Image Alt

TOP 10 sai lầm thường gặp khi quản lý quán cà phê

  /  Kinh nghiệm quản lý   /  TOP 10 sai lầm thường gặp khi quản lý quán cà phê
10 sai lầm thường gặp khi quản lý quán cà phê

TOP 10 sai lầm thường gặp khi quản lý quán cà phê

Khi nhu cầu giải trí, thư giãn cũng như công việc tăng cao, quán cà phê là lựa chọn của nhiều người để đáp ứng điều đó. Tuy nhiên không phải bất cứ ai kinh doanh cũng đều sẽ quản lý, vận hành quán tốt. Vì thế bạn có thể điểm danh ngay TOP 10 sai lầm thường gặp khi quản lý quán cà phê dưới đây để xem đó là những sai lầm nào cần tránh nhé.

 

NO1: Kiểm soát nguyên vật liệu thiếu chuyên nghiệp

Vật liệu được xem là nguồn vốn phải chi quan trọng nhất khi quán đã đi vào hoạt động. Tuy nhiên không có nhiều người có sự quản lý chuyên nghiệp trong vấn đề nguyên vật liệu phù hợp. Muốn có được đồ uống và đồ ăn ngon, nguyên vật liệu yêu cầu phải tươi mới, không hỏng hóc. Khách hàng là những người cực kỳ tinh tế trong đánh giá, cảm nhận chất lượng.

Bởi thế nếu việc kiểm soát nguyên vật liệu không đảm bảo, không  chỉ ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến cả nguồn vốn. Nhất là khi nguyên vật liệu là thứ quan trọng nhất của quán để phục vụ khách hàng. Không có phương pháp quản lý chuyên nghiệp dễ dẫn đến thiếu chủ động. Khách Order đồ uống, đồ ăn nhưng cứ liên tục hết món.

 

10 sai lầm thường gặp khi quản lý quán cà phê
Kiểm soát nguyên vật liệu thiếu chuyên nghiệp

Sai lầm này đương nhiên là nên được khắc phục và không nên kéo dài. Phương pháp quản lý là gì thì bạn có thể theo dõi đến cuối bài.

 

NO2: Quản lý nguồn chi (vốn) thủ công

Vốn của quán cà phê sẽ phải dùng để chi cho rất nhiều thứ. Nguyên liệu chỉ là 1 phần. Việc cứ áp dụng phương pháp thủ công, ghi chép ra sổ sách truyền thống thật sự là một sai lầm. Điều này sẽ khiến tình trạng thất thoát, khó kiểm soát diễn ra.

Tình trạng sai lệch, khó kiểm soát này ảnh hưởng rất lớn đến tỉ lệ lợi nhuận khi đối chiếu với doanh thu. Không chỉ thế, ghi chép không đầy đủ, lúc nhớ, lúc quên sẽ khiến việc đối chiếu sai lệch. Nhiều khi tính toán dẫn đến việc lợi nhuận không được như dự kiến ban đầu.

 

NO3: Quản lý doanh thu chỉ bằng giấy tờ

Doanh thu được quản lý bằng giấy tờ, cùng lắm là sử dụng để chép lại vào bảng Excel để lưu lại báo cáo. Tuy nhiên từ việc chuyển đổi số liệu qua giấy tờ sổ sách thông thường đến bảng tính như thế cũng đã có tỉ lệ sai sót, rủi ro cao. Vì thế đây chính là một trong 10 sai lầm thường gặp khi quản lý quán cà phê khiến cho việc quản lý trở nên kém hiệu quả vô cùng.

 

10 sai lầm thường gặp khi quản lý quán cà phê
Quản lý doanh thu chỉ bằng giấy tờ

Vậy phương pháp để kết hợp giữa việc thu và chi của quán như thế nào? Cùng chờ tới cuối bài, chúng tôi sẽ giải đáp để bạn nắm rõ hơn.

 

NO4: Quản lý hoạt động của quán chỉ bằng cảm hứng và ước lượng

Cảm hứng và ước lượng không dành cho người làm kinh doanh. Nó chỉ dành cho những người thiếu chuyên nghiệp mà thôi. Không phủ nhận cảm hứng giúp bạn yêu nghề hơn nhưng không phải lúc nào cũng có cảm hứng để làm. Nếu chỉ dựa vào cảm hứng thì bạn tốt nhất không nên kinh doanh.

Ước lượng lại cực kỳ nguy hiểm. Sai số là một trong những hệ quả lớn dẫn tới việc kinh doanh kém hiệu quả. Vì thế đối với người làm kinh doanh, ước lượng là sai lầm cực kỳ nên tránh. Nhiều người quản lý có tính cách kiểu dạng “hôm nay thu được khoảng này, khoảng này doanh thu…”. Đừng bao giờ đem sự chính xác của những con số trong kinh doanh, quản lý quán ra để coi thường như thế.

 

NO5: Không có chính sách quản lý đội ngũ nhân viên

Thường nhiều chủ quán cà phê chưa bao giờ đưa ra một chính sách “hẳn hoi” để quản lý đội ngũ nhân viên của mình. Tình trạng này dẫn tới việc cứ liên tục phải thay nhân viên vì họ không hài lòng, ức chế với cách quản lý, đãi ngộ nhân viên. Bạn đã từng đưa ra những chính sách kiểu dạng: Nhân viên tốt thì có thưởng, nhân viên kém thì phạt hay có các chính sách thưởng dịp lễ, tết… cho họ chưa?

Nếu bạn đang chỉ nghĩ rằng nhân viên quán cà phê, điển hình là nhân viên bưng bê không quá quan trọng để dành các chính sách đó cho họ thì hay thay đổi suy nghĩ ngay lập tức để không phải mắc sai lầm.

 

10 sai lầm thường gặp khi quản lý quán cà phê
Quản lý doanh thu chỉ bằng giấy tờ

 

NO6: Không quản lý chặt chẽ tình hình hoạt động của quán thường ngày

Bạn dù bận đến mấy cũng đừng bao giờ lơ là tình hình hoạt động của quán dù chỉ là 1 ngày. Người kinh doanh thành công chưa bao giờ bỏ bê “cần câu cơm” của mình dù là 1 giây, 1 phút. Đôi lúc mệt mỏi, bạn có thể nghỉ tạm thời nhưng trước khi nghỉ ngơi, đừng quên sắp xếp công việc.

Khi đã đi vào hoạt động ổn định thì quán cà phê của bạn sẽ bớt vất vả hơn khi quản lý. Nhưng đừng lơ là bởi “vắng chủ nhà gà mọc đuôi tôm”. Hãy giám sát qua hệ thống camera của quán để tránh việc quán không đảm bảo sự hiệu quả.

 

NO7: Phó mặc cho đội ngũ nhân viên, chỉ tính đến doanh thu cuối cùng

Nhiều người quản lý thường hay phó mặc cho đội ngũ nhân viên khi quán đã hoạt động ổn định. Chỉ tính tới doanh thu cuối cùng trong ngày là một cách quản lý thiếu văn minh. Nhiều người vì để cho đội ngũ nhân viên tự túc mọi việc và chỉ xem doanh thu cuối ngày cao hay thấp. Sau đó ít thì lại khó chịu vì không biết hôm đó quán đông khách hay không.

Vì thế đừng phó mặc cho đội ngũ nhân viên của bạn. Tốt nhất là hãy giám sát, quản lý chặt chẽ và đừng bỏ bê nó vì nó chính là nơi đem lại lợi nhuận cho bạn.

Nếu bạn chưa biết cách quản lý như thế nào là phù hợp, hãy đọc bài viết cách quản lý quán cà phê cho người mới hiệu quả này ngay.

 

10 sai lầm thường gặp khi quản lý quán cà phê
Phó mặc cho đội ngũ nhân viên, chỉ tính đến doanh thu cuối cùng

 

NO8: Khâu quản lý chờ và đặt bàn kém chất lượng

Một trong những sai lầm tiếp theo của rất nhiều người chính là không chú trọng đến khâu đặt bàn và thời gian chờ của khách. Thời điểm quán đông khách, nếu không tinh tế, thiếu chuyên nghiệp sẽ khiến cho khách hàng phải phàn nàn, gây khó chịu cho khách.

Ngoài ra nếu khách đặt bàn trước, không chủ động quản lý sẽ gây ra nhiều vấn đề rất bất cập. Chẳng hạn khách đặt bàn 10 người thì lại là bàn 5 người. Khi đó bạn sẽ làm thế nào? Chẳng phải là sự phàn nàn của khách hàng dành cho bạn hay sao.

 

NO9: Quản lý việc Order của khách thiếu chuyên nghiệp

Khâu Order của khách chính là một trong những khâu rất cần sự chuyên nghiệp. Cũng ở những giờ cao điểm đông khách, nhân viên bị rối, khách Order nhưng ghi sai món, thiếu món. Khi đem ra khách Order 1 kiểu, nhân viên đem ra 1 kiểu. Đây chắc chắn là sự thiếu chuyên nghiệp rồi.

Chưa kể người đến trước thì phục vụ sau, người đến sau lại phục vụ trước. Chắc chắn đây không phải là cách quản lý chuyên nghiệp hiện nay.

 

NO10: Quản lý tất cả mà không có hệ thống phần mềm kiểm soát

Sai lầm cuối cùng gói gọn lại trong tất cả 9 sai lầm bên trên chính là không có hệ thống phần mềm kiểm soát. Tất cả các khâu, các bước của quán cà phê đều sẽ được vận hành thủ công. Vì thế dẫn đến sự kém hiệu quả khi quản lý.

 

Giải pháp quản lý quán cà phê:

Gợi ý cho bạn, hãy lựa chọn phần mềm VMASS được MIỄN PHÍ VĨNH VIỄN để quản lý kinh doanh quán cà phê toàn diện và hiệu quả. Loại bỏ tất cả các hạn chế và sai lầm bên trên từ khâu nguyên liệu cho tới doanh thu. Phần mềm này sở hữu rất nhiều ưu điểm giúp bạn quản lý hiệu quả thông qua:

 

Phần mềm quản lý quán cà phê VMASS
Hãy lựa chọn phần mềm VMASS để quản lý kinh doanh quán cà phê toàn diện

 

  • Gọi món cho khách thông minh bằng app QR Code.
  • Thao tác thực hiện đơn giản chỉ với vài bước.
  • Quản lý khép kín hệ thống từ khâu Order đến thu ngân, quản lý nguyên liệu. Từ đó giúp bạn quản lý hiệu quả, kiểm soát mọi vấn đề liên quan đến tài chính để tránh thất thoát, sai lệch.
  • Quản lý công nợ hiệu quả để chủ động xử lý, tránh thất thoát.
  • Theo dõi được hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
  • Hệ thống báo cáo số liệu đa dạng và được cập nhật theo thời gian thực.
  • Và rất nhiều chức năng chuyên sâu khác

Đó chính là giải pháp để giải quyết hết 10 sai lầm thường gặp khi quản lý quán cà phê bên trên. Bạn có thể liên hệ với vmass.vn để sử dụng miễn phí trọn đời Phần mềm VMASS hoặc đăng ký và sử dụng ngay tại đây.

 

Bài viết liên quan: