Mở tạp hóa cần bao nhiêu vốn không có một con số chung. Vốn gồm ba phần: tiền làm cửa hàng (kệ, tủ mát, thiết bị tính tiền, cọc mặt bằng), tiền hàng đủ bán đến lần nhập kế tiếp, và tiền dự phòng chi phí vận hành vài tháng đầu. Bài này cho công thức và bảng để bạn điền số của mình.
Các con số bạn đọc được trên mạng dao động từ vài chục triệu tới vài trăm triệu đồng. Chênh lệch lớn như vậy vì mỗi bài gộp các khoản khác nhau và giả định quy mô khác nhau. Thay vì chọn một con số, hãy tách vốn thành từng phần, tính từng phần bằng số liệu của chính bạn, rồi cộng lại.
Mở tạp hóa cần bao nhiêu vốn, gồm những khoản nào?
Vốn mở tạp hóa gồm ba nhóm: khoản trả một lần để làm cửa hàng, tiền hàng nằm trên kệ, và tiền dự phòng chi phí hằng tháng khi chưa có lãi. Ba nhóm này tính theo ba cách khác nhau, nên đừng gộp chung.
| Khoản | Trả một lần hay hằng tháng | Cách ước tính | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Kệ, tủ mát, quầy | Một lần | Đếm số kệ theo diện tích, hỏi giá 2–3 nơi bán | Có thể mua đồ cũ để giảm vốn ban đầu |
| Thiết bị tính tiền | Một lần | Máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền, hoặc chỉ dùng điện thoại | Không bắt buộc mua đủ ngay ngày đầu |
| Sửa sang, biển hiệu, đèn | Một lần | Báo giá thợ | Tiệm tại nhà thường tốn ít hơn |
| Cọc mặt bằng | Một lần (nhận lại khi trả mặt bằng) | Số tháng cọc × tiền thuê tháng | Không có nếu mở tại nhà |
| Tiền hàng nhập lần đầu | Quay vòng | Công thức ở mục dưới | Thường là khoản lớn nhất |
| Tiền thuê, điện nước, lương, Internet | Hằng tháng | Cộng các hóa đơn dự kiến của một tháng | Dùng để tính dự phòng và hòa vốn |
| Đăng ký hộ kinh doanh, thuế | Theo quy định hiện hành | Hỏi cơ quan đăng ký, cơ quan thuế nơi mở tiệm | Bài này không nêu mức cụ thể |
Tiền làm cửa hàng là tiền đã chi thì khó lấy lại. Tiền hàng thì khác: nó nằm trên kệ, bán ra thì thu về rồi lại nhập tiếp. Tiền dự phòng để trả chi phí hằng tháng trong lúc doanh thu chưa đủ. Tách ba khoản này giúp bạn biết khi cần cắt giảm thì cắt ở đâu.
Tính tiền hàng nhập lần đầu thế nào?
Tiền hàng nhập lần đầu bằng doanh thu dự kiến mỗi ngày, nhân tỷ lệ giá vốn, nhân số ngày hàng phải đủ bán. Công thức này giúp bạn không nhập quá nhiều hàng chậm bán ngay từ đầu.
- Ước doanh thu một ngày. Ước số khách mỗi ngày nhân với số tiền trung bình một lần mua. Ví dụ minh họa: 150 khách × 20.000đ = 3 triệu đồng/ngày.
- Tính tỷ lệ giá vốn. Lấy giá nhập chia giá bán của các mặt hàng bán nhiều nhất. Món nhập 8.000đ bán 10.000đ có tỷ lệ giá vốn 80%, tức lãi gộp 20%. Tính trên bảng giá của chính bạn, đừng lấy con số của người khác.
- Chọn số ngày hàng phải đủ bán. Bằng khoảng cách giữa hai lần nhập hàng cộng vài ngày đệm phòng nhà cung cấp giao chậm. Nếu một tuần nhập một lần, 10–14 ngày là đủ; nếu nửa tháng mới nhập, cần khoảng 3 tuần.
- Nhân lại. Tiền hàng lần đầu = doanh thu/ngày × tỷ lệ giá vốn × số ngày. Ví dụ minh họa: 3.000.000 × 80% × 21 ngày = 50,4 triệu đồng.
Lần nhập đầu nên ít mã hàng, mỗi mã vừa đủ số ngày đã chọn. Sau vài tuần bán, dữ liệu sẽ cho bạn biết món nào quay nhanh để nhập thêm, món nào nằm im để ngừng. Bài nhập hàng tạp hóa theo số liệu bán thực hướng dẫn cách đọc số liệu đó, và trước mỗi đơn nhập bạn có thể dùng danh sách kiểm tra trước khi chốt đơn nhập hàng.
Cần để dự phòng bao nhiêu tiền?
Tiền dự phòng bằng chi phí cố định một tháng nhân với số tháng bạn dự kiến doanh thu chưa đủ trả chi phí. Đây là khoản hay bị bỏ quên nhất khi tính vốn.
Chi phí cố định là khoản phải trả dù bán được nhiều hay ít: tiền thuê, lương nhân viên, điện nước, Internet, phí phần mềm. Cộng các khoản này cho một tháng. Số tháng cần dự phòng phụ thuộc vào việc khách quanh khu vực đã quen tiệm bạn nhanh hay chậm. Trong ví dụ của bài, chúng tôi giả định 3 tháng; khu đông dân, ít tiệm cạnh tranh có thể ngắn hơn, khu mới có thể dài hơn.
Ví dụ minh họa: chi phí cố định 18 triệu đồng/tháng × 3 tháng = 54 triệu đồng dự phòng. Khoản này nên để riêng, không dùng để nhập thêm hàng.
Bảng tính mẫu: tiệm tại nhà và tiệm thuê mặt bằng
Bảng dưới là ví dụ minh họa với số giả định, không phải giá thị trường. Hãy thay từng ô bằng báo giá và dự kiến của bạn rồi cộng lại theo đúng các dòng.
| Khoản (ví dụ minh họa, số giả định) | Tiệm nhỏ tại nhà | Tiệm thuê mặt bằng |
|---|---|---|
| Kệ, tủ mát, quầy | 25 triệu | 40 triệu |
| Thiết bị tính tiền | 3 triệu | 5 triệu |
| Sửa sang, biển hiệu, đèn | 5 triệu | 15 triệu |
| Cọc mặt bằng (2 tháng × 8 triệu) | 0 | 16 triệu |
| (A) Tiền làm cửa hàng | 33 triệu | 76 triệu |
| Doanh thu dự kiến/ngày | 3 triệu | 6 triệu |
| (B) Tiền hàng lần đầu (× 80% × 21 ngày) | 50,4 triệu | 100,8 triệu |
| Chi phí cố định/tháng (thuê, lương, điện nước, khác) | 2,5 triệu (0 + 0 + 1,5 + 1) | 18 triệu (8 + 6 + 3 + 1) |
| (C) Dự phòng 3 tháng | 7,5 triệu | 54 triệu |
| Tổng vốn (A + B + C) | 90,9 triệu | 230,8 triệu |
Hai cột khác nhau hơn hai lần dù cùng là “tiệm tạp hóa”. Phần chênh nằm ở tiền thuê, lương nhân viên và lượng hàng lớn hơn để phục vụ doanh thu cao hơn. Ở tiệm tại nhà, chủ tiệm tự đứng quầy nên lương bằng 0; công của bạn vẫn có giá, chỉ là chưa trả bằng tiền.
Nếu tổng vượt số tiền bạn có, đừng cắt khoản dự phòng trước. Hãy giảm kệ mới bằng kệ cũ, bắt đầu với ít mã hàng hơn, hoặc chọn mặt bằng nhỏ hơn.
Bao lâu thì tạp hóa hòa vốn?
Doanh thu hòa vốn mỗi tháng bằng chi phí cố định chia tỷ lệ lãi gộp. Bán dưới mức này là lỗ, trên mức này mới bắt đầu có lãi để thu hồi tiền làm cửa hàng.
- Doanh thu hòa vốn/tháng = chi phí cố định/tháng ÷ tỷ lệ lãi gộp.
- Lãi mỗi tháng = doanh thu/tháng × tỷ lệ lãi gộp − chi phí cố định/tháng.
- Thời gian thu hồi tiền làm cửa hàng = (A) ÷ lãi mỗi tháng.
Ví dụ minh họa với tiệm thuê mặt bằng ở bảng trên: 18 triệu ÷ 20% = 90 triệu đồng/tháng, tức khoảng 3 triệu đồng/ngày. Nếu bán đúng 6 triệu đồng/ngày, lãi mỗi tháng là 6 triệu × 30 × 20% − 18 triệu = 18 triệu đồng, và 76 triệu tiền làm cửa hàng cần khoảng 4,2 tháng để thu hồi. Với tiệm tại nhà: doanh thu hòa vốn chỉ 12,5 triệu đồng/tháng; lãi 15,5 triệu đồng/tháng (chưa trừ công của chủ tiệm) thu hồi 33 triệu trong khoảng 2,1 tháng.
Các phép tính này nhạy với tỷ lệ lãi gộp. Lãi gộp giảm từ 20% xuống 15% thì doanh thu hòa vốn của tiệm thuê tăng từ 90 lên 120 triệu đồng/tháng. Vì vậy hãy tính tỷ lệ lãi gộp từ bảng giá thật của bạn. Phần khái niệm được giải thích kỹ hơn trong bài doanh thu hòa vốn là gì.
Làm việc này trên VMASS
VMASS có công cụ Điểm hòa vốn, dùng được cả trước khi mở tiệm (nhập tay số dự kiến) lẫn sau khi đã bán (lấy số liệu từ đơn hàng).
Trước khi mở: nhập số dự kiến
- Vào Tổng quan → Điểm hòa vốn, chọn kỳ Tháng và bật công tắc Nhập thủ công.
- Ở khung Chi Phí Cố Định (VNĐ), điền Tiền thuê mặt bằng, Lương nhân viên cố định, Khấu hao thiết bị, Quản lý & Marketing, Chi phí cố định khác (điện nước đưa vào ô cuối).
- Ở khung Thông Tin Sản Phẩm, điền Giá bán trung bình/SP (số tiền trung bình một món khách mua), Giá vốn trung bình/SP và Sản lượng dự kiến (SP) cho một tháng. Ô Biên lợi nhuận % tự tính.
- Bấm Tính toán điểm hòa vốn để xem Doanh thu hòa vốn, Số lượng hòa vốn và Bảng Chi Tiết Phân Tích Lợi Nhuận theo từng mức sản lượng.
Ví dụ minh họa với tiệm thuê ở trên: giá bán trung bình 15.000đ, giá vốn trung bình 12.000đ, chi phí cố định 18 triệu đồng thì số lượng hòa vốn là 18.000.000 ÷ (15.000 − 12.000) = 6.000 món/tháng, tương ứng 90 triệu đồng doanh thu.
Sau khi mở: để số liệu tự chạy
- Nhập hàng lần đầu bằng Hàng hóa & Kho → Phiếu nhập kho. Phiếu nhập có thanh toán sẽ tự tạo phiếu chi “Chi nhập hàng” trong Tài chính & Thuế → Thu – Chi, nên bạn thấy được tiền hàng đã chi tới đâu. Hàng chưa có mã vạch thì xem cách tạo mã vạch cho sản phẩm.
- Khai kệ, tủ mát vào Tài chính & Thuế → Tài sản để hệ thống tính khấu hao hằng tháng; ghi tiền thuê và Internet bằng phiếu chi trong Thu – Chi.
- Khi đã có đơn hàng, tắt Nhập thủ công. Điểm hòa vốn sẽ tự lấy giá bán trung bình từ đơn đã thanh toán, cùng tiền thuê, Internet, lương nhân viên và khấu hao tài sản trong kỳ. Nếu kỳ chưa có đơn nào, công cụ báo cần ít nhất một đơn hàng; bạn có thể bật tùy chọn dùng dữ liệu ước tính từ kỳ trước hoặc danh mục sản phẩm.
Nếu bạn đang chuẩn bị mở tiệm, danh sách checklist 7 ngày vận hành tạp hóa trên phần mềm giúp bạn dựng danh mục, quầy thu ngân và quy trình nhập hàng trong tuần đầu.
Câu hỏi thường gặp
Mở tạp hóa nhỏ tại nhà cần ít nhất bao nhiêu tiền?
Không có mức tối thiểu chung. Không thuê mặt bằng thì vốn chủ yếu là kệ, tủ và tiền hàng lần đầu. Trong ví dụ minh họa của bài, tiệm tại nhà bán 3 triệu đồng/ngày cần khoảng 91 triệu đồng; bán ít hơn hoặc dùng kệ cũ thì cần ít hơn.
Nên nhập hàng lần đầu nhiều hay ít?
Ít. Chọn những mã hàng khách quanh khu vực mua thường xuyên, mỗi mã vừa đủ bán tới lần nhập kế tiếp cộng vài ngày đệm. Sau vài tuần, xem món nào bán chậm thì ngừng nhập, món nào hết nhanh thì tăng lượng.
Tiền hàng có tính vào vốn không?
Có. Tiền hàng thường là khoản lớn nhất trong vốn mở tạp hóa. Nó không mất đi mà nằm trên kệ, nhưng bạn không rút ra tiêu được. Nên tách riêng để biết tiền đang đọng ở đâu và đọng bao nhiêu.
Có cần mua máy tính tiền ngay từ đầu không?
Không bắt buộc. Bạn có thể bắt đầu bằng tính tiền trên điện thoại, rồi mua thêm máy in hóa đơn và máy quét mã vạch khi lượng khách tăng. Cách này giảm tiền làm cửa hàng ở những tháng đầu.
Bao lâu thì tạp hóa hòa vốn?
Tùy chi phí cố định và tỷ lệ lãi gộp của bạn. Lấy chi phí cố định một tháng chia tỷ lệ lãi gộp để ra doanh thu hòa vốn, rồi lấy tiền làm cửa hàng chia lãi mỗi tháng để ra số tháng thu hồi.
Vốn mở tạp hóa là tổng của ba phần tính riêng: tiền làm cửa hàng, tiền hàng và tiền dự phòng. Hãy điền số của bạn vào bảng trên, kiểm tra doanh thu hòa vốn trước khi ký thuê mặt bằng, và giữ khoản dự phòng cho những tháng đầu. Bạn có thể dùng thử miễn phí VMASS để tính điểm hòa vốn bằng chế độ nhập thủ công ngay hôm nay.