Cách quản lý quán cà phê cho người mới kinh doanh hiệu quả
Mở quán cà phê để phục vụ nhu cầu của khách hàng là hướng kinh doanh hiệu quả hiện nay. Tuy nhiên việc quản lý đối với những người mới mở quản không hề đơn giản. Chưa có kinh nghiệm chính là yếu điểm của vấn đề này. Bởi vậy hãy cùng tìm hiểu cách quản lý quán cà phê cho người mới dưới đây để học hỏi, tham khảo giúp mình quản lý hiệu quả hơn.
Cách quản lý hiệu quả đối với người mới mở quán cà phê
Để quản lý và vận hành hiệu quả một quán cà phê với người mới không đơn giản chút nào. Bạn phải thực hiện quản lý qua nhiều vấn đề, nhiều khâu nên đương nhiên không dễ. Việc quản lý nên chia thành nhiều khâu, nhiều lĩnh vực để đảm bảo không chồng chéo lên nhau. Dưới đây là những vấn đề bạn sẽ phải thực hiện quản lý. Cụ thể:
No1: Quản lý tài chính
Tài chính là vấn đề cực kỳ quan trọng đối với những quán cà phê mới mở. Tài chính bước đầu cần kiểm soát chặt chẽ để tránh việc thất thoát dẫn đến lâu hòa vốn hoặc không đủ vốn để xoay vòng. Về tài chính, bạn cần phải chú ý đến những vấn đề sau đây:
Quản lý thu của quán
Nguồn thu của quán cà phê cần phải quản lý chặt chẽ bởi hiện nay vấn đề này sẽ có khá nhiều tình huống xảy ra như:
- Nhân viên thu ngân không thực sự trung thực.
- Nhận tiền của khách rồi nhưng giấu và không đưa lại cho quán.
- Đông khách dẫn đến nhân viên bị rối và thu nhầm tiền hoặc thu thiếu tiền.
- Quán quá đông và quên thu tiền của khách hàng.
Trong vấn đề thu của quán, đó là những tình huống rất dễ xảy ra nên cần phải chú ý cẩn thận. Không quản lý tốt dễ dẫn đến thất thu và lâu hòa vốn. Hãy cẩn thận ghi ghép, làm báo cáo để tránh việc thiếu sót. Kiểm tra thu của quán hàng ngày để đảm bảo cập nhật tình hình tốt.
Chúng tôi cũng có bài viết cách chống thất thoát trong kinh doanh quán cà phê rồi, nếu muốn bạn có thể xem qua.
Quản lý chi của quán cà phê
Vấn đề Chi thuộc nguồn vốn phải bỏ ra của quán cà phê. Nếu như quản lý không tốt sẽ khiến nguồn vốn bị hao hụt nhiều, không đủ để xoay vòng. Nguồn vốn của quán cà phê nên được kiểm tra, quản lý và giám sát cẩn thận. Nếu chưa áp dụng công nghệ mới, phần mềm quản lý mới thì nên đối chiếu cẩn thận để tránh bị hao hụt.
No2: Quản lý nhân sự quán cà phê
Ngoài vấn đề tài chính thì nhân sự chính là mối quan tâm tiếp theo của quán. Không có nhân sự thì việc mở quán cà phê sẽ thật khó để vận hành. Dù ít hay nhiều nhân viên thì cũng vẫn phải đảm bảo đủ lượng cho các bộ phận. Bạn đương nhiên là không thể tự mình làm hết được mọi việc cùng một lúc rồi.
Đối với việc quản lý nhân sự của quán, ngay từ đầu hãy đặt ra những nội quy trong việc phục vụ cho khách hàng của mình, nội quy trong việc thu ngân, pha chế hay bảo vệ… Tất cả mọi bộ phận đều đảm bảo tuân thủ đúng nội quy để tạo sự chuyên nghiệp cho quán cà phê của bạn.
Hãy phân công rõ công việc, trách nhiệm của từng bộ phận. Qua đó bạn có thể dễ dàng để chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu của từng người và từ đó có thể bố trí, sắp xếp được vị trí phù hợp nhất với họ. Ngoài ra, muốn giữ chân nhân viên, hãy chú ý đến việc đánh giá định kỳ theo tháng hoặc theo quý để khen thưởng, khích lệ hoặc phạt để thúc đẩy tinh thần làm việc của mỗi người.
No3: Quản lý nguồn nguyên vật liệu
Nếu bạn không có kiến thức và kinh nghiệm, việc quản lý nguyên vật liệu sẽ thật khó khăn. Đây gần như là vấn đề khó khăn nhất với người mới mở quán cà phê. Nhất là bộ phận thực hiện sử dụng nguyên liệu để phục vụ cho khách hàng.
Đối với các bộ phận sử dụng nguyên liệu phục vụ cho khách hàng, nếu không xác định sai khối lượng sẽ dẫn đến nhiều vấn đề. Chẳng hạn nếu thiếu nguyên liệu sẽ khiến cho đồ uống không ngon, không đảm bảo được chất lượng. Nếu thừa nguyên liệu sẽ dẫn tới lãng phí… tất cả nếu không kiểm soát hiệu quả sẽ đều khiến cho quán cà phê bị ảnh hưởng.
Không hiếm những trường hợp khi tính toán ra lợi nhuận, chủ quán nhận thấy thấp hơn so với dự kiến rất nhiều. Nguyên nhân chủ yếu là do phải chi vốn để nhập nguyên liệu nhiều. Từ đó dẫn tới tình trạng lợi nhuận không cao, không đủ để xoay vòng vốn.
Vấn đề tiếp theo cũng không kém phần quan trọng trong cách quản lý quán cà phê cho người mới chính là việc quản lý menu. Nếu không quản lý tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề khó lường. Bất cứ quán nào cũng sẽ phải có menu nhưng không thể thời điểm nào cũng để mãi những món như ban đầu. Xu hướng đồ uống trên thị trường thay đổi thường xuyên, nếu cập nhật không tốt sẽ bị tụt hậu và không phục vụ kịp nhu cầu của khách.
Vì thế quản lý menu để đảm bảo khách hàng sẽ được phục vụ tốt, đáp ứng xu hướng của thị trường chính là vấn đề rất quan trọng.
No5: Quản lý chất lượng, tay nghề của đội ngũ pha chế, bếp
Vấn đề không kém quan trọng tiếp theo phải quản lý chính là chất lượng của các món ăn, đồ uống. Với những quán mới mở, chất lượng đồ uống chính là yếu tố quyết định đến lượng khách hàng. Nếu như đồ uống hoặc đồ ăn không ngon, khách chỉ đến 1 lần thôi và những lần sau sẽ không còn cơ hội để gặp lại. Vì thế hãy đảm bảo rằng chất lượng của đồ uống phải được đảm bảo tối đa nhất để khách hàng của bạn hài lòng.
Cách tốt nhất để quản lý, cải tiến vấn đề này là hãy lấy ý kiến đánh giá của khách hàng để xem họ có hài lòng với quán của bạn hay không. Nếu có thì tiếp nhận hoặc nếu không thì sửa đổi.
No6: Quản lý vấn đề marketing của quán
Đừng quên rằng trong thời đại công nghệ 4.0 này quán cà phê của bạn cũng sẽ cần phải ứng dụng thêm hình thức bán hàng online. Bạn có thể lựa chọn hình thức quảng cáo cho quán bằng cách lập các trang mạng xã hội của quán và liên tục post thông tin để những người khách không muốn ra ngoài vẫn có thể nhận được đồ uống hay đồ ăn tận nơi thông qua dịch vụ ship hàng.
Tất cả những vấn đề trên đây là vô cùng quan trọng cần phải quản lý chặt chẽ ngay từ đầu với người mới. Tuy nhiên không ai có thể hoàn hảo khi mới bắt đầu được. Bởi vậy mà lựa chọn hợp lý nhất hiện nay chính là sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê VMASS. Một trong những phần mềm hỗ trợ quản lý, kiểm soát chặt chẽ từ A – Z giúp quán cà phê của bạn hoạt động và vận hành ổn định nhất.
No7: Quản lý quán cà phê bằng phần mềm
Đối với quán cà phê, các khâu quản lý, vận hành chia ra nhiều vấn đề trên đây. Nếu không cẩn thận rất dễ sai sót. Bởi vậy việc quản lý tốt nhất nên lựa chọn một hệ thống khép kín giúp quản lý chặt chẽ và hiệu quả. Phần mềm VMASS chính là công cụ để giúp giải quyết mọi hạn chế, nhược điểm từ việc quản lý thủ công trên đây.
Ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý VMASS
Bạn có thể lựa chọn gói phần mềm VMASS chuyên nghiệp với chi phí 8.300 ngàn đồng. Gói chi phí này giúp bạn:
- Gọi món cho khách thông minh bằng app QR Code.
- Thao tác thực hiện đơn giản chỉ với vài bước.
- Quản lý khép kín hệ thống từ khâu Order đến thu ngân, quản lý nguyên liệu. Từ đó giúp bạn quản lý hiệu quả, kiểm soát mọi vấn đề liên quan đến tài chính để tránh thất thoát, sai lệch.
- Quản lý công nợ hiệu quả để chủ động xử lý, tránh thất thoát.
- Theo dõi được hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
Lời kết
Cách quản lý quán cà phê cho người mới hiệu quả nhất mà không phải đau đầu chính là áp dụng phần mềm quản lý quán cà phê VMASS này. Chúng tôi cung cấp cho bạn phần mềm sử dụng MIỄN PHÍ tại vmass.vn. Vì thế nếu quý khách muốn sử dụng ngay, hãy đăng ký và trải nghiệm tại đường link sau: register.vmass.vn
Bài viết liên quan: