Image Alt

Vì sao nên quản lý quán cà phê bằng phần mềm

  /  Kinh nghiệm quản lý   /  Vì sao nên quản lý quán cà phê bằng phần mềm

Vì sao nên quản lý quán cà phê bằng phần mềm

Quản lý quán cà phê bằng phần mềm là một hình thức vận hành cực kỳ khoa học, hiện đại ngày nay. Đối với các quán cà phê, tình trạng sai lệch, thất thoát và không kiểm soát được về thu, chi dẫn đến nguồn lợi nhuận bị ảnh hưởng. Qua đó có thể thấy được rằng với quán cà phê, lựa chọn quản lý bằng phần mềm đang là lựa chọn cần thiết. Vậy vì sao nên quản lý quán cà phê bằng phần mềm? Hãy cùng tìm hiểu những lý do dưới đây nhé.

Tại sao các quán cà phê nên lựa chọn quản lý bằng phần mềm?

Đa số các quán cà phê hiện nay đang áp dụng phương pháp thủ công khi quản lý, vận hành. Mặc dù thủ công có thể giúp bạn nắm rõ được từng khâu nhưng sai sót, lệch số liệu và kiểm soát không thể chặt chẽ, khoa học được. Để nắm rõ hơn thì chúng ta sẽ điểm qua thực trạng hiện tại của các quán cà phê hiện nay đang như thế nào nhé.

Quản lý thủ công dẫn đến thất thoát thu, chi

Vấn đề thu chi ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của quán cà phê. Chính vì vậy mà việc quản lý lúc nào cũng được đặt lên hàng đầu để đảm bảo lợi nhuận được kiểm soát tối đa. Tuy nhiên với những quán cà phê chỉ hoạt động, vận hành theo cách thủ công thì thật sự khó mà kiểm soát hết được mọi thứ.

Nguồn thu của quán không thể kiểm soát được do nhiều nguyên nhân khác nhau. Chẳng hạn nhân viên không trung thực, thu tiền của khách nhưng không đưa lại vào quầy thu ngân; quán quá đông khách khiến nhân viên bị rối dẫn đến quên thu tiền, thu thừa hoặc thu thiếu…

Quản lý thủ công dễ dẫn đến sai sót về thu chi
Quản lý thủ công dễ dẫn đến sai sót về thu – chi

Đối với nguồn chi, chủ yếu là phần nguyên vật liệu. Việc kiểm soát chỉ ước lượng được bằng phương pháp thủ công, không tính toán ra được tỉ lệ chi – thu khiến lợi nhuận không kiểm soát được hiệu quả. Vì thế lựa chọn phần mềm chính là giải pháp để kiểm soát thu và chi cho đảm bảo nhất.

Quản lý thủ công dễ dẫn đến sai sót

Sai sót là một trong những vấn đề rất dễ xảy ra đối với việc quản lý chỉ theo phương pháp thủ công. Đơn giản là bởi vì với những người vận hành, quản lý quán cà phê thì đây là phương pháp tính toán chi li nhưng không đảm bảo độ chính xác cao. Sự thất thoát, thiếu hụt, sai lệch không hiếm gặp.

Đương nhiên khi đã tính toán sai, không đảm bảo được hiệu quả thì việc quản lý quán cà phê cũng sẽ không đi đúng hướng được. Trong khi đó với phần mềm quản lý quán cà phê, mọi thứ đã nằm cùng trong một hệ thống. Việc tính toán trở nên đơn giản nên tỉ lệ sai sót rất nhỏ hoặc hầu như không có.

Quản lý thủ công khó kiểm soát được đội ngũ nhân sự hiệu quả

Dám chắc rằng việc quản lý nhân sự đối với nhiều quán cà phê chỉ cơ bản là muốn đảm bảo phục vụ tốt nhất cho khách hàng. Vì thế nên thường phải thay nhân viên liên tục. Chính vì quản lý thủ công, không nhận ra được điểm mạnh, điểm yếu của mỗi bộ phận, mỗi người mà không có chế độ thưởng – phạt công bằng. Chính vì vậy mà nhiều khi gây bất bình giữa những người cùng làm trong 1 bộ phận.

Đùn đẩy trách nhiệm, thiếu ý thức và không có cố gắng chính là tình trạng phổ biến ở đội ngũ nhân viên. Tuy nhiên nếu ứng dụng phần mềm quản lý quán cà phê vào, chủ quán sẽ nhận thấy được người nào làm tốt, người nào không. Từ đó đảm bảo được thưởng, phạt công bằng để khích lệ, răn đe nội quy và tinh thần làm việc của mỗi người.

Khó kiểm soát đội ngũ nhân sự khi quản lý thủ công
Khó kiểm soát đội ngũ nhân sự khi quản lý thủ công

Quản lý thủ công đôi khi gây mất uy tín của quán

Uy tín của quán thực sự rất quan trọng. Thế nhưng vì phương pháp quản lý thủ công gây ra nhiều vấn đề về quản lý, vận hành. Chẳng hạn khi quán đông khách, nhân viên không phục vụ kịp dẫn đến phàn nàn. Hoặc vì khó kiểm soát lượng khách đến, đi mà dẫn tới phục vụ không tốt, khách đến trước phục vụ sau, khách đến sau phục vụ trước. Thậm chí khách Order món này nhưng lại mang ra món khác… rất nhiều những vấn đề bất cập gây ảnh hưởng tới uy tín của quán.

Những bất cập trong cách quản lý, vận hành gây ra nhiều vấn đề ảnh hưởng tới quán cà phê của bạn. Chính bởi vậy lựa chọn phần mềm để giúp quản lý khoa học hơn, giúp quán cà phê của bạn có thể kiểm soát được khách đến trước, đến sau hay Order là lựa chọn thông minh.

Vậy nên lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê nào hiện nay?

Qua những phân tích về sự bất cập của cách quản lý, vận hành quán cà phê truyền thống bạn đã hiểu vì sao nên quản lý quán cà phê bằng phần mềm. Vấn đề tiếp theo ở đây chính là nên lựa chọn phần mềm nào? Chúng tôi khuyên bạn, dù lựa chọn phần mềm nào cũng nên được phép dùng thử trước.

Điển hình như phần mềm quản lý quán cà phê VMASS, bạn có thể dùng thử 7 ngày tất cả các chức năng sau đó mới quyết định có nên mua để sử dụng hay không. Một điểm đặc biệt khi sử dụng phần mềm VMASS là hầu hết các tính năng sẽ được miễn phí trọn đời, chỉ có những tính năng chuyên sâu và nâng cao mới cần nâng cấp để xem.

Phần mềm VMASS - Lựa chọn hoàn hảo để quản lý hiệu quả quán cà phê
Phần mềm VMASS – Lựa chọn hoàn hảo để quản lý hiệu quả quán cà phê

Phần mềm VMASS có gì đặc biệt?

Trước khi tiến hành dùng thử thì bạn cũng nên tìm hiểu về thế mạnh của phần mềm này. Từ đó nắm được nếu áp dụng thì phần mềm này sẽ giúp bạn những gì. Về cơ bản phần mềm này hỗ trợ quản lý tất cả mọi công việc của quán cà phê từ A – Z gồm:

  • Chức năng tính tiền đơn giản, dễ sử dụng. Số liệu tổng hợp có thể chia theo từng khu vực, từng nhân viên quản lý hay từng ca làm việc của nhân viên.
  • Quản lý điểm, huy hiệu, thông tin khách hàng
  • Order bằng QR Code
  • Nhắc nhở Việc cần làm
  • Nhận món Online
  • Gợi ý món ngon
  • Thống kê Doanh thu ngày, tuần, tháng, toàn bộ
  • Thống kê số lượng món đã bán theo ngày, tuần, tháng, toàn bộ
  • Thống kê nguyên liệu đã sử dụng
  • Thống kê doanh thu bán theo bàn
  • Thống kê công nợ với nhà cung cấp
  • Quản lý thông tin nhân viên, ngày nghỉ phép, tạm ứng, hoa hồng, thưởng phạt, xuất file bảng lương theo tháng.
  • Xuất thống kê doanh thu ra file excel
  • Chỉnh sửa Menu Online
  • Chế độ hiển thị nền tối DarkMode
  • Hỗ trợ nhanh trong 1h
  • Quản lý chuỗi cửa hàng
  • Phân quyền sử dụng chức năng cho nhân viên
  • Chỉnh sửa các trường nhập thông tin linh động

Với hàng loạt những công việc được phần mềm này thực hiện, việc quản lý quán cà phê của bạn đã nằm trong một hệ thống khép kín. Vì thế bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát để không phải lo lắng thiếu cái này hay bỏ quên vấn đề nào trong khâu quản lý.

Phần mềm VMASS được xem như "NGƯỜI QUẢN LÝ VÔ HÌNH" cho quán cà phê của bạn
Phần mềm VMASS được xem như “NGƯỜI QUẢN LÝ VÔ HÌNH” cho quán cà phê của bạn

Lợi ích từ phần mềm quản lý VMASS

Lợi ích tổng thể của phần mềm quản lý này chính là mang lại sự hiệu quả toàn diện trong bán hàng, kiểm soát mọi vấn đề một cách thông minh, khoa học và chuyên nghiệp. Cụ thể hơn:

  • Quy trình vận hành và quản lý khép kín với đầy đủ các công việc giúp tối ưu, giảm chi phí và giảm thời gian cho việc quản lý cả hệ thống.
  • Giúp quản lý hiệu quả được mọi công việc từ khâu Order của khách hàng đến khâu thu ngân. Gần như mọi quy trình đều được tự động hóa.
  • Công nghệ gọi món thông minh qua mã Qr Code giúp khách hàng được phục vụ tốt nhất, không cần mất công chờ đợi hay bức xúc vì người đến sau được phục vụ trước.
  • Đảm bảo quản lý thu chi đơn giản, dễ dàng và tính được lợi nhuận của việc bán hàng.

Còn rất nhiều những lợi ích từ phần mềm quản lý bán hàng này được cập nhật. Chính vì thế bạn có thể thoải mái ứng dụng và giúp mình quản lý hiệu quả quán cà phê. Đặc biệt hơn, các thao tác sử dụng đơn giản giúp bạn vận hành dễ dàng.

Cơ chế gọi món của phần mềm VMASS

Với phần mềm VMASS, cơ chế gọi món hoạt động đơn giản chỉ với các bước sau đây:

  • Bước 1: Khách hàng hoặc nhân viên gọi món món thông qua mã Qr Code được đặt trên từng bàn
  • Bước 2: Nhân viên nhận món trên phần mềm, xác nhận còn hoặc hết món để báo ngay lại cho khách.
  • Bước 3: Giao món cho khách ngay khi làm xong.
Cơ chế phần mềm VMASS đơn giản nên thao tác dễ dàng
Cơ chế phần mềm VMASS đơn giản nên thao tác dễ dàng

Các thao tác đơn giản, dễ dàng đương nhiên sẽ mang lại cho việc quản lý, vận hành khoa học, chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Đồng thời giúp đảm bảo sự chính xác trong quá trình thu – chi. Nhờ đó tránh được sai lệch, thất thoát.

Lời kết

Bạn được sử dụng miễn phí phần mềm của vmass.vn ngay hôm nay. Bằng cách đăng ký ngay tại đây, bạn có thể sử dụng ngay lập tức cho cửa hàng của bạn.

Bài viết liên quan: