Cách chống thất thoát trong kinh doanh cà phê
Mục lục bài viết
Kinh doanh quán cà phê nếu không cẩn thận sẽ rất dễ thất thoát. Việc thất thoát có thể diễn ra do nhiều nguyên nhân khác nhau. Chính vì thế nếu bạn đang muốn biết làm thế nào để chống thất thoát hiệu quả thì có thể cùng xem dưới đây qua những chia sẻ của vmass.vn. Chúng tôi sẽ chỉ bạn cách chống thất thoát trong kinh doanh cà phê.
Nguyên nhân dẫn tới việc thất thoát trong kinh doanh quán cà phê
Thất thoát trong kinh doanh quán cà phê không còn là vấn đề hiếm gặp đối với bất cứ người chủ kinh doanh nào hiện nay nữa. Đơn giản là bởi vì do việc quản lý thiếu chuyên nghiệp và thường xuyên gặp phải những sai lầm trong quản lý quán cà phê nên dẫn tới tình trạng thất thoát này. Chúng ta sẽ điểm qua một vài nguyên nhân chủ yếu dẫn tới tình trạng thất thoát này nhé.
Thứ nhất, quản lý thu – chi thủ công
Việc quản lý thu – chi thủ công thật sự không hề khoa học và chuyên nghiệp chút nào. Đối với các quán cà phê, việc suy nghĩ đơn giản rằng thu bao nhiêu hay chi từng nào chỉ cần ghi ra sổ sách rồi tổng hợp lại là xong. Tuy nhiên đây là cách làm dễ dẫn đến sai sót nhất hiện nay khiến doanh thu của quán bị thất thoát.
- Tổng hợp sổ sách rất dễ sai vì tính toán không chính xác ngay từ đầu.
- Tổng hợp thiếu, không khoa học vì lúc nhớ, lúc quên.
- Thời điểm quán đông khách, không thể có thời gian để ghi lại tất cả. Lúc thu thiếu, lúc thu thừa…
Chính vì những vấn đề đó mà việc quản lý thu – chi rất dễ thất thoát nếu chỉ làm trên giấy tờ rồi tổng hợp lại trên máy tính.
Thứ hai, thiếu quản lý chặt chẽ với đội ngũ nhân viên
Đội ngũ nhân viên sẽ là người trực tiếp thực hiện các công việc thu ngân của quán. Nếu đội ngũ nhân viên không trung thực, làm việc thiếu trách nhiệm và không kiểm soát kỹ chắc chắn sẽ dẫn đến việc thất thoát chi phí. Đây là nguyên nhân phổ biến thứ hai mà rất nhiều chủ quán đang gặp phải.
Thứ ba, quản lý tất cả công việc của quán thủ công
Việc quản lý quán theo cách thủ công cũ kiểu dạng trên giấy tờ đang là phương pháp bất cập. Chính vì việc quản lý thủ công nên mọi thứ đều có thể dẫn đến sai sót. Bởi trường hợp quán đông khách, nhân viên chỉ Order theo cách thủ công nên không kiểm soát được món ăn, đồ uống. Đồng thời phục vụ chậm trễ, nhầm cho khách cũng như quên việc thu tiền của khách cũng rất dễ dẫn đến sai sót. Điều đó cho thấy, việc quản lý quán cà phê bằng phần mềm là hết sức cấp bách.
Bởi vậy việc thất thoát của quán cà phê đang xảy ra rất phổ biến vì nhiều nguyên nhân. Vậy có cách chống thất thoát trong kinh doanh cà phê không?
Cách chống thất thoát trong kinh doanh cà phê đơn giản mà hiệu quả
Chống thất thoát trong kinh doanh quán cà phê không khó như bạn vẫn nghĩ. Đương nhiên, các kỹ năng quản lý quán cà phê là điều kiện tiên quyết mà người quản lý cần có. Ngoài ra, chúng tôi sẽ đưa một vài mẹo dưới đây để giúp bạn có thể giải quyết vấn đề này.
No1: Thường xuyên kiểm tra, cập nhật tình hình
“Vắng chủ nhà, gà mọc đuôi tôm” chính là tình trạng khi mà chủ quán cà phê không có mặt tại nơi làm việc. Đội ngũ nhân viên thường có thái độ thiếu nghiêm túc, không có đủ trách nhiệm khi không có chủ quán trực tiếp quản lý. Vì thế bạn nếu có thể hãy thường xuyên hoặc ở trực tiếp tại quán cà phê của mình để kiểm tra, cập nhật tình hình.
Khi không có chủ quán ở đó, đội ngũ nhân viên dễ lộng hành, thậm chí có tính xấu, gian lận trong việc thu tiền của khách. Vì thế thất thoát là điều dễ hiểu. Như đã nói bên trên trong phần nguyên nhân, nếu bạn không có mặt sẽ dễ dẫn tới đội ngũ nhân viên làm việc thiếu trách nhiệm, thiếu trung thực. Vì thế biện pháp tốt nhất là nên có mặt để quản lý, vận hành quán.
Trong trường hợp không thể có mặt tại cửa hàng thường xuyên thì bạn phải biết cách quản lý quán cà phê từ xa hiệu quả, nó không những hỗ trợ bạn quản lý tốt mà còn có thể hạn chế thất thoát hiệu quả.
No2: Lắp đặt hệ thống Camera giám sát
Lắp đặt hệ thống camera giám sát chính là một trong những vấn đề quan trọng để bạn có thể quản lý và chống thất thoát cho quán của mình. Khi có hệ thống camera giám sát, mọi việc sẽ được theo dõi 24/24. Lắp đặt hệ thống ở những nơi cần thiết như quầy thu ngân, quầy pha chế và những nơi quan trọng có nguy cơ làm thất thoát do nhân viên thiếu trung thực.
Việc lắp đặt hệ thống này sẽ mang lại sự yên tâm hơn cho bạn kể cả khi bạn vắng mặt tại quán. Đây là biện pháp quan trọng để giúp kiểm soát mọi vấn đề giúp hạn chế tối đa được khả năng thất thoát cho quán.
No3: Theo dõi lịch làm việc của nhân viên
Đội ngũ nhân viên của quán sẽ được phân lịch cụ thể làm việc. Chủ yếu quán cà phê được phân theo ca làm việc. Vì vậy đối với nhân viên của quán cà phê, bạn cần phải theo dõi lịch làm việc của họ. Đội ngũ nhân viên của quán đôi khi không trung thực nên để kiểm soát tình hình, tránh thất thoát thì nên kiểm soát lịch làm việc để theo dõi khi có sự cố phát sinh.
No4: Kiểm soát công thức pha chế và đối chiếu nguyên liệu
Thường khi đã có công thức pha chế nguyên liệu, định lượng đã sẵn có thì bạn chắc chắn sẽ ước lượng được khoảng tương đối của số lượng nguyên liệu đã bán ra dựa theo việc kinh doanh của quán. Qua đó khi đối chiếu, bạn sẽ dễ dàng phát hiện xem đội ngũ pha chế có làm gì đó để số lượng này chênh lệch nhiều không.
Nếu số chênh lệch không đáng kể, bạn không cần phải bận tâm nhiều. Nếu nó là con số lớn thì rất có thể, nhân viên pha chế làm không đúng công thức hoặc đối chiếu nguyên liệu với doanh thu chênh lệch quá nhiều đồng nghĩa với việc họ gian lận. Có thể là ăn cắp nguyên liệu hoặc nhân viên thu ngân gian lận. Qua đó bạn có thể theo dõi về hệ thống camera để giám sát việc này.
Chú ý khi lựa chọn đội ngũ liên quan đến việc pha chế hay thu ngân nên kiểm soát và có quy định. Hãy lựa chọn những người có thể tin tưởng được để tránh việc thất thoát.
No5: Hãy quản lý quán cà phê của bạn bằng quy trình khép kín
Sự khép kín chính là giải pháp hữu ích nhất hiện nay để hạn chế tối đa nhất tình trạng thất thoát, gian lận. Cách chống thất thoát trong kinh doanh cà phê này được ứng dụng bằng phầ mềm quản lý quán cà phê chuyên nghiệp VMASS. Với hệ thống kiểm soát đầy đủ mọi công việc từng khâu, từng bước đã mang lại sự yên tâm, hiệu quả cho chủ quán cà phê. Vậy phần mềm này có gì đặc biệt đến thế?
Phần mềm VMASS – Giải quyết mọi công việc của quán trong quy trình khép kín
Đối với quán cà phê, quy trình quản lý sẽ được tối ưu hóa, đơn giản hơn nhiều mà cực hiệu quả. Thậm chí bạn không cần phải có mặt tại quán thường xuyên vẫn có thể kiểm soát được hoạt động của quán ra sao. Đối với quán cà phê, phần mềm VMASS sẽ giúp quản lý các công việc gồm:
- Order bằng QR Code
- Nhắc nhở Việc cần làm
- Nhận món Online
- Ẩn món tạm hết hàng
- Xuất hóa đơn
- Gợi ý món ngon
- Thống kê Doanh thu tuần
- Thống kê Doanh thu tháng
- Thống kê tất cả Doanh thu
- Thống kê số lượng món đã bán theo tuần
- Thống kê số lượng món đã bán theo tháng
- Thống kê toàn bộ số lượng món đã bán
- Xuất thống kê Doanh thu ra file Excel
- Chỉnh sửa Menu Online
- Chỉnh sửa thông tin Cửa hàng
- Chế độ DarkMode
- Hỗ trợ nhanh trong 2h
- Quản lý chuỗi cửa hàng
Tất cả các công việc này có thể quản lý từ xa và khép kín. Bất cứ lúc nào bạn muốn kiểm tra, đối chiếu công việc, lợi nhuận của quán đều được. Đơn giản là bởi vì phần mềm này có thể hoạt động được ở tất cả các nền tảng từ thiết bị di động đến máy tính. Chỉ cần có kết nối Internet là được.
Lời kết
Phần mềm VMASS đã được rất nhiều quán hiện nay ứng dụng và được xem là cách chống thất thoát trong kinh doanh cà phê hiệu quả. Vì thế nếu bạn đang đầu về việc chống thất thoát này, hãy đăng ký và sử dụng miễn phí ngay hôm nay tại đường link sau: register.vmass.vn