khó biết ai bán gì | Dễ ghi đè tệp của nhau | Tài khoản riêng từng nhân viên, chốt ca đối chiếu tiền |
| Chi phí | Gần như bằng 0 | Miễn phí hoặc theo bản quyền Office | Có gói miễn phí, gói trả phí khi cần thêm |
| Hợp với | Rất ít mặt hàng, một người bán | Chủ quen Excel, đơn không nhiều | Từ vài chục mặt hàng hoặc có nhân viên |
Excel vẫn có chỗ đứng: lập kế hoạch nhập hàng, tính giá, làm bảng lương. Nếu bạn đang dùng tốt, bài quản lý bằng Excel cho quán cà phê chỉ ra những chỗ Excel bắt đầu đuối khi quán đông lên.
Cửa hàng của bạn đã cần phần mềm quản lý bán hàng chưa?
Nếu bạn đánh dấu từ ba ý trở lên trong danh sách dưới đây, phần mềm sẽ tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian hơn công học cách dùng.
- ☐ Cuối ngày tiền thu được lệch với sổ mà không rõ vì sao.
- ☐ Có món hết hàng mà chỉ biết khi khách hỏi mua.
- ☐ Ghi nợ khách bằng giấy, có lúc quên hoặc ghi sai số.
- ☐ Đã thuê hoặc sắp thuê nhân viên đứng quầy.
- ☐ Có từ vài chục mặt hàng trở lên, giá hay thay đổi.
- ☐ Bán thêm qua Shopee hoặc mạng xã hội và phải trừ kho bằng tay.
- ☐ Cần xuất hóa đơn điện tử cho khách.
Trường hợp chưa cần: bạn tự trông quầy, bán dưới vài chục mặt hàng, cuối ngày tiền khớp sổ và không có khách nợ. Khi đó sổ tay vẫn ổn. Phần mềm chỉ có ích khi bạn chịu nhập đơn đều đặn; nếu mua về mà lúc nhập lúc không, số liệu sẽ sai và bạn sẽ quay lại sổ tay.
Mỗi ngành có điểm cần chú ý riêng. Tiệm tạp hóa nên đọc phần mềm bán hàng cho tiệm tạp hóa; quán đồ uống, quán ăn xem phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng; shop chủ yếu bán qua mạng xem quản lý bán hàng online.
Bắt đầu với phần mềm quản lý bán hàng VMASS thế nào?
VMASS có gói miễn phí, bạn có thể bán thử đơn đầu tiên ngay sau khi đăng ký. Các bước dưới đây dùng đúng tên mục trên menu của VMASS.
- Đăng ký và chọn ngành. Khi tạo cửa hàng, bạn chọn ngành (quán cafe, nhà hàng, tạp hóa, thời trang, mỹ phẩm…). Hệ thống tạo sẵn dữ liệu mẫu theo ngành để bạn xem cách khai món, biến thể, nguyên liệu; dữ liệu mẫu có thể ẩn đi sau đó.
- Nhập hàng hóa. Vào Hàng hóa & Kho → Sản phẩm để sửa dữ liệu mẫu thành hàng thật của bạn, kèm giá bán, giá vốn. Quán ăn uống khai thêm định lượng nguyên liệu để kho tự trừ theo món.
- Bán thử một đơn. Mở mục Bán hàng, chọn món, chọn hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ hoặc ghi nợ) rồi in hóa đơn.
- Tạo tài khoản nhân viên nếu có. Vào Khách hàng & Đối tác → Nhân viên và Tạo tài khoản để phân quyền theo từng chức năng (xem, thêm, sửa, xóa), ví dụ cho thu ngân bán hàng nhưng không được sửa hay xóa sản phẩm.
- Xem kết quả cuối ngày. Mục Báo cáo là trang mở ra ngay khi đăng nhập: doanh thu, mặt hàng bán chạy, lãi lỗ. Nếu có ca làm, dùng Chốt ca để đối chiếu tiền. Đơn bán và đơn ghi nợ nằm ở Hóa đơn bán hàng.
VMASS chạy trên trình duyệt web, có app điện thoại và app cài trên máy Windows. Bản Windows vẫn bán được khi mất mạng: đơn được lưu trên máy và gửi lên khi có mạng lại. Sổ sách thuế hộ kinh doanh (sổ S1a, S2a…) nằm ở Tài chính & Thuế → Sổ sách & Thuế; hóa đơn điện tử hiện kết nối với MISA và SePay. Danh sách đầy đủ có ở trang các tính năng của VMASS.
Gói miễn phí giới hạn 30 sản phẩm, hợp để dùng thử với hàng thật hoặc cho cửa hàng ít mặt hàng. Cần nhiều hơn thì nâng gói ở mục Nâng cấp, dữ liệu đã nhập vẫn giữ nguyên.
Nếu chưa sẵn sàng dùng phần mềm, bạn có thể ghi chép bằng file Excel bán hàng tải miễn phí có sẵn công thức tính tồn kho và doanh thu, rồi chuyển danh mục sang phần mềm khi cần.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ, một người bán có cần phần mềm quản lý bán hàng không?
Không bắt buộc. Nếu bán ít mặt hàng, không ghi nợ và cuối ngày tiền khớp sổ thì sổ tay vẫn đủ. Khi bắt đầu lệch tiền, lệch kho, có khách nợ hoặc thuê nhân viên, bạn nên chuyển sang phần mềm.
Có phần mềm quản lý bán hàng miễn phí không?
Có. Nhiều phần mềm có gói miễn phí, thường giới hạn số sản phẩm hoặc số nhân viên. Gói miễn phí của VMASS dùng được tối đa 30 sản phẩm. Trước khi chọn, hãy hỏi rõ khi nâng gói thì dữ liệu cũ có được giữ không.
Dùng Excel thay phần mềm bán hàng được không?
Được, nhưng chỉ hợp khi ít đơn và một người nhập. Excel không tự trừ kho lúc bán, không in hóa đơn tại quầy và dễ sai khi nhiều người cùng sửa một tệp.
Phần mềm bán hàng có chạy khi mất mạng không?
Tùy phần mềm. Với VMASS, bản cài trên máy Windows vẫn ghi được đơn bán khi mất mạng; đơn được lưu trên máy rồi tự đồng bộ khi có mạng lại. Các việc như xuất hóa đơn điện tử, ghi nợ khách hay xem báo cáo thì phải chờ có mạng.
Phần mềm quản lý bán hàng khác CRM thế nào?
CRM tập trung chăm sóc khách và quản lý đội sales của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý bán hàng lo việc hằng ngày ở cửa hàng: bán tại quầy, kho, thu chi, và có phần khách hàng ở mức cơ bản như tích điểm, công nợ.
Phần mềm quản lý bán hàng không làm thay việc kinh doanh, nhưng giúp bạn biết chính xác mỗi ngày bán được gì, còn gì và lãi bao nhiêu. Nếu cửa hàng đã có ba dấu hiệu trong danh sách trên, hãy thử với chính hàng hóa của mình trước khi trả tiền. Bạn có thể dùng thử miễn phí VMASS với gói miễn phí.